Søndag 6. mai 2012
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 03.05.12 KL. 20.00
Til stede: Einar, Espen, Cathrine, Runar, Ann Hege, Arild, René, Thor, Tom, Kristin og Susann
Ikke til stede: Nicoline  

Sak 146-11/12: Godkjenne referat 
Godkjent  

Sak 147-11/12: Info. fra leder

-    Får støtte fra Sparebank1 til oppmerking av minihåndballbaner. Vi har også søkt regionen, avventer tilbakemelding.

-    Invitasjon til å gå i tog på 17. mai i folketoget kl.14.30. Håndballgruppa tar ikke noe initiativ til å gå, ettersom dette kolliderer med ulike skolegårdstreff i vårt distrikt.

-    Fristen på mobilreturordningen er forlenget til den 16. mai.   

Sak 148-11/12: Mobilreturordning - oppsummering
Espen har oversikt over hvem som har levert og hvor mange. J2000 har levert 58 stk. ekstra.
Mange ”retur-aktører” i vårt distrikt denne gangen, men vi søker på nytt ved neste anledning.  

Sak 149-11/12: Info. fra kasserer
René begynner å komme inn i jobben som kasserer. Opplegget virker bra. Noen poster står åpne. Må få klarhet i dette. Hvert lag får oversikt over sin konto på trener- oppmannsmøtene.

Reiseregninger fra trenerne må sendes inn nå. Send til Arild. Noen er allerede utbetalt. Husk å sende kontonummer.  

Sak 150-11/12: Info. fra materialforvalter – herunder Prozo

-    Vi bestiller utstyr til 5 nye dommere.

-    Is og tape kjøpes inn til Olavs Cup og cuper i pinsen.

-    Bag med vareprøver er satt inn på klubbhuset. Håndballgruppa skal ha egen salgskveld før sommeren.

-    Økonomiutvalget jobber fortsatt med dresser og drakter til alle.

-    Forslag om en felles dag for alle i håndballgruppa før seriestart der drakter/dresser kan deles ut og lokalaviser inviteres, slik at vi kan få litt oppmerksomhet rundt de som har vært sponsorer.  

Sak 151-11/12: Info. fra kioskansvarlig

-    Fått sponset et digitalt kassa-apparat som skal i kiosken.

-    Vi har nå fått dekket halvparten av utgiftene til gitteret til kiosken fra kommunen.

-    Dessverre fikk vi ikke inn så mye inntekter som vanlig da Kari og Jørns danseloft hadde danseoppvisning i helgen. Færre folk enn vanlig var til stede.  

Sak 152-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Alt går sin gang.  

Sak 153-11/12: Status påmeldinger neste sesong
Alle påmeldinger er i orden.  

Sak 154-11/12: Status trenere neste sesong
J 94/95 + Damer – Chris innstilt på å fortsette, men trenger hjelp.
HBS – Susann starter opp i august, men jobber med noen som overtar etter hvert.
J 97 trenger en trener til, de er nå 27-28 jenter. Fredrik er forespurt.
Sportsutvalget jobber videre med saken.  

Treningstidene sendes til nye sportsutvalget. Viktig at ”ønskelister” sendes ut tidlig, og at treningstidene settes opp så fort som mulig etter at vi har fått beskjed fra kommunen. Dersom man skal omberamme kamper i ferien, så er det helt nødvendig å vite når vi får treningstider.  

Sak 145-11/12: Status fra valgkomité
Det meste er på plass.
Mangler noen i kioskkomité og valgkomité.  

Sak 145-11/12: Årsmøte – saker til behandling
Saker til årsmøtet:
Leder fremmet to forslag til saker som legges frem for årsmøtet:
1.    Vedta handlingsplan
2.    Nedsette et utvalg som skal fremme et forslag til endring av organiseringen av barneidretten i RIF

Forslagene behandlet på styremøtet 03.05.2012:
Vedtak: Enstemmig vedtatt.  

Rolvsøy 03.05.12
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 23. april 2012
REFERAT TRENER- OG OPPMANNSMØTE  TORSDAG 19.04.12
Til stede: Runar, Tom Hansen, Hanne Hj., Hilde, René, Arild, Thor, Mona BJ, Cathrine, Rainer og Einar Magne

Ikke representert: HBS, J03, J/G02, J94/95

Sak 139-11/12: Godkjenne referat
Referat godkjent.

Sak 140-11/12: Presentasjon av Prozo, ny utstyrsleverandør, ved Raymond Fjeld
R F orienterte om avtalen, rammer og betingelser. Åpen avtale, ikke oppbundet i ett merke. Likevel har klubben en fordel, en Hummelavtale som gir bonus. Prozo tilbyr tre ulike sortimenter, profil, klubb og arbeidstøy. Det er utarbeidet en klubbkolleksjon som ble vist frem. Det hele ser meget lovende ut for klubben. Viktig at alle ledd følger opp våre forpliktelser. Alle får samme tilbud ved kjøp i butikken, privat eller klubb, ingen forskjell, 20 og 25 % reduserte priser. R F presiserer at det er viktig å tenke trykk ved kjøp av effekter. Snakk med Raymond om dette, så ikke alle pengene går bort i trykk!!

Det er utlyst en handlekveld på klubbhuset, først forslag på 24.04. men den er endret til 03.05. Egen mail er sendt ut. Håndballen vil ha en handlekveld for våre medlemmer i Rolvsøyhallen litt lenger frem, dato og tid kommer.
Følg link til Prozo og sjekk ut sortimentet og tilbud! Prozo har butikk i Tuneveien 10, like ved Landesenteret
http://www.prozo.no/  

Sak 141-11/12: Info. fra leder

-    01.09. Rolysøydagen – opplegg på Rolvsøy arena som tidligere år…

-    03.05. kl.18 handlekveld på klubbhuset for trenere/oppmenn

-    02.06. Fargerik fotball for 5. – 8. kl. Nylendebanen

-    Feriefotball - 26. – 28.(29.) juni  

-    Krisehåndteringsplan under utarbeidelse, legges ut på hjemmesiden

-    J2000 har deltatt Bendit – cup

-    Mobilretur – laga har så langt samlet inn ca 600

-    Vandelsattester, viktig at dette følges opp for neste sesong  

Sak 142-11/12: Nytt utkast av handlingsplan
Noen justeringer er gjort, og det er opprettet et organisasjonskart. Handlingsplanen legges frem for årsmøtet.    

Sak 143-11/12: Påmeldinger til sesongen 2012-2013
J 2003: 1 lag, nivå 1?
J 2002/G2002: Ikke til stede
J 2001: 2 lag, nivå 1
J 2000: 1 lag nivå 1, Hyundai og temaserie. 
J 99: 1 lag i nivå 1, 1 lag nivå 2,  temaserie, Hyundai,  
G 99: 2 lag nivå 2,  Hyundai, temaserie
J 98:  2 lag; ett i hvert nivå, Hyundai, Østlandsserie
J 97: 2 lag, ett i hvert nivå, Hyundai
J 95/94: 1 lag, nivå 2, Hyundai?
Senior: 1 lag K6    

Sak 144-11/12: Årsmøtesaker

-    Årsmøte 10.05. kl. 19.00

-    Minner om årsberetninger, sendes sekretær før 01.05.!!

-    Valg av oppmenn for 2012/13 sendes valgkom./Espen H: espen@hh-bygg.no

-    Handlingsplan

-    Utvalg - org. barneidretten 

Sak 145-11/12: Eventuelt

-    Rene: Økonomiutvalget ønsker å bidra med midler til innkjøp av treningsdresser og shorts til samtlige aktive. Klubben ønsker at alle aktive fremstår like når vi representerer klubben ute, derfor dette initiativet. Kommer tilbake med flere detaljer rundt dette. Det blir en egenandel, men summen fastsettes senere.

-    Pokaler, hva skjer! Det etterlyses fremdrift i saken med å få opp pokalskap/hyller.

-    Sportslig leder fratrer stillingen. Styret ved nestleder er orientert.       

Rolvsøy 19.04.12
Einar Magne Halstensen
Referent

Tirsdag 10. april 2012
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 29.03.12  
Til stede: Einar, Espen, Ann Hege, Cathrine, Tom, Thor, Arild, René, Runar og Susann
Ikke til stede: Nicoline  

Sak 128-11/12: Godkjenne referat 
Godkjent

Sak 129-11/12: Info. fra leder

-    Mange fra håndballen til stede på klubbkvelden 16.03. Positivt og hyggelig.

-    Regionsmøte hvor Espen og Einar var til stede.

-    Nye regler for sesongen 12/13:

o   Vi kan omberamme fritt fra juni til midten av august. I tillegg er det ingen begrensninger på hvor mange kamper man skal omberamme, men det koster 500,- kroner pr. omberamming.

o   Endringer for de yngste: Det er minihåndball for 8 år kommende sesong, 9-åringene kan velge, 10-åringene spiller 5 pluss 1. Minihåndballurneringer flere helger i året hvor klubbene kan melde seg på. Gjelder 8- og 9-åringer.

o   Det blir heller ikke neste sesong 17-årsserie.

-    Fargerik håndball ble arrangert den 9. mars. Stor suksess. Penger overført for Fargerik håndball. Håper vi kan fortsette med dette neste år også.

-    Mobilreturaksjonen. Ikke så mange som kom inn da lagene gikk runden på Rolvsøy. Flere foreldre har vært flinke til å samle inn til lagene. Den 12.04. samles alle lagene som er med på returordningen i Rolvsøyhallen for opptelling og retursending.

-    20.04. arrangerer FSK  NM i nattorientering, med start /mål i Rolvsøyhallen. Det blir ikke trening i hallen torsdag og fredag.

-    Et av de yngste lagene har anskaffet nye treningsdresser med Rolvsøylogo. Viktig at lagene følger de føringene og retningslinjene som kommer fra styret. Vi minner nok engang lagene på at vi bestreber oss på å ha likt utstyr, ikke alle mulig ulike dresser. Vi må være like i klubben.

-    Forhandlinger i forhold til leverandør er avsluttet. Prozo er vår nye utstyrsleverandør. De skal utarbeide en utstyrspakke. Det betyr at alle lagene må forholde seg til denne leverandøren. Den nye avtalepartneren vil presentere seg og produkter på neste trener- og oppmannsmøte.

Sak 130-11/12: Info. fra kasserer

-    Arild gjennomgikk regnskap.

-    Den som har vakt i kiosken må føre dagens oppgjør.

-    Økonomiutvalget undersøker muligheten for å kjøpe inn dresser til alle lagene som er med i seriespill, slik at vi er like når vi representerer klubben.

Sak 131-11/12: Info. fra materialforvalter

-    Drakter bestilles med ny sponsor. Tveit og Torgersen vil inn som sponsor på håndballdraktene. De går inn på en tre-års avtale i første omgang. Vi bestiller drakter til de eldste lagene først. René og Espen jobber med å få sponsor på shorts.

-    Førstehjelpspakker er kjøpt inn til de yngste. Følgende lag får: HBS, 2004, 2003, 2002, 2001 og 2000. Lagene må komplettere selv.

-    G2002 og J97 får lagbag.

Sak 132-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Det bør være to personer som er med når vi teller opp kiosk-kassa.
Tom deltar på møtet i forhold til avtaler med kiosk.  

Sak 133-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Arrangementsansvarlig får ansvar for å følge med og sjekke nye oversikter fra kommunen når det gjelder arrangementene i hallen, slik at vi har oversikt over hvilke dager og tider trening utgår. Fint hvis vi kan være i forkant når endringer inntreffer.  

Sak 134-11/12: Forberede årsmøtet
Dato: 10. mai i Rolvsøyhallen kl. 19.00. Minner alle trenere og oppmenn på at årsberetninger må leveres på mail til Susann innen 1. mai! Oppmenn for neste sesong sendes Espen eller Susann på mail. Annonse settes i lokalavisene. Susann gir beskjed til Kurte vedr. årsmøte. Annonse bør være inne før påske.
Ny valgkomité må velges, da leder i valgkomiteen nå er nestleder i håndballgruppa.
Neste styremøte må sak(er) til årsmøtet vedtas og fremmes. 

Sak 135-11/12: Handlingsplanen
Må legges frem på årsmøtet. Tas opp på neste styremøte.  

Sak 136-11/12: Trenerkabal for sesongen 2012-2013
Det meste er klart for neste sesong.  

Sak 137-11/12: Utleie – rutiner – kommunen kontra RIF
Håndballgruppa ser seg selv som hovedsamarbeidspartner i forhold til kommunen. Vi har leieavtale for kiosk, kafeteria og møterom. Men vi føler behov for bedre og mer info knyttet til ulike forhold som angår oss som brukere av Rolvsøyhallen. Vi ønsker større informasjonsflyt spesielt knyttet til endringer som rammer oss som brukere. Det hadde vært ønskelig med kvartalsvise treffpunkter der vi og kommunen kunne dele erfaringer.  

Sak 138-11/12: Eventuelt

-    Susann har søkt om SPAR stipend, og vi har fått det. 5000,- kroner skal brukes til felles kveld m. overnatting for spillerne i gruppen 12-15 år.

-    J99 får treningstiden til J2000 torsdag den 12.04, da J2000 deltar i Benditcup denne dagen.

-    En fra styret skal delta på foreldremøter ved sesongstart.

-    Presiserer nok engang at oppmennene må gjøre seg kjent med instrukser og gjeldende avtaler.  

Rolvsøy 03.04.12
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 26. mars 2012
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 01.03.12 
Til stede: Runar, Einar, Arild, Espen, Cathrine, Thor og Susann
Ikke til stede: Ann Hege, Tom, Nicoline

Sak 117-11/12: Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 118-11/12: Info. fra leder

-    Regionsmøte den 14.3. i Rådehallen. Nye spilletilbud til de yngste spillerne. Einar og Espen deltar.

-    Regionstinget; vi sender én deltaker pluss en observatør den 11. og 12. mai.

-    Utstyrsavtale under bearbeiding. Mange interessenter. Avgjørelse tas en av dagene. Alle lag må nå holde igjen bestillinger, slik at vi får en enhetlig profilering av hele klubben. Det er ikke gunstig at vi går i ulike dresser! Vi er én klubb!

-    Husk påmelding til Trener-oppmannskvelden.

-    Alt er klart til skidagen! Snøen ser ut til å vente på seg, så det er mulig og se seg om etter et annet alternativ.

-    De fleste reklameskiltene er på plass. Alle kommer opp i løpet av uka.

-    Fargerik håndball i Rolvsøyhallen den 9. mars: Det er påmeldt 18 lag! Mange flere lag enn vi hadde forventet, men det er flott. Alle lagene får ball, og alle deltakerne får T-skjorter.

-    Kurte ble valgt for 2 nye år som hovedleder. Fredrik Raae er meldt inn som sekretær i hovedstyret og Tom Raae som styremedlem.

-    Felles utstyr er kjøpt inn og ankommet. Husk å legge alt tilbake på plass.

-    Sponsing til lagene skal gå gjennom kasserer. Det er kasserer som skal sende ut faktura til sponsorer. Dette gjelder også om ”familiemedlemmer” eller ”andre kjente” sponser!

-    Når det gjelder mobilreturordningen, så har 8 lag meldt sin interesse. Disse lagene får to bager hver. Oppmenn til disse lagene innkalles til eget møte vedr. dette. Einar snakker med fotballgruppa vedr. fordeling.  

Sak 119-11/12: Info. fra kasserer
Rene Bjønnes er forespurt om å overta som kasserer. Han har møte med Arild.
Arild gjennomgikk regnskap. Enkelte lag har ikke betalt for Enjoy Bonusguide. Arild sender mail til lagene det gjelder.  

Sak 120-11/12: Info. fra materialforvalter
Ingen andre saker enn ny utstyrsleverandør.
Bager er fordelt.  

Sak 121-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Tom ikke til stede på møtet.
Samtale om hvem som kan gå inn i en kioskkomité.
Er ny avtale kommet? Hvem skal søke? Når skal den skrives?  

Sak 122-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Skal vi omberamme hjemmekamper, så skal de spilles i Rolvsøyhallen! Hvis vi velger å spille vår hjemmekamp på bortebane, så er det vi som får utgiftene, mens de som spiller i sin hjemmehall får inntektene!  

Hva gjør vi når lag som ikke er Rolvsøy skal ha arrangement i hallen? Det er en utfordring når andre leier hallen, eller får sin arrangement lagt til Rolvsøyhallen når de ikke kjenner rutinene her. Vi føler oss ansvarlige for hallen, og er opptatt av å låse og holde i orden. Når det kommer andre klubber og har siste kamp, hvem stenger, slukker lys og rydder da?  

Sak 123-11/12: Evaluering av Karneval
Ca. 120 barn var til stede. Einar tar med regning til Kurte.
Positive tilbakemeldinger.
Viktig at trenerne og laglederne tar med alle spillerne på lagene sine.
Flott at det var gratis for alle.
Tenke på til neste år: La de eldste få ansvaret for aktiviteter.  

Sak 124-11/12: Evaluering av Håndballskole i vinterferien
50 barn var påmeldt. Også jenter fra andre klubber.
Positive tilbakemeldinger.
Søker om å arrangere håndballskole i høstferien også.  

Sak 125-11/12: Trenerkabal for sesongen 2012-2013
Samtalene er i gang.  

Sak 126-11/12: Nytt utkast til info.folder
Nicoline ikke til stede på møtet.  

Sak 127-11/12: Eventuelt
Ingen saker  

Rolvsøy 16.03.12
Susann Halstensen
Sekretær

Torsdag 23. februar 2012
REFERAT FRA TRENER- OG OPPMANNSMØTE TORSDAG 09.02.12
Til stede: Mona BR, Hanne, Hege, Mona BJ, Toro, Morten, Anne G, CH, Arild, Espen, Glenn, Hans Petter

Sak 110-11/12: Godkjenne referat
Referat godkjent.  

Sak 111-11/12: Info. fra leder

-    Fargerik håndball - Rolvsøyhallen 09.03. Samarbeid med Haugeåsen ungdomsskole og Young mentors. Info sendes ut i disse dager, skolebesøk 14.02. Gjelder 5. – 7. kl.

-    Skidag – detaljene er på plass. Sponset start- målseil + startnr. av Sparebank 1. De har vært veldig positive. Venter kun på snøen, ellers det meste i boks.

-    Gjensidige håndballskole i vinterferien. Påmeldingsfristen utløper i dag. 44 påmeldte.

-    Fellesmøte med sosialt fokus for alle trenere og oppmenn i Rolvsøy IF fredag den 16.03. Vi håper veldig mange fra håndballgruppa kommer denne kvelden! Påmeldingsfristen er 09.03. til Kurte. Se vedlagt innbydelse  

Sak 113-11/12: Tilbakemelding fra lagene, mål og planer for neste sesong
J 2003: Ett lag, seirespill, øvet? Overnattingscup + Fr.stad Cup
J/G 2002: Ikke til stede
J 2001: Ikke til stede
J 2000: Ett lag nivå 1, ett lag nivå 2, noe usikkert, da det kun er 15 spillere, Skicupen, Hyundai og temaserie. Rødspætte!
J 99: Ett lag i nivå 1, ett lag nivå 2, Skicupen, temaserie, Hyundai, Fr.stad cup, 16 (15) til året
G 99: 16 spillere, mulig med to lag, Fr.stad Cup! Rødspætte, Skicup, mye sosialt sammen med J99, Hyundai, temaserie
J 98: 21 jenter, 2 lag; ett i hvert nivå, skal delta i Skicup og Rødspætte. Har som mål å kvalifisere seg til Østlandsserien. Trene 3 ganger pr. uke hele året, inkl. hele sommerferien. Sosiale mål: Filmkveld, Julebord, overnattingstur, sommeravslutningsfest. 
J 97: 23 jenter, To lag i serien; Nivå 1 og 2, trening 3 x i uka. Rødspætte cup, Barcelona, Nordstrand cup, julebord, pizzakveld, BUS bading, grilling.
J 95/94: 17 jenter pr i dag, ett lag, nivå, samarbeid med senior, delta i Fr.stad cup.
Senior: 14 damer, alle blir med neste sesong, fint samarbeid med 94/95. Fr.stad cup, ingen slår oss på humør!

Sak 114-11/12: Utkast revidert handlingsplan 
Nytt utkast til handlingsplan sendt ut til trenere og oppmenn. Det jobbes videre med planen, nytt utkast under bearbeiding.  

Sak 115-11/12: Mobilreturordningen
RIF tildelt ordningen. Start 05.03.12. Både fotballen og håndballen deltar. Gruppene organiserer det hele på sin måte. Lager et felles opplegg for gjennomføringen. Venter på materiell som er lovet medio februar.
Følgende lag fra håndballen ønsker å delta: 2003, 2002, J2000, J1999, G1999, J1998, J1997 og J94/95  

Sak 116-11/12: Eventuelt

-    Alle 14 sponsorplassene er på plass, supert. Stor takk til økonomiutvalget for god jobbing!

-    Positiv tilbakemeldinger knyttet til månedlige onsdagssamlingene, flott tiltak som bør opprettholde. Noe for de yngste?

-    Ifm. opphenging av skilter, masse unger i hallen, bilde!

-    Økonomiutvalget – sende søknader om midler.

-    NB!! Valg – styret + oppmenn for neste år.

-    Karneval i Rolvsøyhallen – 29.02. for alle i RIF. Infoskriv med påmelding sendes ut. Cathrine Andreassen karnevaldronning!

Rolvsøy 12.02.12
Einar Magne Halstensen
Referent

Mandag 6. februar 2012
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 02.02.12
Til stede: Espen, Einar, Cathrine, Runar, Tom, Arild, Thor og Susann
Ikke til stede: Nicoline og Ann Hege

Sak 95-11/12: Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 96-11/12: Info. fra leder

-    Midler til gjennomføring av Skoleturnering er tildelt RIF. Gjennomføres sammen med  Haugeåsen den 20.03. i Kongstenhallen. Distriktets ungdomsskoler er invitert og deltar.

-    Sigmund Høiden skal kontaktes dersom vi ønsker å bruke klubbhuset. Kan brukes til sosiale tilstelninger med lagene. Kan også brukes til overnatting.

-    Fellesmøte for alle trenere og oppmenn i Rolvsøy IF den 16. mars på klubbhuset. Vi oppfordrere alle trenerne og oppmennene i håndballgruppa til å møte. Dette kan jo bli starten på et godt samarbeid i hele klubben vår.

-    Vi har fått mobilreturordningen. Eget oppmannsmøte vedr. dette. De lagene som er interessert i å delta, må gi beskjed innen onsdag 8. februar.  

Sak 97-11/12: Info. fra kasserer
Arild gir seg nå som kasserer etter mange år med en formidabel innsats. Han gikk gjennom regnskapet for 2011 og la frem budsjettet for 2012. Valgkomiteen ber om tips på noen dere tror kan være villige til å overta rollen som kasserer. Ta kontakt med Espen Hovelsen.  

Sak 98-11/12: Info. fra materialforvalter
Avtalen med Gaarder opphører. Ulike leverandører ble diskutert. G-Max, Rino Haugen, Prozo, Sarpsborg Sykkelsport har vist interesse. Håndballgruppa er veldig opptatt av at vi skal beholde stolpedrakter som er røde og gule, og vi må ha noen som kan levere dette. Thor bør delta på møtet hvor det skal avgjøres hvem vi skal ha avtale med.
Førstehjelpspakke kjøpes til de yngste lagene.    

Sak 99-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Nytt vaffeljern er kjøpt inn.
Tom har undersøkt saken vedr. frukt-ordningen. Informasjonsbrosjyre ble delt ut.  

Sak 100-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Ingen saker.  

Sak 101-11/12: Utkast revidert handlingsplan 
Planen legges frem for behandling på håndballgruppas årsmøte, og sendes til hovedårsmøtet i februar 2013.
Styret vil fremme forslag på årsmøtet til håndballen at en gruppe nedsettes for å se på en mulig strukturendring i barneidrettsgruppa. 
Einar retter opp noen justeringer og sender ut til trenere og oppmenn. Trenere og oppmenn må komme med tilbakemeldinger dersom de ønsker det innen 01.03.12.

Sak 102-11/12: Forslag til instruks for økonomiutvalget
Vi tar bilder med sponsor og noen spillere og sender til sponsorer.
Justeringer ble gjort på instruksen. Fornuftig å bruke økonomiutvalget i sammenheng med budsjettarbeidet. Einar fører endringene.    

Sak 103-11/12: Fargerik håndball 2012
Rolvsøy håndballgruppe arrangerer Fargerik håndball i Rolvsøyhallen den 9. mars. Pål Rekvin fra Haugeåsen Ungdomsskole, elever med Young Mentors kurs fra Haugeåsen, Cathrine Eriksen fra idrettsforbundet og Einar Halstensen er med denne dagen. 5.-7. klasse på Hauge, Nylende og Rekustad, samt innføringsklassen på Cicignon inviteres.
Det blir håndballturnering mellom de påmeldte klassene i Rolvsøyhallen fra kl. 09.00 til 13.30. Vi ønsker alle parter lykke til med opplegget. Einar sender rapport til Regionen.  

Sak 104-11/12: Skidag for alle i Rolvsøy IF
Rene Bjønnes ordner mat, grill og diverse. Han har vært kjempepositiv.
Ferdig konsept ligger snart klart. Detaljer er snart på plass. Mangler bare snø!
Sparebank 1 har sponset start- og målseil, samt startnummer, kjempeflott!!  

Sak 105-11/12: Håndballskole i vinterferien
38 barn er påmeldt.
Informasjonsmøte for de som skal hjelpe til. Mange av seniorspillerne deltar, sammen med oppmenn, Cathrine og Espen. Cathrine sender ut beskjed til deltakerne vedr. betaling.  

Sak 106-11/12: Dommerkurs og dommerhonorarer
8. mars er det barnekamplederkurs i Rolvsøyhallen. 16 jenter er påmeldt. 2000 og 2001 er utøverapparat. Mellom kl. 17.30-19.00 spiller disse lagene kamper i hallen.
J99 og J98 får treningstid kl. 16.00 – 17.30 denne dagen.  

Det er kommet inn forslag fra André om at dommerhonorar økes til 120,- kroner pr. kamp. Styret foreslår at det ikke kommer noen endring nå, men at saken behandles på nytt til høsten, slik at honoraret evnt. kan endres i forbindelse med seriestart i september.  

Sak 107-11/12: Trenerkabal for sesongen 2012-2013
Sportsutvalget jobber med saken.  

Sak 108-11/12: Nytt utkast til info.folder
Nicoline ikke til stede på møtet.  

Sak 109-11/12: Eventuelt
Susann foreslår at vi søker lokalsamfunnsutvalgene om å søke støtte til å kjøpe en hjertestarter i hallen. Susann sender søknad.  

Rolvsøy 05.02.12
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 24. januar 2012
REFERAT TRENER- OG OPPMANNSMØTE TORSDAG 19.01.12
Til stede: Thor, Runar, Martin, Trond, Mona B J, Thor Olav, Cathrine, Pål Espen, Espen, Rainer, Frid, Hans Petter, Ine, Hanne, Mona B, Arild, Einar og Susann

Sak 83-11/12: Godkjenne referat
Godkjent etter følgende rettelse; Nettpartner er hovedsponsor for fotballgruppa og ikke for hele klubben.

Sak 84-11/12: Info. fra leder
Håndballgruppa har meldt seg på mobilreturordningen. Vi er registrert. Vi får inn 35,- kr. pr. mobil som vi samler inn. 27. januar avgjøres det om vi får innsamlingen eller ikke. Fin inntektskilde. Innsamlingen starter 5. mars. Dette er ”mobildagen”.

Gaarder skal nedlegges, og de er vår partner i forhold til utstyr.  Ta gjerne kontakt dersom dere har forslag til andre leverandører. Hovedstyret er forhandlerpart og styrer dette. Viktig at ingen gjør avtaler før det er gitt klarsignal fra hovedstyret!  Vi har bestilt felles utstyr for de pengene vi hadde til gode hos Gaarder.

Sak 85-11/12: Målsettinger for neste sesong
Til neste trener- og oppmannsmøte skal lagene legge frem sin målsetting for neste sesong. Hva tenker vi om neste sesong? Nivå i serien? Antall lag i serien? Hvilke serier? Hyundai? Turneringer og cuper i løpet av sesongen? Trenere og oppmenn for det enkelte lag må sette seg ned sammen og sette opp denne planen innen 9. februar!

Sak 86-11/12: Info. fra kasserer
Økonomien er nå grei, men det er viktig at vi tenker klubb, og at alle er med på å bidra til fellesskapet. Når lag har hatt dugnader, så skal kasserer sende faktura slik at pengene settes inn på lagets konto. Når det gjelder sponsorinntekter som det enkelte lag klarer å skaffe gjennom foreldre, besteforeldre og lignende, så skal 20 % av dette til håndballgruppa. Kasserer nevnte at det kanskje bør være 90 % til laget og 10 % til håndballgruppa, men det får styret se nærmere på.

Sak 87-11/12: Info. fra materialforvalter
Vi kan kjøpe forbruksmateriell hos Gaarder så lenge de kan levere.  J99 trenger nytt ballnett.

Sak 88-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Kioskansvarlig ikke til stede.
Innspill fra møtet: Vi bør høyne prisene på varene i kiosken ved større arrangement.

Sak 89-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Fortsatt mange som kommer helt uforberedt til arrangement, klokka, kamprapporter.
Damelaget sliter med å stille vakter på egne kamper. Runar ser på dette.

Sak 90-11/12: Håndballskole i vinterferien for aldersgruppen 7-13 år
Gjensidige og NHF sponser dette. Cathrine har tatt ansvar, og har kontroll.
Påmeldingsfristen er den 9. februar.

Sak 91-11/12: Fargerik håndball 2012
Vi får støtte fra regionen til gjennomføring av denne dagen. Arrangementsgruppe er på plass. Cathrine Eriksen fra idrettskretsen og Pål Rekvin fra HUS er med “på laget”. Det samme er ungdomsskoleelever som har gjennomgått kurset ”Young mentors” fra HUS.

Sak 92-11/12: Skidag for alle
Arrangementsgruppe er på plass også her. Oppgaver vil bli delegert ut til de ulike lagene.
Einar snakker med René vedr. grillmat.

Sak 93-11/12: Dugnader til inntekt for laget, samt sponsorer
Alle lagene står fritt til å gjennomføre dugnader til inntekt for eget lag. Det kan være varetellinger, ryddejobber, sorteringsjobber, bøttelodd på Rema o.s.v. Vi oppfordrer alle lagene til å gjennomføre dugnader, slik at barna slipper egenandeler når de skal på turer. Det er ikke alle som har råd til å være med dersom alt skal betales fra egen lomme.

Når det gjelder sponsorinntekter som det enkelte lag klarer å skaffe gjennom familie, venner og kjente, så skal dette gjennom kasserer. Kasserer sender faktura til de som skal være sponsorer, og overfører pengene til lagets konto. Pr. i dag så har de aller fleste lagene i håndballgruppa sin konto (avdeling) i Rolvsøy IF. De fleste lagene har kun ”småpenger” på egen konto, slik at det kan kjøpes frukt og lignende.

Kasserer sier allikevel at det er ønskelig at hvert lag har et regnskap, slik at de har oversikt over hva som går ut og inn av kontoen til laget.

Sak 94-11/12: Eventuelt
Ønskelig med trener- oppmannsmøte den 9. februar i stedet for den siste uka før vinterferien. Ingen på møtet hadde imot dette, så da setter vi dato for neste møte den 9. februar kl. 19.00

Årsmøte for håndballgruppa avholdes den første torsdagen i mai. Innen dette årsmøtet skal alle lagene ha valgt oppmenn for sesongen 2012-2013.
Foreldremøter MÅ avholdes innen 1. april, slik at både oppmenn, årsrapporter, planer for neste sesong og lignende er på plass.

Når det gjelder styret, så er både leder, sekretær og styremedlem på valg, så det er lurt om valgkomiteen forfatter en mail som sendes ut til oppmennene. På denne måten kan oppmennene kanskje få noen flere til å melde seg til verv i styret. Nå er flere av de som sitter i styret innehavere av flere verv, og det er ikke alltid like heldig. Vi har mange ressurser i klubben, og det er viktig å få dem med.

Det er viktig at voksne i klubben, både foreldre og støtteapparat, er med på å spre positivitet og engasjement rundt lagene. Noen av lagene sliter med ”snakk i kriker og kroker”, og dette er ikke i vår Fair Play ånd! Foreldre skal være med på å støtte lagene og spre positivitet. Negativt prat kommer det sjelden noe godt ut av.

Espen hadde forslag om at lagene i håndballgruppa enes om én felles turnering hvert år, slik at vi kan være sammen i vår ”Rolvsøy-familie” Hva med en åpnings-cup i slutten av august? Mange av oss har god erfaring med håndballcupen Ski. Dette er et godt arrangement med høyt sportslig nivå, flotte overnattingsmuligheter og god tilrettelegging med transport, mat m.m. I tillegg er det kun en time å kjøre, slik at foreldre som vil se kampene kan kjøre tur retur de tre dagene turneringen varer. Lagene kan tenke på dette i sin årsplan.

Økonomiutvalget kan fortelle at det er 2 ledige plasser på skiltreklame. Gruppa skulle gjerne hatt én person til i økonomiutvalget. Rainer sa seg villig til å gå inn i denne gruppa.

Rolvsøy 22.01.12
Susann Halstensen
Sekretær

Onsdag 11. januar 2012
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 05.01.12
Til stede: Runar, Espen, Arild, Cathrine, Einar, Tom og Susann
Ikke til stede: Ann Hege, Nicoline og Thor

Sak 71-11/12: Godkjenne referat
Godkjent

Sak 72-11/12: Info. fra leder
Vi har fått en henvendelse fra J99 vedr tilbakebetaling av treningsavgift ettersom ei av jentene på dette laget har sluttet. Vi gjør derimot alle oppmerksomme på at treningsavgifter ikke betales tilbake når spillere slutter og det fortsatt er tilbud i klubben. Einar sender svar til J99.

Einar orienterte om utfordringer som har vært rundt enkelte lag.
Viktig å ha en god kultur når det gjelder utøvelsen av de ulike rollene i klubben. Samtidig er det viktig å kjenne til hva som forventes i de ulike rollene, hvilke instrukser som følger med. Dette gjelder spesielt trenere og oppmenn.  

Sak 73-11/12: Info. fra kasserer
Arild gikk gjennom regnskap, balanse og budsjett for perioden 01.01.2011-31.12.2011  

Sak 74-11/12: Info. fra materialforvalter
Thor var ikke til stede, men han har meldt fra om at lag ønsker mer førstehjelpsutstyr. Thor sjekker ulike tilbud.
Vi har fått henvendelse fra enkelte grupper i forhold til laglederbager. Vi har tre ekstra. De som ikke har kan, gi beskjed.  

Sak 75-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Tre større arrangement i Rolvsøyhallen denne våren. NM nattorientering 12. mai, Danseloftet i april og NM i bryting. Tom undersøker med de som skal ha egen kiosk om de skal kjøpe sine varer gjennom oss.
Det er ønskelig med et nytt vaffeljern i kiosken. Tom kjøper inn. Tom undersøker også fruktavtale med Bama. Vi bør ha salg av frukt og baguetter på alle større arrangement.  

Sak 76-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Nye lister er sendt ut.  

Sak 77-11/12: Evaluering av Romjulsturneringen 2011
To vellykkede dager. Mange gode tilbakemeldinger fra andre lag. Det ble spilt 38 kamper, 17 lag deltok. Takk til ”dommerne” for flott innsats.
Vellykket også med egne lag på torsdag.
Til neste år bør oppgaver fordeles på følgende måte: En-to personer sender ut invitasjoner. Én person ordner kampoppsett. En gruppe ordner selve arrangementet. Ha møte med oppmenn og trenere i forkant. En komité bestående av to fra styret + en fra  aldersgruppene som deltar.
Jørn Willy gjorde en kjempejobb. Vi kjøper en liten ting til han. Tom ordner dette.  

Sak 78-11/12: Fargerik håndball 2012
Vi har fått støtte til arrangementet. Dette skal være gjennomført før 01.03.12.  
Vi får invitasjoner på ulike språk. Vi må ha en komité som ordner dette. Einar, Espen, Cathrine er med. Einar har notert ned navn. Cathrine Eriksen og Rene Bjønnes spørres. Dessuten innviteres Young Mentors fra Haugeåsen sammen med Pål Rekvin til å bistå arrangementet.  

Sak 79-11/12: Skidag for alle i Rolvsøy IF
Einar har snakket med Thor Olav Fjellheim, Pål Espen Johannessen, Morten Johansen. Einar leder denne gruppa.  

Sak 80-11/12: Styrets forslag til målsettinger for 2012 
Saken utsettes.  

Sak 81-11/12: Handlingsplanen - fremdriftsplan
Vi har ikke fått noen innspill til den foreløpige planen, så styret utarbeider en endelig plan.  

Sak 82-11/12: Eventuelt
J99 trener på onsdager i treningstiden som ble ledig etter at vi trakk J96.

Minner om temaseriekurs i Rolvsøyhallen onsdag 11.01. kl. 19.00-21.00 Alle trenerne i klubben er velkomne til å se og lære… J98 er utøverapparat og tema er målvakter! Egil Martin Dahlum fra Region Øst er instruktør.

Skoleturnering i håndball 2012. Einar sender søknad til forbundet.  

Rolvsøy 03.01.12
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 22. november 2011
REFERAT FRA TRENER- OG OPPMANNSMØTE TORSDAG 17.11.11

Til stede: Mona E(J97), Morten (J97), Glenn (J94/95), Ann Hege (2002), Mona B (J99), Cathrine (G99 og Damer), Trond (G99), Mona J (J98), Jeanette (J2001), Thor, Einar, Susann

Sak 61-11/12: Godkjenne referat 
Godkjent  

Sak 62-11/12: Info. fra leder

-    Leder minnet om at det på forrige referat sto at alt felles utstyr skal legges i ”sandkassa” på materialrommet. D.v.s. kjegler, markører, medisinballer, fotballer og lignende. Overtrekksvester legges i kurver i hylla på materialrommet.

-    Tilbakemeldinger fra hovedstyremøte:

·    Vi får gode inntekter fra Grasrotandelen, men det er ikke særlig mange nyervervelser. Vi har et ganske stabilt antall. Kan man gjøre noe for å få flere til å bruke sin grasrotandel på Rolvsøy IF?

·    Nettpartner er nå hovedsponsor for Rolvsøy IF.

·    Årsmøte i fotballgruppa i dag (17.11)

·    Sykkeltrim for alle (over 60) hver onsdag. Fint tiltak av RIF.

·    Samarbeid mellom håndball og fotball er tatt opp med hovedstyret. Det blir satt av tid til møte/sosialt samvær mellom gruppene for trenere og oppmenn en gang ut på nyåret.

·    Håndballgruppa skal arrangere skidag. Dagen planlegges, men vær og snø avgjør når den gjennomføres. Mulig dato 29.01.12.

·    FRID (Fredrikstad idrettsråd) foreslår å gå inn med økonomisk støtte til de klubbene som ansetter noen i en stilling som daglig leder. Rolvsøy IF er nå en stor klubb, og det jobbes videre med tanken.  

-    Styret minner om treningsavgifter som må betales. Susann sender ut lister til oppmenn der innbetalinger mangler.

-    Nicoline (styremedlem) har utarbeidet en folder som skal deles ut til nye medlemmer, samt til andre interesserte. Dette for å profilere håndballgruppa vår.

-    Styret i håndballgruppa planlegger en felles juleavslutning med trenere og oppmenn den 8. desember. De som ønsker å være med må sette av denne datoen.  

Sak 63-11/12: Info. fra kasserer
Kasserer ikke til stede på møtet.  

Sak 64-11/12: Info. fra materialforvalter
Vi planlegger noen innkjøp før nyttår, men da må vi først få en oversikt over felles utstyr. Husk å legge dette i ”sandkassa”. Se for øvrig punkt under sak 62.  

Sak 65-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Kari og Jørns danseloft har arrangement førstkommende lørdag. Vakter er sendt ut til alle oppmenn, og påminnelse er gjort på trener- oppmannsmøter. Alle lag stiller med 4 personer denne dagen. Susann stilte spørsmål om alle hadde kontroll. Ingen ga uttrykk for noe annet!  

Sak 66-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Arrangementsansvarlig ikke til stede på møtet.  

Sak 67-11/12: Romjulsturnering
Få påmeldinger hittil, men det bruker å strømme på i siste liten. Våre egne lag fra 8-12 år deltar. Husk å sende påmeldingsskjema eller mail til Einar. Vi oppfordrer oppmennene til å skrive ut invitasjonene fra nettet, og dele ut til lag dere spiller mot. Vi har god erfaring med turneringen, og har nå arrangert denne i over 20 år. Viktig at dere prøver å få med lokale klubber. Dugnadsvakter i kiosk, sekretariat og inngang fordeles på våre egne lag fra 8-12 år.  

Sak 68-11/12: Klubbtilbud sokker/vanter

-    Vi har fått sokker og vanter som kan selges som klubbtilbud. Varene ligger på miljørommet i hallen. Hvert lag kan selge så mye de vil. Settene selges for 200,- kr. Lagene får 100,- kr. pr. solgte par. Pengene overføres til Arild innen 1. desember.

-    J98 har tjent over 8000,- kroner på 14 dager. Her har alle jentene fått med seg to sett hjem med spørsmål om de ønsker å kjøpe/selge. Mange har kjøpt både julegaver, bursdagsgaver, samt solgt til venner og kjente. Sokkene og vantene er av god kvalitet.

-    Det er viktig at oppmennene fører lister på hvor mange sett spillerne får med seg. Det er kun oppmenn som får hente varene på miljørommet. Vi har salgsperiode frem til 1. desember. Varer som ikke blir solgt kan vi levere tilbake, så her er det ingen som må selge/kjøpe noe dersom de ikke ønsker.

-    Susann sender ut info. vedr. dette klubbtilbudet. Dere må gjerne kopiere opp og bruke infoskrivet vi har brukt til J98.  

Sak 69-11/12: Handlingsplan
Saken ble diskutert, men det er vanskelig å komme videre når kun et fåtall trenere og oppmenn stiller opp på møtene. Vi ble derimot enige om at hvert lag er pliktet til å lese gjennom handlingsplanen og komme med skriftlige tilbakemeldinger på mail innen XX

Hvis man ikke leverer noen kommentarer, så regner vi med at det som vil bli stående  i planen  til slutt aksepteres og følges opp.  

Sak 70-11/12: Eventuelt

-    Enkelte reagerer på at Bonusguidene er vanskelig å få solgt. Noen er ikke fornøyd med at vi valgte dette. Styret gjør alle oppmerksomme på at avgjørelsen ble tatt på et trener- oppmannsmøte, men svært få var til stede. Bonusguidene kan ikke returneres, så de som ikke selger alle sine får mindre inntekter til egen lagkasse.

-    Julekalenderne i år er ikke nummererte. Skal de ikke være det? Det var et innlegg om dette i avisen, og noen reagerte på at dette innlegget kanskje var beregnet til oss i Rolvsøy IF!

Rolvsøy 21.11.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 6. november 2011
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 03.11.11  

Til stede: Nicoline, Arild, Tom, Cathrine, Espen, Runar, Einar og Susann
Meldt forfall: Ann Hege og Thor  

Sak 52-11/12: Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 53-11/12: Info. fra leder

-      Trener til Skogstrand ble innrapportert etter kamp mellom Rolvsøy og Skogstrand J97.

-      96-laget er trukket og oppløst. Noen slutter med håndball, noen har gått til Skogstrand og noen har gått til Tindlund. Vi prøver å få tak i de jentene som har lyst til å hjelpe til på yngre lag i Rolvsøy.

-      Treningstiden som J96 har hatt i Rolvsøyhallen og Kongstenhallen fordeles slik:

o   J94/95 disponerer tiden i Kongstenhallen på mandager kl 19.00-22.00 hvis ingen andre beskjeder gis.

o   Treningstiden i Rolvsøyhallen på onsdager kl. 19.00 – 20.00 kan brukes til omberammede kamper. Utover dette er det J94/95 og damene som disponerer denne tiden.

o   Treningstiden i Rolvsøyhallen på fredager disponeres av J97 dersom ikke annen beskjed gis.

-      Hovedstyret ønsker et årshjul hvor lagene og gruppene skriver inn sine aktiviteter.

-      Håndballgruppa skal denne vinteren ha ansvaret for en skidag. Einar blir gjerne med i en slik gruppe. Flere navn ble nevnt. Einar tar kontakt med disse. Utgifter dekkes av klubben.
Inntektene denne dagen tilfaller håndballgruppa.

-      Vi har søkt håndballforbundet om å arrangere Fargerik Håndball . Vi spør jentene på J94/95 og tidligere spillere på J96 om de kan hjelpe til.  

Sak 54-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig

-      Forslag om å selge sesongkort til hjemmekamper. Kan luftes på trener- oppmannsmøtet.

-      Ikke noe arrangement den 5. november.

-      Omgjøring på noen vakter den 13. november.  

Sak 55-11/12: Info. fra kasserer
Regnskap for siste periode ble delt ut og gjennomgått. Økonomien er under kontroll.  

Sak 56-11/12: Info. fra kioskansvarlig

-      Tom sender søknad til Kurte vedr. å få tilbakebetalt for “Rullegardin”.

-      Ofte at kassa ikke stemmer i kiosken. Oppfordrer alle til å være nøye med opptellingen  

Sak 57-11/12: Romjulsturnering
Arrangementet vil gjennomføres 27., 28. og 29. desember i Rolvsøyhallen.
Einar sender ut invitasjoner til lokale lag. Oppmenn trenere for lagene 8-12 år informeres nærmere om denne turneringen. Alle vakter må fordeles disse dagene. Vi har oppsett klart fra tidligere år.  

Sak 58-11/12: Samarbeid håndball/fotball
Saken er meldt inn til hovedstyret, og vi håper at Rolvsøy IF kan jobbe sammen som én klubb. Trenerne til G99 på fotballen har tatt kontakt med Cathrine i håndballgruppa vedr. treningstider. Det er flott.  

Sak 59-11/12: Status – Informasjonsbrosjyre
Nicoline hadde laget et fint førsteutkast til informasjonsbrosjyre. Hun sender ut kopi til alle medlemmene i styret. Styret kommer med innspill og sender tilbake til henne.
Følgende punkter bør kanskje med på brosjyren: Hvordan bli medlem? Grasrotandel? Sponsorer?  

Sak 60-11/12: Eventuelt

-      Status fra økonomiutvalget ble gitt av Espen

-      Hvilke mandat har økonomiutvalget?

-      Gruppa har fått mandat til å lage egen instruks.

-      Festkomiteen inviteres til neste møte i økonomiutvalget.

-      Forslag om et “Ta med en venn-prosjekt”. Samle flere lag og spille sammen.  

Rolvsøy 07.11.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 30. oktober 2011
REFERAT FRA TRENER- OG OPPMANNSMØTE TORSDAG 20.10.11

Til stede: Espen, Dan, Morten, Hans Petter, Cathrine, Cecilie, Hanne, Tor, Frid, Grethe, Mona, Pål Espen, Runar, Thor, Arild, Lars, Einar og Susann

Sak 42-11/12: Godkjenne referat fra forrige møte
Godkjent  

Sak 43-11/12: Info. fra leder

-    Har fått henvendelse fra Region Øst, anlegg i Fredrikstad, plan gjennomgått av Park og idrett. Regionen har kommet med et utkast som skal sendes til høring. Når det gjelder nye bygg så fronter vi at det ikke lenger skal bygges gymsaler som er mindre enn en håndballbane. Flerbrukshaller er ønskelig. Vi i Rolvsøy støtter regionenes innspill og skriver under på denne.

-    Vi har fått lov til å sette opp hylle til pokaler i møterommet. Einar har snakket med Tom Hermansen.

-    Loppemarked til helgen. 2000 er ansvarlige.

-    Info vedr. 1996. Veldig trist for oss som klubb.  

Sak 44-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig

-    Susann sender ut liste til Espen for arrangement i Rolvsøyhallen.

-    Nøkler til garderobene i kiosken, slik at disse kan brukes i helgene.  

Sak 45-11/12: Info. fra materialforvalter

-    Veske til 2001 er savnet. Sto igjen i hallen etter trening på mandag forrige uke. Er det noen som har tatt vare på denne? Ev. sett den?

-    Thor har ryddet i materialrommet. Mona (oppmann J98) har vasket. Det har blitt fint.

-    Vi ønsker å prøve å legge felles utstyr i grønn kasse. Alle lag er ansvarlige for å legge felles utstyr i kassa i løpet av neste uke.  

Sak 46-11/12: Info. fra kioskansvarlig

-    Alle lag må henge opp lister for ”sin” uke. Liste med navn og telefonnummer skal henge oppe, slik at vi eventuelt kan ringe når noen ikke kommer.

-    Kommunene hjelper oss ikke økonomisk med gitteret. Vi søker hovedstyret om støtte til dette.

-    De som har kioskvakter, må huske å vaske gulvet i kiosken før de går hjem.

-    Ny brus har blitt solgt før den gamle, og noe har gått ut på dato. Husk at varer med kortest holdbarhet brukes først.  

Sak 47-11/12: Info fra kasserer

-    Oversikt over regnskap ble delt ut.

-    De lagene som selger flere enn de Bonusguidene de har fått utdelt vil få 150,- kr ekstra pr. guide til laget i stedet for 100,-

-    Arild sender faktura til Region øst for arrangement av Temaseriekurs

-    Økonomiutvalget. Får varer i stedet for sponsorpenger fra enkelte bedrifter. Ellers har de på plass 11 av 14 reklameskilt med 3-årig avtale, kjempeflott!  

Sak 48-11/12: Status fra lagene

HBS:   19 andre klassinger, 4 første klassinger. Hvorfor så få 1. klassinger? Kan vi gjøre noe her? Samarbeid med barneidretten i fotballgruppa? 4 voksne på hver trening som tar tak. Oppmann har hatt positivt møte med klubben. Mange ivrige foreldre. 6 gutter nå. Håper på flere. Er påmeldt i Kvernhushallen. Laget må avtale å få drakter fra 2003.

2003:   11 jenter, trening fungerer fint. Hver tirsdag i hallen. Annenhver fredag på Hauge. Skal være med på Loppetassen. Håper å få flere barn på trening.

2002:   (oppmann måtte dessverre gå før vi kom til denne saken)

2001:   18 jenter, pluss et par som er på prøve. Mindre oppmøte på torsdager. Fungerer fint både med trening, arrangement og dugnad. Satser på en lokal og en overnattingscup.

2000:   14 jenter, to lag i serien. Får hjelp fra 2001. Veldig sårbare. 3 omganger i år. Veldig ivrige og flinke oppdamer. Arrangerer loppemarked 22. og 23.10. i Rolvsøyhallen.

1999:   17 jenter, 2 lag i serie, 1. og 2. lag i år. Deltar i temaserien. Dugnad fungerer bra. Fin åpning på sesongen. Håper å beholde så mange som mulig. Låner jenter fra 2000 når kampene kolliderer.

1998:   18 jenter. To nye. Spiller med to lag i regionsserien, ett lag i Temaserien og ett lag i Hyundai Cup. Skal spille 16-dels finale i november. Skal til Rødspætte Cup i Danmark i påsken. Ivrige jenter på trening. Foreldrene er gode på dugnader.

1997:   20 jenter. To lag i regionsserien. Blir stadig bedre. Har startet bra. Rødspætte i påsken. Kanskje en romjulscup.

1996:   Vant 1. kamp 38-8. Dugnad i Demokraten. Pga. spillerflukt, har klubben sett seg nødt til å trekke laget. Bowling, og overnattingsfest hos Dan som avslutning. Jentene fortsetter å dømme for Rolvsøy.

94/95: Ikke representert.

G99:    13 gutter. God utvikling. Luksusproblem med at én må stå over hver kamp. Skal til Rødspætte sammen med jentene i år. Samarbeid med guttehåndball. Jobber med rekruttering til guttehåndballen.

Damer: 14 damer. 10 har betalt lisens og medlemsavgift. Skal gjennomføre sesongen.  

Sak 49-11/12: Bestillinger fra Enjoy og Sport Plus
Sokker/vanter fra Sport Plus leveres så fort de kommer på lager. Lagene bestemmer selv om de vil selge. Alt overskudd gått til eget lag.  

Sak 50-11/12: Medlemskontingenter
Pengene må inn. Susann sender ut mail til oppmennene vedr. betaling.  

Sak 51-11/12: Eventuelt

-     Kalendere leveres snart. Dette gjelder hele klubben. Det er hovedstyret som er ansvarlige. Dommerregninger ligger i inngangskassa.

-     Hvor ofte vaskes gulvet i hallen? Renholdet er ikke tilfredsstillende!  

Rolvsøy 26.10.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 2. oktober 2011
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 29.09.11

Sak 32-11/12: Godkjenne referat fra 01.09.2011
Godkjent  

Sak 33-11/12: Info. fra leder

-    Økonomiutvalget har gjort en kjempejobb. 11 av 14 avtaler er gjort, og alle har skrevet tre- års kontrakt. Det betyr at vi vil få faste sponsorpenger inn de neste tre årene. Utvalget jobber fortsatt videre.

-    Leder informerte om endringer på J96.  

Sak 34-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig

-    God uke for inngang.

-    De som sitter i inngangen, må huske å ta betaling fra alle. Noen er «venner» og slipper inn andre gratis. Vi prøver å få til bedre billetter slik at man alltid ber om å vise billett når de går inn.

-    Flere av foreldrene som sitter i sekretariat, fører ikke kamprapportene riktig. Det er viktig at dette tas opp med foreldrene. Ferdig eksempel ligger i kofferten til sekretariatet. Husk å følge opp dette.

-    Klokka må læres. Susann sender ut bruksanvisning til alle oppmenn. Oppmennene sender videre til alle foreldre. Vi oppfordrer nok en gang om å øve når jentene/guttene trener.  

Sak 35-11/12: Info. fra materialforvalter

-    Pokalhyller ønskes oppsatt i miljørommet. Einar spør Tom Hermansen om det er i orden for kommunen. Vi spør Espen om å sette opp.

-    Siste frist for å ta ut utstyr fra materialrommet er nå gått ut, og rommet vil bli ryddet i løpet av høstferien.  

Sak 36-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Ikke til stede.  

Sak 37-11/12: Info fra kasserer

-    Arild informerte om regnskapet. Oversikt ble delt ut.

-    God innsats i kiosken.  

Sak 38-11/12: Planer for neste trener-oppmannsmøte

-    Kamprapporter og klokke. Materialrom.

-    Handlingsplan. Oppgaver sendes ut.

-    Status fra alle grupper.  

Sak 39-11/12: Bestillinger fra Enjoy og Sport Plus

-    Enjoy Bonusguide: Blir delt ut denne uka. Viktig at alle selger sine to. Inntektene av salg utover disse to går til laget.

-    Sokker/Vanter fra Sport Plus: Espen skulle lage et klubbtilbud. Han kan avgjøre hvordan det promoteres ut til lagene. Vi bestiller en kartong på hver størrelse for salg i kiosken. Susann ringer til Per Espen.

-    Arild lager regnskaps-skjema som sendes ut til alle lag.  

Sak 40-11/12: Utarbeide informasjonsbrosjyre
Det bør lages et eget informasjonsskriv/en folder til alle som begynner i klubben.
Nicoline får ansvaret for denne brosjyren.  

Sak 41-11/12: Eventuelt
Vi ønsker å kjøpe inn følgende utstyr til fellesrom:

-    Strikk og hoppetau

-    Kjegler med hull samt ”pinner til hullene”

-    «Stiger»  

Rolvsøy 29.09.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 25. september 2011
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE TORSDAG 15.09.11
Til stede: Thor, Mona, Frid, Ine, Eirin, Martin, Per Ivar, Mona B, Jørn, Espen, Einar, Dan og Susann

Følgende lag var ikke representert med trener eller oppmenn:
Håndballskolen, 2003, J1997 og J94/95

Sak 22-11/12: Godkjenne referat
Godkjennes med den endring at det er 500,- kr. i omberammings-gebyr, ikke 600,- som det sto i forrige referat.

Sak 23-11/12: Info. til oppmennene fra Sport Plus og Enjoy bonusguiden
De som var til stede fikk god informasjon fra begge aktører. Begge har også produkter vi ser på som lett selgbare. Når det gjelder fortjeneste, så er denne også god fra begge to.
Se for øvrig Sak 25-11/12.

Sak 24-11/12: Trenerne arbeider med deler av handlingsplanen
Saken utgår ettersom kun 3 trenere møtte opp!

Forslag: Arbeide med handlingsplanen utsettes til senere. Det er ønske om splitting i lag og forberedelse på hver sin del. Planen sendes på nytt ut på mail, slik at hvert lag kan se gjennom ”sin aldersgruppe” før man kommer til møtet.

Sak 25-11/12: Oppsummering fra sak 23 og 24
Diskusjon rundt de ulike produktene som ble presentert. Alle var enige om at både Enjoy og Sport Plus hadde valgt gode produkter. De som var til stede måtte derimot komme til en felles løsning.

Det ble enighet om at alle spillerne i håndballgruppa selger 2 x Enjoy Bonusguiden. Inntektene av den første man selger går til håndballgruppa, inntektene av den andre går til laget. De lagene som ønsker å selge flere vil få mulighet til dette. De øvrige inntektene går da til laget. Vi ser på det som gunstig å selge disse heftene nå før jul. Heftet er fylt med rabattordninger, slik at man kan handle i mange butikker og få fra 15 – 50 % rabatt!!
Heftene selges for kr. 250,- pr. stk og vi har en fortjeneste på 100,- kr. pr. stk.

Det utarbeides i tillegg et klubbtilbud på strømper + vanter til alle medlemmene i klubben. Dette produktet vil være fint for alle som trener ute i løpet av høsten/vinteren. Denne pakken selges for kr. 200,- og fortjenesten er kr. 100,- pr. pakke.

Begge aktørene vil levere produktene i Rolvsøyhallen. Oppmennene vil få i oppgave å dele ut til de enkelte medlemmene.  

Sak 26-11/12: Info. fra leder

-    Vi har trukket to lag. Dette har kostet håndballgruppa mye penger

-    Det er viktig at foreldre og spillere får vite konsekvensen av hva det vil si hvis noen spillere bestemmer seg for å ”bare slutte” etter at lagene er påmeldt i serien. Trenere og oppmenn må være klare på dette allerede i april, for påmeldingene sendes allerede i slutten av april. Vi har ikke råd til slike utgifter fremover!

-    Husk også å begrense omberamminger. I spesielle tilfeller er det selvsagt helt nødvendig å omberamme, men vi prøver så godt vi kan å låne spillere fra lagene under før vi omberammer.

-    Vi har fått tilsendt en høring av Kommuneplan. Mail sendes ut hvis noen vil gi tilbakemeldinger

-    Vi kan søke om spillemidler. Hvis vi er heldige, kan vi få dekket 33 % av kjøpt utstyr. Ulempen er at vi må kjøpe først og søke etterpå. Hvis vi ikke får tildelt midler så må vi betale alt selv. Styret ser nærmere på saken.

-    Kaffe blir nå kun gratis på trener- oppmannsmøter. Kioskvakten setter ut en kanne som er merket med «Sekretariat» til de som sitter i sekretariatet. Det er da viktig at dette ikke er noen kanne til ”utdeling”. Vi setter dette opp i instruksen for kioskvakten.

-    Vi har mange drakter i omløp. Husk å samle inn alle drakter når spillere slutter.  Susann samler de draktene som er ”til overs”  

Sak 27-11/12: Info. fra kasserer
Kasserer syk.

Sak 28-11/12: Info. fra materialforvalter
Opprydding. Husk å merke ting som står i fellesrommet. Det som ikke er merket vil bli kastet. Thor tar ut felles utstyr som kjegler, medisinballer o.l og legger i den store grønne kassa.

Pokalskap på miljørommet (heretter kalt «Klubbrommet»)er ønskelig.
Saken tas videre i styret.

Sak 29-11/12: Info. fra økonomiutvalg - status
Økonomiutvalget har hatt sitt første møte. Når det gjelder reklameplakater i hallen så har gruppa gått gjennom de som henger der inne nå. Utvalget har tatt kontakt med aktørene, og 5 har allerede sagt ja, og de har gått for 3-års avtaler.

Utvalget arbeider også med Roll-up reklameskilt med butikker fra Dikeveien, sponsorer på inngangsbilletter og sponsorer som ønsker egne stands på større arrangement i hallen.

Utvalget fortsetter arbeidet i uke 38.

Hører dere om noen som vil sponse, så er det bare til å ta kontakt med Espen, som er leder av Økonomiutvalget. Espen lager er mail som sendes ut til alle lagene.

Sak 30-11/12: Utdeling av inngangskort til trenere og oppmenn
De som var til stede har fått utdelt kort.

Sak 31-11/12: Eventuelt
Ingen saker

Rolvsøy 19.09.11
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 6. september 2011
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 01.09.11
Til stede: Tom, Ann Hege, Runar, Espen, Cathrine, Thor, Nicoline, Einar, Susann
Meldt forfall: Arild

Sak 12-11/12: Godkjenne referat fra 17.08.2011
Godkjent

Sak 13-11/12: Info. fra leder
Guttehåndballens dag den 17.09. i Gaustadhallen. Gutter 8-11 år. Ann Hege tar ansvaret for å dele ut invitasjoner til Rekustad, Hauge og Nylende.

Sportsutvalget består denne sesongen av Einar, Espen og Tom.
Protokollen må føres ferdig.
Oppmenn må på plass for alle lag. Meld inn til Susann snarest, om dere ikke har gjort det.

J95 trekkes fra serien. Vi klarer kun å stille med et 18-års lag denne sesongen.
G98 må kanskje trekkes. Vi venter på spillere fra Tune før laget trekkes.
Det jobbes også med G2002. Fotballtrenerne er ikke alltid like positive til at guttene skal spille «hands». Senest på Rolvsøy IF-dagen var enkelte av fotballtrenerne ute med dette uttrykket til sine gutter. Dette bør tas opp i hovedstyret.

Cathrine er nå representant fra seniorlaget i styret.

18 nye barnekampledere i år. Viktig at de motiveres til å fortsette som dommere også etter denne sesongen.

Sak 14-11/12: Info. fra arrangementsansvarlig
Lister er sendt ut. Viktig at alle lag følger med når de har ansvaret for sekretariat og inngang. Som regel får de ulike gruppene ansvar når de selv skal ha kamp.

Sak 15-11/12: Info. fra materialforvalter
Vi har tatt ut nødvendige produkter som isposer, tape og sprayklister for avtalen vår hos Gaarder. Thor undersøker om det fortsatt er mer vi kan ta ut.

Spørsmål fra J2001: Er det et ledig skap? Thor undersøker skapene.
Vi sender ut påminnelse til alle trenere og oppmenn om at utstyr må settes inn i skapet, og at det må skrives årsklasser på skapene. Ny tape er satt på skapene. Skriv årsklasse på det skapet dere bruker (om det ikke står der fra før)
Flere lag må dele skap, vi har ikke mange nok skap til at alle kan få ett hver.
Utstyr som ligger ”slengt” i materialrommet uten navn/årsklasse vil bli kastet.

Sak 16-11/12: Info. fra kioskansvarlig
Det er handlet inn varer. Tom skal høre med Tom Hermansen vedr. vareutvalg
Kiosken er vasket ned.
Turid ordner med levering av penger på Kiwi.
Jørn Willy kan skaffe kasse til kiosken. Einar snakker med Jørn Willy.

Sak 17-11/12: Status fra økonomiutvalg
Gruppa skal ha møte neste torsdag.
Espen lurer på om det finnes noe regelverk for hvor mye vi skal ta for plakater i hallen. Tom undersøker med Tom Hermansen. Einar har et oppsett. Styret lar økonomiutvalget få ansvaret.

Sak 18-11/12: Planer for neste trener-oppmannsmøte
På neste møte kommer to personer for å reklamere for sine produkter. Det er SportPlus som bl.a. selger førstehjelpsutstyr, branntepper, bilputer o.l. og det er Jonas Moe som informerer om salg av rabatthefter, Enjoy bonusguiden. Ettersom vi ikke lenger har inntekter fra håndball-lotteriet, så er vi nødt til å finne noe annet å selge. Vi lager et forslag der hvert lag må selge for en viss sum, og salg utover denne summen kan laget selv beholde.

Videre kommer vi til å snakke om handlingsplanen. Trenere og oppmenn deles i grupper ut fra alder på lag, og sammen går man gjennom aktuelle deler av handlingsplanen.

Sak 19-11/12: Trenersituasjonen for J94/95
Chris har tatt kontakt med Einar om at han pga arbeidssituasjonen må trekke seg som trener. Det er få jenter igjen. Thomas Næss og Chris skal løse trenerrollen og kampsituasjonen.
Jentene er veldig fornøyd med Chris som trener. De jentene som er igjen nå, vil fortsette.

Sak 20-11/12: Inngangskort til trenere og oppmenn
Forrige sesong fikk trenere og oppmenn utdelt inngangskort med rett til fri inngang + kaffe.. Dessverre har dette ikke fungert helt i tråd med det vi skulle ønske. Flere oppmenn har tatt med seg kanner og ”spandert” kaffe på flere. Ved én anledning ble det hentet 20 kopper kaffe da to lag hadde trening! Mange av dem som står i kiosken har gitt tilbakemelding om at de synes det er vanskelig å si nei når noen kommer og sier de skal ha gratis kaffe. Mange har ikke vist frem kortet heller.

Styret har derfor vedtatt følgende for sesongen 2011/2012:
Trenere og oppmenn får tildelt nytt kort for sesongen, og kortet gjelder KUN fri inngang til håndballgruppas egne arrangement.

Sak 21-11/12: Eventuelt
Husk at politiattester leveres av nye trenere og oppmenn. Skjemaer ligger i hylla på materialrommet.

Det ble etterlyst målvaktstrening til de eldste målvaktene. Målvakter fra 13 år og eldre får i løpet av sesongen delta på målvaktsseminar.

Vi i håndballgruppa må bli flinkere til å søke om midler. Styret undersøker flere muligheter.

Rolvsøy 05.09.11
Susann Halstensen
Sekretær

Torsdag 25. august 2011
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE ONSDAG 17.08.11
Til stede: Dan, Eirin, Lone, Cecilie, Ann Hege, Mona B. J, Thor Olav, Espen, Morten, Mona B, Per Ivar, Tonje, Martin, Hans Petter, Runar, Arild, Hanne, Hege, Thor, Nicoline, Cathrine, Inger Lise, Jeanette, Marianne

Alle lag bortsett fra J94/95 var representert med trener el. oppmann.

Sak 06-11/12: Gjennomgang og drøfting av treningstider
Susann presenterte forslaget, og informerte om hvilke hensyn som ble lagt til grunn for oppsettet. Det ble kun gjort 2 endringer. Det endelige oppsettet sendes ut på mail og legges ut på hjemmesiden. Vi har fortsatt noen ledige timer på Hauge skole, så lag som ønsker treningstid her, kan ta kontakt med Susann.

Sak 07-11/12: Gjennomgang av foreløpige medlemslister
Foreløpige medlemslister ble delt ut til de respektive lagene. Oppdaterte lister gis til Susann innen 1. september. Det er greit om dere bare sender endringene på mail. HBS og 2003 leverer oppdaterte lister innen høstferien. Spesielt viktig er det å få riktige lister på de yngste barna. Her opplever vi å få mangelfulle lister hvert år. Mye av forklaringen er sikkert at de yngste ikke er så stabile som de eldre spillerne, men det er allikevel viktig at de blir registrert i klubben. Uten medlemskap så er de heller ikke forsikret!  

Sak 08-11/12: Info i forhold til ny sesong

-    På årsmøtet manglet det navn på oppmenn til mange lag. Det er lovpålagt å ha 2 oppmenn pr. årslag, man kan egentlig ikke spille i serien hvis et lag ikke har oppmenn. Så dette må på plass snarest. Samtlige lag pålegges å sende navn på oppmenn(regner med at disse er allerede på plass uten at det er videreformidlet) til Susann omgående. VIKTIG!!

-    Denne sesongen ønsker vi at alle lagene nedfeller årets aktiviteter i et årshjul. Dette vil gi både lagene og styret en oversikt, og når det gjelder økonomi, så vil dette være med på å gjøre klubbens økonomi mer forutsigbar. Vi setter av tid på et trener- oppmannsmøte til å gjøre dette. Alle lag leverer så en kopi av årshjulet til styret.

-    17 lag er påmeldt i regionsserien, inkludert damelag, denne sesongen.

-    Lisenser skal betales i januar for J/G 1999. Medlemmene i denne aldersgruppen registreres på ”klubbens side”.

-    Det vil bli en økning i lisensen fra i år ettersom NHF's skrapelodd er fjernet.

-    Omberamming av kamper koster nå kr. 600,- pr. kamp. Styret ser helst at lagene IKKE omberammer kamper dersom det ikke er høyst nødvendig.

-    Klisterbruk ikke før man er 15 år.

-    Baller er kostbart, så det er viktig at alle hjelper hverandre med å få samlet inn ballene etter treninga. De yngste lagene bruker de samme ballene. Det er derfor viktig at dere gir hverandre beskjed dersom dere tar med dere baller ut fra skapet, slik at ikke et lag opplever å komme til hallen og ballene er vekk!

-    Det er mange drakter i omløp. Det er viktig at trenere/oppmenn har oversikt over hvem som har drakter. Lag gjerne et skjema hvor dere noterer hvilke spillere som har de ulike numrene. Da er det enklere å telle opp når sesongen er over. Til neste møte skal alle lag ha tellet opp antall drakter og gitt oss en tilbakemelding.

-    Thor Sandtorp er materialforvalter – ingen kan gå ned til Gaarder å ta ut tape, isposer, spray m.m uten å ha snakket med Thor først.

-    Dugnader i forhold til kiosk og arrangement ble diskutert. Kiosklister sendes ut til oppmenn

-    Hospitering til laget over er tillat.

-    Handlingsplanen blir tema på neste møte. Det forventes at alle er kjent med hovedinnholdet, samt det som gjelder spesifikk årsklasse. Det blir arbeid gruppevis med nedbryting av innhold, revidert og bearbeidet, tilpasset våre behov og ønsker/målsettinger. Spennende.

-    Skrapelodd blir borte, og vi mister våre inntekter her. Vi må derfor finne andre inntektsbringende aktiviteter. Vi har fått tilbud fra Sportplus om å selge førstehjelpssaker og fra Enjoy Bonusguiden om å selge rabatthefter. Vi kommer tilbake til denne saken på neste møte.

Sak 09-11/12: Oppnevne personer til økonomiutvalg
Espen Hovelsen, René Bjønnes, Tore Bjørnstad og Dan Christiansen har sagt seg villige til å sitte i et økonomiutvalg.

Sak 10-11/12: Møteplan
Styremøter avholdes første torsdagen i måneden.
Følgende datoer settes opp:01.09, 29.09, (i stedet for 06.10. som er høstferie), 03.11. og 01.12

Trener-oppmannsmøter avholdes tredje torsdagen i måneden.
Følgende datoer settes opp: 15.09., 20.10., 17.11. og 15.12.  

Sak 10-11/12: Eventuelt

-    Rolvsøy IF- dagen førstkommende lørdag. Invitasjon ble sendt ut til oppmenn før sommerferien. Håper alle har sendt ut til sine spillere. Dugnadsvakter ble sendt ut denne uka.

-    Det kom ønske fra trener-oppmannsgruppa om å arrangere natthåndball, venners-fest og lignende. En festkomité bestående av bl.a. Cathrine og Hans Petter ble opprettet. Disse to står fritt til å få med seg flere i gruppa.

-    Det ble diskusjon rundt saken om oppmenn skal betale medlemsavgift. Denne saken har vært drøftet flere ganger tidligere også. Vi har full forståelse for at det kan føles feil å måtte  betale for å ”gjøre en jobb” for klubben. Reglementet for alle klubber og foreninger er derimot slik at man MÅ være medlem for å ha et verv. Tidligere har håndballgruppa betalt for de som ikke har ønsket å betale selv, men med over 30 oppmenn bare i håndballgruppa så er dette en betydelig sum.  Det kom derfor forslag om at betalingen for oppmennene kan tas fra "lagkassa”. Dette forslaget diskuteres på neste styremøte.

-    Einar takket Dan og Morten for at de har stilt opp hele sommeren med trening for 98, 97, 96

Rolvsøy 20.08.11
Susann Halstensen

Torsdag 25. august 2011
REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 17.08.11
Til stede: Einar Halstensen, Arild Magnussen, Runar Arnesen, Tom Raae, Thor Sandtorp, Nicoline Haugen, Espen Hovelsen, Susann Halstensen

Ikke til stede: Ann Hege Marken

Velkommen
Einar ønsket velkommen.
Nye medlemmer i styret er Nicoline Haugen og Espen Hovelsen. Nicoline er med som styremedlem og Espen som nestleder i håndballgruppa.
Et av ønskene til styret denne sesongen er å få flere foreldre ned fra tribunen og få dem til å være aktive med i klubben. Vi har alltid behov for engasjerte voksne i klubben vår. Hvis vi kan få flere til å engasjere seg, så blir heller ikke oppgavene så store for den enkelte.

Sak 01-11/12: Sette opp møteplan for høsten 2011
Styremøter legges til 1. torsdag i måneden kl. 19.00 i Rolvsøyhallen
Trener- oppmannsmøter 3. torsdag i måneden kl. 19.00 i Rolvsøyhallen

Sak 02-11/12: Håndballgruppas økonomi
Arild redegjorde for gruppas økonomi på styremøtet.

• Håndballgruppa bør samarbeide mer i forhold til BIG og utgifter til håndballgruppas medlemmer fra 6-10 år. Utgifter vi har til HBS og de yngste må refunderes til Arild.

• NHF har vedtatt å kutte ut NHF´s skrapelodd. Det betyr at håndballgruppa ikke får noen inntekter fra dette lotteriet kommende sesong. Klubben må derfor finne andre måter å skaffe til vegne mer inntekter.

• Følgende vedtak ble fattet på styremøtet:
  Aktivitetsavgiften økes med 100,- kr for 11 og 12-åringene, og med 200,- kr for barn/ungdom fra 13 år og eldre. Nye satser blir da for sesongen 2011/12: 11 og 12 år betaler kr 1300,- pluss medlemsavgift kr 300,-, og for 13 år og eldre kr 1700,- pluss kr 300,- i medlemsavgift.

• Det settes også ned et økonomiutvalg bestående av Espen Hovelsen, René Bjønnes og Tore Bjørnstad. Det vil stilles spørsmål på trener-oppmannsmøtet om noen her også kunne tenke seg å være med i utvalget.

Sak 03-11/12: Handling hos Gaarder
Ingen trenere eller oppmenn får ta ut varer hos Gaarder uten først å ha vært i kontakt med materialforvalter Thor Sandtorp. Trenger lagene tape, isposer, sprayklister så må dere ringe Thor.

94/95 trenger nye drakter. J99 står også for tur for å få nye drakter denne sesongen.
Det er en del drakter ”i omløp”, og oppmennene får i oppgave å få samlet sammen og tellet opp det antallet de har.

Sak 04-11/12: Framdriftsplan for handlingsplanen
Handlingsplanen ble vedtatt på årsmøtet 05.05.11. Dette ble å regne som en intensjonsplan som skal bearbeides og behandles i løpet av sesongen som ligger foran. Saken luftes på trener-oppmannsmøtet, og veien videre legges derfra. Viktig at det settes av tid, og at det arbeides gruppevis med planen. Forutsetning at alle har gjort seg kjent med innholdet til neste trener-oppmannsmøte.

Sak 05-11/12: Eventuelt

Rolvsøy 20.08.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 17: april 2011
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 12. APRIL
Til stede: Hege, Rita, Thor Olav, Kristian, Espen, Mona, Trond, Per-Ivar, Hanne, Cathrine, Tom H, Jan, Hilde J, Dan, Eirin, Anne, Arild, Thor, Tom R (til stede i 20 minutter), Martin, Einar og Susann
Meldt forfall: Stine (J95), Tonje (2002), Arne, Runar (kamp med 97), Morten

Ikke representert: HBS, J2002, J95/94  

Sak 104/10-11:Godkjenne referat 
Godkjent.  

Sak 105/10-11: Info. fra leder
Tilbakemeldinger fra info-møte i regionen vedr. neste sesong:

-      Dessverre blir det ikke noe tilbud om regionsserie for J17 neste år. Dette er uheldig for oss. Men det blir gitt tilbud om Hyundai cup for J17

-      Sak vedr bruk av spillere mellom 1. lag og 2. lag ble tatt opp av flere klubber. Mange er frustrerte. Det blir dog ingen endringer i reglementet den kommende sesongen. Saken kan fremmes som forslag på tinget, med mulighet for endring fra sesongen 2012/2013.

-      Fredagsserie og flyball for 16 til 26-åringer tilbys neste sesong.

-      Håndballforbundets ting i mai (13.-15. mai) Forslag om at lotteriet forsvinner. Hva skal man gjøre for å få pengene inn? Forslag om at det legges til på lisensen. Klubbene vil også tape penger i forhold til lodd.

-      Kommer også på tinget: bl.a. størrelse på ball og bane, partneravtaler.

Tilbakemeldinger fra hovedstyremøte:

-      17. juni arrangerer BIG fest for de som jobber rundt de yngste lagene. Påmelding og innbydelse sendes ut når den er klar.

-      Klubben ønsker at håndballgruppa arrangerer skidag for de yngste neste år. Tilbakemeldinger til dette fra trener-oppmenn er at håndballgruppa også kan arrangere noe  der fotballgruppa blir invitert.

-      Grasrotandelen positiv for klubben.

Tilbakemeldinger fra leder:

-      Når det gjelder forslag til handlingsplan, så ønsket leder tilbakemelding med kommentarer til

-      handlingsplanen, men ingen har meldt noe tilbake.

-      Dommere for neste sesong. Dommerkvoten nå tilsier at vi kan melde på inntil 14 lag fra 11 år og oppover.

-      4 jenter fra J93 har vunnet både serie og Hyundai sammen med Tune. Vi gratulerer!

-      J96 har tatt sølv i Hyundai-Cup og sølv i Østlandsserien. Vi gratulerer!

-      J98 har tatt sølv i Hyundai-Cup. Gratulerer også til disse jentene. Det er flott at Rolvsøy settes på håndballkartet med slike prestasjoner!

-      G96 klarer dessverre ikke stille lag neste år. De har klart å gjennomføre serien i år med hjelp fra Fredrik Raae og Eivind Arntsen. De fortsetter å trene på mandager. Treningstiden på onsdager får damelaget.

-      Guttenes ”utstyrskasse” på materialrommet gjøres om til felleskasse for alle. Her kan kjegler, markører, overtrekk og lignende legges. Viktig å holde orden!

-      Vi har hatt ønske om å fortsette samarbeidet med Tune. Men SIL blir nå prestasjons-klubb i Sarpsborg, og Tune blir en del av dette. Dette medfører at Rolvsøy ikke kan fortsette samarbeidet med Tune, noe vi synes er leit.  

Sak 106/10-11: Info. fra kasserer

-      Ikke stor forandring fra sist. Har nå et driftsunderskudd. Må spare inn der vi kan. Hva kan vi gjøre for å få inn flere kroner til håndballgruppa? Økte treningsavgifter? Grasrotandelen? Tilstelninger a´la «Nylendefest» Reklame i hallen? Noen må jobbe med dette. Vi ønsker å sette ned en egen gruppe, men vi er ikke folk nok. Vi håper alle trenere og oppmenn kan gå ut til foreldre i lagene sine, og motivere dem til å ta verv i styret. Vi trenger flere folk, slik at jobben kan fordeles på flere! Kan noen tenke seg å ta ansvaret for et økonomiutvalg, slik at vi kan få opp ”sponsorplakater” i Rolvsøyhallen?

-      Kiosken går som den skal. Ikke like mye overskudd som tidligere. Prisene bør kanskje justeres neste sesong.

-      2001 ønsker å få tilsendt en kontooversikt fra Arild.  

Sak 107/10-11: Info. fra kioskansvarlig
Kioskansvarlig ikke til stede.

-      Stor omsetning i kiosken i helgen som var. Kari & Jørn’s hadde danseoppvisning.

-      Ny prisliste må henges opp. Prisene på bl.a. vafler stemmer ikke. Prisene på enkelte varer bør justeres. Vi selger enkelte varer for billig.  

Sak 108/10-11: Handlingsplan
Har ikke kommet inn kommentarer på denne.
Vi har ikke mye tid, og årsmøtet nærmer seg. Skal vi ha en handlingsplan, må den fremmes som sak og godkjennes på årsmøtet. Men er vi klare til å vedta en såpass omfattende plan og følge denne neste år? Nødvendig og samles og få den «under huden».  Vi er ikke der nå. Vi har ikke folk nok og tid nok til å sette oss ned og jobbe videre med dette nå. Alt i klubben er tuftet på frivillighet, og vi har ikke overskuddet akkurat nå.
Men samtidig er det tross alt bedre med en plan enn ingen plan. Bruke neste året som et «justeringsår». Bruke høsten, vinteren til å justere og prøve ut.
Forslag for neste år er også at vi kan dele opp funksjonene, slik at ikke alle trenger komme på alle møter. Fremme forslag på årsmøtet om at vi har en intensjonsplan/avtale frem til neste årsmøte.
Det er derimot ønskelig at hvert lag lager et årshjul med oversikt over aktiviteter og målsettinger for neste sesong.  

Sak 109/10-11: Neste sesong
Påmelding av lag slik det ser ut pr. dato:

J2002:  2 jentelag, øvet serie + 1 guttelag, øvet serie
J2001: 2 lag i øvet serie
J2000: 2 lag i øvet serie
J1999: 2 lag. Et i hvert nivå + Temaserie og Hyundai
G1999: 1 lag nivå 2 + Hyundai
J1998: 2 lag. Et i hvert nivå + Temaserie og Hyundai
G1998: usikkert
J1997: 2 lag. Et i hvert nivå + Hyundai  
J1996: 1 lag i 15 år nivå 1+ Hyundai
J1995: 1 lag i 16 år nivå 1?+ Hyundai
J1994: 1 lag i 18 år nivå 2
Senior damer: ikke avklart  

Sak 110/10-11:Årsberetninger til årsmøtet
Minner om at årsberetninger fra alle lag leveres innen utgangen av april.
Eirin og Anne ønsker å få tilsendt årsberetningen fra i fjor. Susann sender ut.  

Sak 111/10-11: Eventuelt

-      Spørsmål vedr. baller. Klubben kjøper baller opp t.o.m. 12 år. Etter dette må spillerne holde egne baller.

-      Er det mulig å få til en medlemskveld hos Gaarder med handling, der alle medlemmene kan komme og handle og avtalen kan komme tilbake til Rolvsøy? Einar spør hovedstyret.

-      Mange Rolvsøy-spillere var på kampen mellom FBK og Larvik. J2001 var balljenter og J98 var flaggbærere. Dette var positivt. Torsdag og lørdag er det kvalifiseringskamper. Lørdag er hjemmekamp.

-      Flott at mange stiller opp som oppmenn rundt lagene. Hva kan den enkelte bidra med? Har du noen på ditt lag som vil være med? Årsmøtet nærmer seg og vi trenger frivillige. Ta kontakt med Tom Raae. Han er leder for valgkomiteen. (tom.raae@demokraten.no )

-      Leder avsluttet med å takke for i år, da dette er det siste møtet for sesongen 2010/11. Takk til alle trenere og oppmenn for jobben som er utført og innsatsen som er nedlagt!  

Rolvsøy 16.04.11
Susann Halstensen
Sekretær  

Mandag 11. april 2011
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 07. APRIL KL. 19.15
STED: MILJØROMMET I ROLVSØYHALLEN
Til stede: Arild, Thor, Tom, Runar, Hilde og Einar
Meldt forfall: Arne, Susann

SAKSLISTE
Sak 97/10-11: Godkjenne referat
Godkjent.

Sak 98/10-11: Info. fra leder
Nytt fra Region:

-    Det blir ikke regionserie for J17 neste sesong, men Hyundai Cup for J17. Det er stor misnøye i klubbene mht. bruk av spillere mellom nivå 1 og 2. Men det blir ingen endringer i så måte for neste sesong. Reglene må tas opp på tinget. Regionen vil invitere til Fredagsserien og flyball i klassen 16 – 26 år.

Fra hovedstyremøte:

-    BIG vil arrangere sosial kveld for voksne 17.06. på klubbhuset. Info + påmelding senere.

-    BIG vil komme med en henstilling til håndballgruppa om å arrangere skidag, evnt. et annet arrangement om vinteren.

-    Uttrykt misnøye fra fotballeder at ingen håndballag er påmeldt i Bendit cup.

-    Ca. kr 80000,- i grasrotandelen så langt.

-    Det er skjerpet regler for tildeling av La-midler for neste sesong. Søknadsfrist er satt til 10.05. (Trenerkoordinator)                      

Antall dommere for neste sesong er tilfredsstillende. Vi har nok dommere til å melde på 14 lag fra 11 år. Det er betryggende. André har gjort en god jobb. Kurs for barnekampledere avvikles i dag 07.04.
Fire jenter på J93 har sammen med Tune blitt seriemestere og vunnet Hyundai cup med Tunes K4. Vi gratulerer!
J93 spiller til helgen B-sluttspill. Vi ønsker dem lykke til!
J96 spilte finale mot Tindlund i Hyundai Cup. Her ble det tap, men vi gratulerer J96 med strålende innsats og en super 2. plass!
J98 spiller finale mot Kolbotn i Hyundai Cup lørdag 09.04. Vi ønsker dem lykke til! De gjorde også en strålende innstats i Petter Wessel, slått ut i 1/8 finalen. Tapte knepent for Slitu!
G96 har hatt en periode der et evnt. samarbeid med SIL og Tindlund har vært målsettingen. Evaluering av perioden har avdekket at det ikke er grunnlag for noen satsing på et videre samarbeid da spillergruppen ble for liten. Det er dessverre ikke noe grunnlag for videre tilbud i regi av RIF for G96.
Seniordamene som trener, ønsker å delta i Fr.stad. Cup. Leder avklarer med gruppa kriterier for deltakelse som repr. for RIF.

Sak 99/10-11: Info. fra kasserer
Budsjettsituasjonen er under kontroll, men det er lite spillerom for økte utgifter. Vi trenger å øke inntektene.

Sak 100/10-11: Info. fra kioskansvarlig
Har ikke fått noen tilbakemelding fra kommunen vedr. installering av rullegitter til kiosken.
Storinnrykk til helgen ifm. Kari & Jørns dansegalla. Regner med stor omsetning denne dagen.
Lørdag 16.04. arrangeres NM i bryting i Rolvsøyhallen.
Viktig at RIF får leieinntekter når Miljørommet leies ut til eksterne brukere.

Sak 101/10-11: Planlegge årsmøtet
Viktig at årsberetningene kommer inn. Frist 30.04.  
Annonsering ifm. årsmøtet har Kurte tatt ansvaret for.
Leder er usikker om handlingsplanen kan/skal fremmes som sak på årsmøtet. Han har ikke fått en eneste tilbakemelding på planen. Usikker på hva det betyr. Handlingsplanen blir på ny tema på trener-oppmannsmøtet 12.04. Avventer tilbakemelding på møtet.
Valgkom. Har mange verv fortsatt ubesatt. Bekymringsfullt! Det jobbes videre med oppgavene!

Sak 102/10-11: Neste sesong
Avklaring mht. påmeldinger på møtet med trenere/oppmenn 12.04.
Utfordringene knyttes i hovedsak til J93, J94, J95 og J96.  

Sak 103/10-11: Eventuelt

-    Søknad om treningstider for neste sesong er sendt kommunen

-    J99 trenger nye baller, ny størrelse. Klubben fremmer prinsipielt forslag om at det kjøpes inn baller for lagene frem tom. 11 år gjennom samarbeid med BIG. Overgang til 12 år er siste klasse for innkjøp av baller i regi av klubben. Thor avtaler innkjøp av baller med J99.

Rolvsøy 07.04.11
Einar Magne Halstensen
Referent

Mandag 21. mars 2011
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 15. MARS
Til stede: Runar, Eirin, Cathrine, Jan, Hanne, Rita, Hege, Dan, Morten, Mona, Thor Olav, Madeleine, Lars, Hilde J, Tom R, Tom H, Kristian, Arild, Thor, Einar og Susann

Ikke representert: HBS, 2002 og J94

Sak 97/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 98/10-11: Info. fra leder
Info fra styremøte:

-      FBK har fattet vedtak om at de skal ha ungdomslag. Dette kan være utfordrende for de lokale klubbene, ettersom vi skal ”gi fra oss” spillere i 16-års klasser hvert år. Håndballstyret i Rolvsøy er positive til at vi har et topplag i kommunen, men det er heller måten det har blitt håndtert på som vi er skeptiske til. I desember ble det sagt på et sonemøte med ballklubben at de IKKE skulle ha ungdomsavdeling. Dette er også skrevet i referatet fra FBK. Noen uker senere blir samarbeidsklubbene innkalt til et hastemøte, hvor ingen saksliste blir sendt ut. På møtet blir det orientert om at FBK allikevel skal ha ungdomsavdeling, og at de ønsker spillere f.o.m. 16 år fra klubbene! Flere av samarbeidsklubbene visste ingenting om dette på forhånd, og ble svært overrasket over dette utspillet. Mange av de lokale klubbene er nå redde for å miste så mange ungdomsspillere etter hvert, at de ikke selv kan stille lag. Rolvsøy har opplevd dette tidligere, og har derfor ikke hatt damelag de siste årene. Utfordring for oss er at de starter å hente spillere på et tidlig nivå. Vi synes det burde vært ventet til 18-år.
I likhet med Rolvsøy, er også Skogstrand skeptiske til dette, og håndballstyret har fått henvendelse fra Skogstrand om å forfatte et skriv som sendes til ballklubben.
Rolvsøy kommer selvfølgelig ikke til å hindre noen i å gå til FBK dersom spilleren ønsker dette selv. Rolvsøy har fått henvendelse fra FBK om at de ønsker én 16-års spiller til ”prøvetrening” for kommende sesong. Foreløpig forholder vi oss til vedtakene FBK har fattet.

-      Adgangskort som trenere, oppmenn og kioskkomiteen har blitt tildelt, skal vises ved kaffehenting i Rolvsøyhallen. Vi har oppdaget at enkelte henter kaffe både til ”den ene og den andre”. På én trening ble det hentet over 20 kopper kaffe! Dette gir dårlig med inntekter i kiosken og er misbruk av kortet vi har gitt ut. Hvis noen ikke har fått kort, må dette meldes til styret snarest, så ordner vi det!

-      Kiosk og hall er åpen de tre første dagene i påskeferien. Tom tar ansvaret for kiosken 18.-20. april

Info fra hovedstyremøtet:

-      Tom Raae er valgt inn som medlem i hovedstyret.

-      20. august blir det ”Åpen dag” som i fjor. Det blir aktiviteter for alle spillerne på Rolvsøy Arena på dagtid, og Disco på klubbhuset på kvelden. Vi gjør alle trenere og oppmenn oppmerksomme på at dette er 2 dager før skolestart, og flere har ikke kommet i gang med trening. Vi ønsker derfor at dere informerer om dette allerede før sommerferien, og at invitasjon og mail sendes ut til foreldrene i god tid!

-      Østfold idrettskrets arrangerer inspirasjonsdag 26. mars på Rica hotell City. Påmeldingsfrist 18. mars. Susann sender ut mail med link til påmeldingen.

-      Neste vinter ønsker barneidrettsgruppa å arrangere skidag. Det er ønskelig at dette planlegges tidlig, slik at dagen kan arrangeres når snøen kommer!

-      Rolvsøy IF har fått bot for feil tolkning av reglementet. Vi gjør alle trenere og oppmenn f.o.m.12 år, og som stiller med 2 lag, om å være oppmerksomme på at kun tre (3) spillere kan brukes opp på 1. laget og ned på 2. laget.

-      Fredrikstad Cup blir i år et utendørs arrangement. Rolvsøyhallen vil derfor ikke brukes som spillearena, og inntektene vi tidligere har hatt i kiosken, vil bortfalle. Det er derimot muligheter for lagene å jobbe dugnad og tjene penger på å stille som mannskap/vakter på skoler der det skal være overnatting. Man kan også ha eget utsalg av snacks, drikke, baguetter, frukt og lignende på skolen der man har ansvar. Lag i klubben som ønsker denne dugnaden, kan ta kontakt med styret. Mail sendes til Susann.  

Sak 99/10-11: Info. fra kasserer

-      Arild ga oss en økonomisk ”oppdatering”.  Håndballgruppa gikk med et lite overskudd  i 2010.

-      Vi har nå opprettet avdelinger i regnskapet på de enkelte lagene. De fleste årsklassene benytter seg av dette.  Lag som ønsker varetelling, kan ta kontakt med Susann, så skal vi sende ut tilbud vedr. dette.

-      Diskusjon rundt kamparrangement når vi ikke får våre hjemmekamper i Rolvsøyhallen. Alle lagene ønsker selvfølgelig arrangementene i ”egen hall”. Da har vi muligheter for bl.a. å få mer inntekter i kiosken.  

Sak 100/10-11:Info. fra kioskansvarlig
Rullegitter er på plass.  

Sak 101/10-11:Info. fra arrangementsansvarlig

-      Fint om dere trener på klokka når dere vet at de er nye personer som skal håndtere denne. Dette gjelder spesielt de yngre lagene. Det er fortsatt flere som ikke aner hva de     skal gjøre når de skal sitte i sekretariatet.

-      Utgangsdøra har ikke alltid vært like lett å låse. Hvis dette er problem, så må låsen vris om på innsiden av døra før dere prøver på nytt.  

Sak 102/10-11:Påmeldinger til sesongen 2011/2012

-      Vi må melde på lag til seriespill innen utgangen av april.

-      De enkelte årsklassene f.o.m. J/G 2002 (9-års lag neste sesong) må ta stilling til hvor mange lag de skal melde på. Antall lag må fastsettes på neste møte som avholdes den 12. april!

-      André har sendt mail til dommerne, slik at vi får en oversikt over hvor mange dommere vi har neste sesong. For å kunne melde på mellom 15 og 17 lag, som vi vanligvis gjør, må vi stille med 10-11 dommere. Vi er derfor helt avhengige av å rekruttere dommere og barnekampveiledere hvert år. André gjør en god jobb for oss her.  

Sak 103/10-11:Utkast til handlingsplan

-      Utkastene ble delt ut. Susann sender ut vedleggene på mail, slik at den enkelte kan komme med kommentarer. Skriv kommentarene inn utkastet, og returner denne til styret.

-      Eget møte vil avholdes i forbindelse med denne saken.  

Sak 104/10-11:Årsmøte 05.05.2011 for håndballgruppa og BIG

-      Navn på oppmenn for neste sesong må sendes til tom.raae@demokraten.no innen 30. april

-      Liste ble delt ut på hvem som er på valg.

-      Årsberetninger må sendes til Susann innen 30. april. Hvis dere ønsker kopi av fjorårets beretning, så kan dere få den oversendt ved å ta kontakt med undertegnede.

-      Saker til årsmøtet kan meldes inn. 

-      Annonse settes i avisa.  

Sak 105/10-11:Eventuelt

-      Hilde J, oppmann J93, kom med spørsmål om hvorfor ingen i håndballstyret hadde kommentert mailen som hun sendte ut etter forrige trener- oppmannsmøte. Hun lurte også på hvorfor saken ikke var blitt styrebehandlet på siste styremøte.
Årsaken til at mailen verken har blitt kommentert eller styrebehandlet er fordi mailen var rettet til hovedleder i klubben, og ikke til håndballstyret. Styret i håndballgruppa fikk tilsendt kopi.

-      Hilde J. lurte også på hvorfor jentene på 93 fikk så kort frist for å stille på spillermøtet. Sportsutvalget i styret kunne fortelle at beskjed var blitt gitt over en uke i forveien, men at styret ikke kan ta ansvar for om alle spillerne får beskjed til riktig tid. 3 spillere møtte ikke på spillermøtet.

-      Einar og Tom har hatt spillermøter med J96, J95, J94 og J93.

Trenere/oppmenn f.o.m. 96 til 93 fortsatte møtet med medlemmer i styret for å avklare usikre forhold vedr. neste sesong. 

Neste styremøte avholdes den 5. april.
Neste trener- oppmannsmøte avholdes den 12. april. Møtet forskyves én uke p.g.a påskeferien

Rolvsøy 19.03.11
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 7. mars 2011
REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 1. MARS 
Til stede: Einar, Arild, Thor, Tom, Runar, Arne, Hilde (30 min.) og Susann
Ikke til stede: Arild

Sak 90/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent.  

Sak 91/10-11: Info. fra leder

-    Tom og Einar har vært på sonemøte og informerte om dette. Nytt møte skal avholdes hvor FBK skal komme med mer konkrete opplysninger.

-    Fredrikstad kommune skal sende et 96-lag til Aalborg-lekene. Rolvsøy IF ønsker at det blir med minst én kvinnelig leder.

-    Einar leste opp referatet fra møte med trenerne for J93, J94/95 og J96.

-    Einar har vært på møte vedr. gutter 96, og samarbeid mellom Rolvsøy, Sarpsborg og Tindlund. Vi er villige til å strekke oss for å gi guttene et tilbud, men ikke for enhver pris.Skal vi gå inn i et økonomisk og forpliktende samarbeid, så må guttene og foreldrene være interessert i det. Vi skal ha en skisse på plass og dette skal både styret, foreldre og spillere godkjenne. Hva sier guttene selv?

-    Jørn Willy har sagt at han vil fortsatt dømme for Rolvsøy IF neste år. Han ønsker å ta dommer-observatør kurs.

-    Oppsal har egne inngangsbilletter med sponsorer på. På baksiden av billetten har de klubbnummer for Grasrotandelen. God idé som det kanskje er mulig å diskutere.

-    Det jobbes med å få på plass en handlingsplan som kan vedtas opp på årsmøtet. Vi prøver å få sendt den ut innen neste trener- oppmannsmøte.  

Sak 91/10-11: Info. fra kasserer

-    Ikke til stede.  

Sak 93/10-11: Info. fra kioskansvarlig

-    Kiosken holdes åpen mandag-onsdag i påskeuka. Guttene har kioskvaktene.

-    Oppmenn og trenere må huske å vise kort når de skal ha kaffe i kiosken. Kioskvaktene kan ikke «bare dele ut» kaffe til de som kommer og sier de skal ha. Inngangskort må vises!  

Sak 94/10-11: Info. fra arrangementsansvarlig

-    Ny arrangementsliste sendes ut.  

Sak 95/10-11: Planer for våren - framdriftsplan

-    Dommerkontakt kontaktes vedr neste sesong.

-    Lag skal meldes på i serien. Hvor mange lag? Susann sender mail til trenere og oppmenn.

-    Trenere neste sesong. Sportsutvalget snakker med de som er trenere inneværende sesong.

-    Årsmøte for håndballgruppa og barneidrettsgruppa avholdes torsdag 5. mai kl. 19.00 i kafeteriaen i Rolvsøyhallen.

-    Årsberetninger må sendes til Susann innen 30. april.

-    Tom og Einar avholder spillemøter med jentene på 93, 94, 95 og 96.  

Sak 96/10-11: Eventuelt

-    Spørsmål vedr. sponsor på alle Rolvsøy sine drakter. Vi er åpne for det, men saken bringes videre til interessent mht. avtale og hvilke summer vi snakker om her.  

Rolvsøy 05.03.11
Susann Halstensen
Sekretær

Torsdag 17. februar 2011
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE  TIRSDAG 15. FEBRUAR 
Til stede: Einar, Runar, Tom R, Hilde J, Rita, Mona B.J., Thor Olav, Mona E, Jan, Espen, Lars, Morten, Per Ivar, Mona B, Hans Petter, Kristian, Dan, Madeleine

Meldt forfall: Arild, Eirin, Hilde R, Tonje, Tom H, Hanne, Anne, Rune, Thor  

Sak 83/10-11:   Godkjenne referat 
Godkjent med følgende tilføyninger under sak 71/10-11:
Jentene på 93 ønsker å fortsette i Rolvsøy dersom det blir lag i 18 år - nivå 2 og samtidig videre samarbeid med Tune. Hvis det mot formodning IKKE blir 18b trodde oppmann at flere ville velge å gå til Tune. Hvis Rolvsøy i tillegg stiller med damelag, så kan det godt hende at J93 fortsetter på damelaget til Tune.  

Sak 84/10-11: Info. fra leder

-    Leder innledet med å si at det er fint å ha trener- oppmannsmøter, for der kan vi ta opp ting som berører de enkelte lag.

-    Einar har vært på møte med G96. Skal være møte med Tindlund og SIL torsdag denne uka. Prøver å få til et samarbeid.

-    Baller er kjøpt inn til de yngste. Viktig at alle har orden på ballene. Merk ballene med Rolvsøy IF.  

-    Det er dannet en damegruppe som har begynt å trene. De trener to ganger pr. uke i første omgang.

-    Møte vedr. ny handlingsplan i morgen, onsdag. Gruppa som ble satt ned på forrige møte stiller her. Etter at gruppa har arbeidet med planen, så sendes denne ut til alle trenere og oppmenn.  

Tilbakemelding fra hovedstyremøte:

-    Åpen dag for Rolvsøy IF til høsten, a lá dagen vi hadde i forbindelse med jubileumet. Håndballgruppa skal foreslå en dato. Hva med 20. august?

-    Bend-IT cup i fotball for de yngste. Rolvsøy IF arrangerer i Østfoldhallen.  Lagene fra 8-11 år oppfordres til å være med. Ta kontakt med fotballgruppa.

-    Erik Günther har trukket seg som leder for barneidrettsgruppa. Espen Gundersen fungerer som leder inntil videre

-    Medlemskort til alle medlemmer vurderes. Det er fint om våre medlemmer kan ha et ”medlemskort” de kan vise ved f.eks handling hos Gaarder.  

Sak 85/10-11: Info. fra kioskansvarlig
Ingen saker.  

Sak 86/10-11: Info. fra arrangementsansvarlig
Når kamper arrangeres på hverdager, så må man huske på å levere inn rapporter og kasse til Runar. Om det er kioskvakter eller arrangementsansvarlig som går sist ut av hallen i helgene, så må man låse hallen og slukke lys når man går.  

Sak 87/10-11: Informasjon vedr. ny handlingsplan
Intensjonen er å få nedfelt en langsiktig plan i håndballgruppa i klubben.
Dette er viktig både for de som skal stille som trenere, for spillere og for de enkelte lag. Handlingsplan og målsettinger må være nedfelt. Vi må prøve å gå den samme veien sammen. Dan har laget et godt grunnlag. Viktig å ha med en økonomidel også.  

Sak 88/10-11:   Neste sesong 
Eget vedlegg vedr. målsettinger ble delt ut. Dette er laget på bakgrunn av to møter hvor trenere og/eller oppmenn fra J93, J94, J95 og J96 har vært til stede. Etter å ha snakket sammen har man prøvd å samle «tankene» og kommet frem til dette forslaget. Forslaget ble vedtatt i styremøtet den 1. februar. Endelige bestemmelser må være gjort innen 30. mars. Det har ikke vært møte med de ulike spillergruppene. De eldste må involveres. Spesielt er det utfordringer rundt J93. Her er det ulike meninger i forhold til hva vi gjør neste sesong. Jentene ønsker å fortsette som nå, med samarbeid med Tune, mens klubben ønsker å ha eget 18-års lag, slik at vi har noe å bygge videre på. Hvis klubben selv skal ha eget 18-års lag, så kan vi ikke samtidig samarbeide med Tune i samme årsklasse.  

Sak 89/10-11: Eventuelt

-    Valgkomiteen skal ha møte. Det skal velges materialforvalter, styremedlemmer og kioskansvarlig pluss leder. I tillegg skal oppmenn velges hvert år. Alle må snakke med oppmennene på laget. Det må gis tilbakemelding om hvem som fortsetter. Tilbakemelding til Ine Høiden, Arne Haugen eller Tom Raae. Styret gjør alle oppmenn oppmerksomme på at de påtar seg verv for ett år av gangen, og man må da bestrebe seg på å sitte hele året. Har man sagt JA til et verv, så kan man ikke uten grunn bare trekke seg midt i sesongen. Hvis så skjer, så må man finne en stedfortreder for resten av sesongen.

-    Spørsmål i forhold til hva som skjer med fredagstrening til G96. Avtale med FRID. Har blitt en endring fordi de har vanskelig for å stille lag. Nybegynnertilbud kan drøftes med G98/99.

-    Vanlige treningstider i uke 8. De som ikke skal trene i Rolvsøyhallen i uke 8 gir beskjed til Susann på mail. De som ønsker mer treningstid denne uka kan gi beskjed.

-    Hører dere om noen som ønsker å trene lag kan dere ta kontakt med styret. Vi er åpne for å rekruttere nye trenere. Dersom det er ønskelig med skolering innenfor dette så er vi positive.

-    Spørsmål vedr. sponsor på alle Rolvsøy sine drakter. Vi tar med saken til neste styremøte.                        

Neste trener- oppmannsmøte avholdes 3. tirsdag i mars. Dato: 15.03.    

Rolvsøy 16.02.11
Susann Halstensen
Sekretær

Onsdag 2. februar 2011
REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 1. FEBRUAR
Til stede: Einar, Tom, Runar, Arne, Thor og Susann
Meldt forfall: Arild                
Ikke til stede: Hilde  

Sak 74/10-11:   Godkjenne referat 
Godkjent  

Sak 75/10.11: Info fra leder

-    Gratulerer med godt gjennomført Hyundai runde den 26.1. Leder ønsker J98 og J96 lykke til med semifinaler.

-    På forrige trener- oppmannsmøte ble det ytret ønske om å melde på et damelag neste sesong. Styret ville da at det skulle tas kontakt med aktuelle spillere, slik at vi kunne få en liste med navn. Liste med damenavn er kommet inn. De vil få treningstid på Haugeåsen på torsdager kl. 18.30-19.00 og på Hauge skole på tirsdager kl. 19.00-21.00

-    Tom og Einar har vært på kurs vedr. søknader om midler.

-    Ekstraordinært sonemøte førstkommende torsdag. Arne og Tom møter. Einar skal på web-kurs samtidig.

-    De yngste trenger flere baller. Einar spør om BIG kan betale disse. Liste sendes til Thor.  

Sak 76/10.11: Info fra kasserer
Kasserer ikke til stede. Mail med regnskap og budsjett er sendt ut.  

Sak 77/10.11: Info fra kioskansvarlig
Purrer opp rullegardinmontør... 
Ellers ingen saker.  

Sak 78/10.11: Info fra arrangementsansvarlig
Flere bør sette seg inn i og gjøre seg kjent med klokka. Når lagene skal sitte i sekretariatet bør de som skal sitte der være forberedt. De som har vaktene nå er flinke til å komme tidlig.  

Sak 79/10-11: Ny handlingsplan
Dan Christiansen (oppmann 96) har laget et utkast til handlingsplan som en gruppe skal redigere og ferdigstille, slik at den kan legges frem for styret. Deretter legges den frem for trenere og oppmenn, før den endelig godkjennes på årsmøtet. Gruppas medlemmer er Dan, Einar, Morten Børresen (trener 97) og Nikoline (spiller 94).  

Sak 80/10-11:   Fremdrift neste sesong 
Møte med trenere og oppmenn for 14-17 år neste uke. Leder, nestleder og sekretær møter torsdag 10.02. kl. 20.00 Egen innkalling sendes ut.  

Sak 81/10-11: Målsettinger neste sesong
Einar hadde laget et forslag til målsettinger for neste sesong på bakgrunn av tilbakemeldinger fra trenere og oppmenn. Forslaget ble gjennomgått og justert og er styrets målsettinger.  

Sak 82/10-11: Eventuelt

-    Byprosjektet: Info fra Arne: Få jenter igjen fra J94 og 95. De ønsker ikke å fortsette med byprosjektstreningen denne sesongen.

-    Politiattester må leveres fra de som ikke har levert. Påminnelse på neste møte.                                               

Rolvsøy 01.02.11
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 23. januar 2011
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 18. JANUAR
Til stede: Einar, Espen, Thor, Cathrine, Dan, Eirin, Kristian, Thor Olav, Jan, Hans Petter, Örjan, Rita, Hege Klingen, Hilde T.J.
Meldt forfall: Hilde, Per Ivar, Hanne, Arne, Runar, Tom H

Øvrige trenere og oppmenn ikke møtt!

Sak 66/10-11:   Godkjenne referat

Godkjent  

Sak 67/10-11: Info fra leder

-      Minner igjen om at de som forlater hallen sist, må påse at utgangsdøra er låst.

-      I helgene da det er mange kamper, kan alle garderober åpnes. På ukedager er 2 garderober låst. Nøkkel til garderobene henger i kiosken.

-      I helgene bør tavle med fordeling av garderober brukes. De som er første arrangør om morgenen, kan fordele garderobene. De som er første arrangør, kan gi beskjed til de som er i kiosken om hva som skal skrives på tavla. White-board-penn ligger i kiosken.

-      Det ble stilt spørsmål vedr. hallverter. Seniorgruppa har takket nei til denne oppgaven. Inntil videre ble vi enige om at lagene selv møter motstanderne og ønsker velkommen.

-      Husk å sende mail til Susann om dere ikke bruker treningstiden.

-      Web-kurs. Er det noen som er interessert? Gi beskjed. Thor Olav er flink til å legge ut på hjemmesiden. Fint om flere lag bruker muligheten og legger ut nyheter om lagene sine. Det dere ønsker å publisere, sendes til hjemmeside@rolvsoyif.no

-      Kalender til reservasjon for miljørommet ligger i kiosken. Husk å reservere rommet i god tid om du trenger det til noe spesielt. Forslag om å legge ut oversikt over rommet på nettet. Vi tenker over hvordan vi gjør det.

-      Livredningskurs arrangeres den 26.1. Påmelding den 24.1. Interesserte bes ta kontakt med styret.  

Sak 68/10-11: Info fra kasserer
Kasserer ikke til stede.

-      Leder kunne informere om at det fortsatt er noen som ikke har betalt medlemsavgift. Oppmenn får navnene og kan gi beskjed til dem det gjelder.  

Sak 69/10-11: Info fra kioskansvarlig
Kioskansvarlig ikke til stede.

-      Rullegitter er kommet, og monteres i nærmeste fremtid.

-      Kari og Jørns danseloft skal ha arrangement i hallen. Her trenger man sette opp mange på vakt. NB! Datoen er endret fra første oppsett, er lagt til 8. og 9. april.  

Sak 70/10-11: Info fra arrangementsansvarlig
Arrangementsansvarlig ikke til stede.

-      Nye arrangementslister er sendt ut til de det gjelder.  

Sak 71/10-11: Tilbakemeldinger fra lagene

HBS:    Fungerer fint. Deltar på cupene i Kvernhushallen og Loppetassen. Mange gode tilbakemeldinger.

J02:      Ikke møtt

J01:      Ikke til stede på møtet, men trener hadde telefonsamtale med Susann i forkant; Trener ga beskjed om at J02 ønsker å delta i Olavs Cup. De lurte på om flere av Rolvsøylagene skulle delta her. De vurderte også å bli med i Fredrikstad Cup. Saken skal diskuteres i gruppen.

J00:      16 jenter med god utvikling. 2 lag. Var med i Romjulsturneringen. Fin turnering. Vurderer Olavs Cup som avslutningsturnering denne våren. Ønsker å delta i Håndballcupen Ski i august. Håper flere lag kan vurdere det samme, slik at vi kan    reise sammen og være sosiale sammen. Flere av lagene har vært med før, og vi har kun positive erfaringer med denne cupen. Veldig godt organisert, og flott skole som benyttes til overnatting.  

J99:      17 jenter og 2 lag. Låner spillere av J2000 dersom kampene kolliderer for lagene. Positiv utvikling. Mange kamper. Spiller 3 omganger i hver kamp. Trening 2 x pr. uke. Hadde mange kamper i Romjulsturneringen. Mange lag i 99 klassen.

G99:     14 gutter. Stabile. Tviholder på 2 lag ut sesongen. Mye spilletid. Noen spiller i tillegg    på G98. Ett lag i romjulsturneringen. Hadde det gøy. Ønsker å være med i Fredrikstad Cup.

J98:      2 lag. 16 jenter. Veldig treningsvillige. Flinke til å møte. 1. laget var ubeseiret i   høstsesongen og kvalifiserte seg til A-sluttspill.  2. laget er på det jamne. Rullerer 2-3 spillere, slik at alle får prøve seg på 1. laget. Skal være med i Rødspætte Cup i Danmark i påsken, og skal til Petter Wessel i Larvik i april. Har spilt seg frem til kvartfinale i Hyundai Cup. Kampen spilles onsdag 26.1. Oppfordrer alle lagene i Rolvsøy til å komme og se.

G98:     6 gutter. Låner spillere av G99. God innsats. Sammensatt god guttegjeng. Har i likhet   med J98 spilt seg frem til kvartfinale i Hyundai Cup. Kampen spilles 26.01 kl. 18.00

J97:      Ikke møtt.

J96:      ”Vi er i rute”. 12 jenter. Ikke så mange å «ta av». Grunntrening er alfa og omega for       laget. Har bare én målvakt. Låner spillere fra J98. Spiller både i Østlandsserien og Regionsserien, A-sluttspill. Skal også spille kvartfinale i Hyundai den 26.01. i Rolvsøyhallen. Skal til Rødspætte Cup i påsken sammen med J98 og J97. Skal spille i Petter Wessel Cup i februar. Flere av jentene er med i SPU. I tillegg er mange av jentene med i byprosjektet.
Laget tenker mye på hva som skal skje fremover. Noen av jentene er ønsket fra andre klubber, men det er viktig at vi da kan gi dem et så godt tilbud som mulig i Rolvsøy. Viktig at vi er tidlig ute med tanker.
Flere av jentene er positive til barnekamplederkurs, men det må vurderes hvor mye de kan få til.

G96:     Vet ikke fra uke til uke om vi har lag. Guttene er litt oppgitte. Styret har ordnet en foreløpig løsning, der Fredrik trener laget én dag og Eivind de andre dagene. Guttene trenger mer struktur, spesielt med tanke på neste sesong. Håper på en trener som er stabil og kan stille på kamper. Vurderer klubbsamarbeid neste sesong. Flere av de lokale guttelagene sliter også.

J95/94: Ikke møtt

J93:      7 jenter. Mange av jentene er veldig fornøyde med samarbeidet med Tune. Interesserte i å trene. Jentene har ikke så store ambisjoner. For dem er gleden viktigere enn satsningen. Tune er veldig gode på det sosiale. Flere av jentene er spente på hva som vil skje neste sesong. Hvis Rolvsøy melder på i 18 år nivå 2, så vil nok flere melde overgang til Tune, men det er ikke usannsynlig at noen få går tilbake til Rolvsøy. Det er få jenter fra Tune som trener i Rolvsøyhallen på torsdager.

            Noen damer har snakket sammen og har lyst til å stille damelag. Cathrine og Hege tar ansvaret for å få ned navn på ei liste over hvem som kan være med. Hvis det skal meldes på et damelag neste sesong, så må disse damene forplikte seg til å spille hele sesongen. Vi kan ikke risikere å måtte trekke laget etter bare noen kamper, slik vi har måttet gjort tidligere. Saken diskuteres på neste styremøte.

Sak 72/10-11:   Kvartfinaler i Hyundai Cup 26. januar
J96, J98 og G98 spiller kvartfinale i Hyundai Cup i Rolvsøyhallen onsdag den 26. januar. Oppfordrer alle de andre lagene til å komme og se. Susann sender ut invitasjon til alle trenere/oppmenn. Disse må sende mail til alle sine spillere.
Einar kontakter Hyundai og spør om de kan stille med folk og eventuelt noen ”sponsoreffekter”.

Sak 73/10-11: Eventuelt
Langsiktig plan må nedfelles. Kontinuitet i hele organisasjonen.
Hente inn eksterne trenere til håndballen. Einar tar med innspill til sonemøte og hovedstyrmøtet.  

Materialforvalter: Vi kan ta ut utstyr i Gaarder. De som har spesielle ønsker kan melde inn. J99 begynner med ny ballstørrelse og må ha nye baller. J2001 trenger også baller. 
Ønskelig å bestille felles utstyr, slik at ikke alle lagene ”sitter på” hvert sitt. Utfordringen er å legge alt felles utstyr tilbake på plass etter bruk, slik at ikke store investeringer ”går tapt”. Det jobbes videre med saken på styremøtet.            

Rolvsøy 21.01.11
Susann Halstensen
Sekretær

Lørdag 15. januar 2011
REFERAT FRA STYREMØTE, TIRSDAG 11. JANUAR
Til stede: Einar, Tom, Arild, Runar og Susann
Meldt forfall: Arne, Thor, Hilde

Sak 56/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 57/10.11: Info fra leder

-      Kioskvakter og de som har siste vakt el. trening på kvelden må ikke forlate hallen uten at hallen er låst. - Vi må være veldig nøye med dette. Det er vårt ansvar!

-      Ekstra nøkler til garderober henger i kiosken. Einar har nøkler til dommergarderobe.

-      André har skrevet ny kontrakt som dommer for Rolvsøy.

-      Fredrik Raae og Eivind Arntzen har skrevet trenerkontrakt. De trener G96.

-      Nybegynnertilbudet for gutter på fredager på Glemmen VGS fortsetter inntil videre.

-      Treninger som utgår må det gis beskjed om til sekretær, slik at vi kan få sendt ut forespørsel om andre lag i klubben vil ha denne tiden.

-      Tilbakemelding fra Kurte vedr. avisoppslag.  

Tilbakemeldinger fra hovedstyremøte:

-      Hovedårsmøte på klubbhuset den 17.02. kl. 18.30

-      Arbeid vedr. klubbutvikling: Nærmest i tid - møte med Liv Aasen vedr. samarbeid med Rolvsøy Turn, samarbeid med Nylende, drifte Rolvsøyhallen? Hovedstyret møte med Tom Hermansen.

-      Kurs vedr. «Søknader om tilskudd», mandag 24.01. kl. 18.00-21.00. Einar, Tom og Arild deltar.

-      Kurs om Web-sider torsdag 03.02. kl. 18.00-21.00. Interesserte bes ta kontakt med styret.

-      Budsjettforslag fra hovedkasserer. Einar og Arild ser på dette.  

Sak 58/10.11: Info fra kasserer

-      Arild gjennomgikk kontooversikter p.d.

-      Diskusjon rundt honorarer.

-      Arild lager et forslag til budsjett og sender ut til styret. Arild har møte sammen med hovedkasserer i forkant av årsmøtet.  

Sak 59/10.11: Info fra kioskansvarlig

-      Gitteret har kommet. Blir satt opp i nærmeste framtid.

-      Noen endringer er blitt gjort på kioskvaktlista. Nye lister har blitt sendt ut.

-      Kari og Jørns danseloft har leid hallen den 8. og 9. april. Ett av lagene får dette i tillegg, mulig at J10 tar ”oppdraget”. De hadde ansvaret også i fjor, og fikk gode tilbakemeldinger.

-      Dersom utstyr ikke fungerer i kiosken eks. vaffeljern, så må det gis beskjed til kioskansvarlig med én gang. Dette kan enkelt kjøpes inn umiddelbart.

-      Utleie av miljørommet skal skrives i boka som ligger i kiosken! Lista på veggen utenfor miljørommet er tatt ned, og skal ikke brukes.  

Sak 60/10.11: Info fra arrangementsansvarlig               
Runar har satt opp vaktene 30 minutter før arrangementet starter. Viktig at de som skal sitte i inngang og sekretariat er på plass i god tid før kampstart.  

Sak 61/10-11: Målsettinger – diskuteres ut fra trenernes tilbakemeldinger på                                     drøftingsmøtet i desember

-      Utfordringer rundt våre eldste jenter neste år. Trenere og oppmenn på J93, J94, J95 og J96 innkalles til møte i god tid før seriepåmelding.

-      Einar lager et oppsett til neste møte, ut fra det de ulike lagene har gitt tilbakemelding på.  

Sak 62/10-11:   Evaluering av romjulsturnering
Vellykket arrangement. 38 kamper ble spilt. 21 lag. Lag fra 9 klubber i vårt distrikt. Mange positive tilbakemeldinger fra de andre klubbene om at det er fint med arrangement som ikke går over hele dagen, men er komprimert til noen få timer.

Kritikkverdige forhold i hallen. Kun 12,8 grader da første kamp på mandag ble blåst i gang. Kommunen må få tilbakemelding vedr. dette. Einar tar kontakt.  

Ellers takker vi alle som bidro med dugnadsarbeid for at det hele kunne avvikles på en vellykket måte. En spesiell takk til Jørn Willy som stilte som speaker alle dager, og til jentene som deltok som dommere og barnekampveiledere.   

Sak 63/10-11: Opprette et økonomiutvalg
Saken utsettes til neste møte.  

Sak 64/10-11: Sette opp terminliste for vårens møter
Nestleder har ikke mulighet til å stille på møter den 2. og 4. tirsdagen i måneden. Det ble derfor gjort følgende endringer: Styremøtene flyttes fra 2. til 1. tirsdagen i måneden.
Trener- oppmannsmøter flyttes fra 4. til 3. tirsdagen i måneden.
Møtene avholdes på miljørommet kl. 19.00.

Neste trener- oppmannsmøte avholdes tirsdag 18.01.2011 kl. 19.00  

Sak 65/10-11: Eventuelt
Espen Hovelsen søker om å få dekket utgifter til Trener II.
Vedtak: søknad godkjennes.                 

Susann kontakter regionen vedr. hvor mange som var på temaseriekurs den  04.11, og hvor mye vi kan fakturere til Region Øst for dette.

Rolvsøy 13.01.11
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 29. november 2011
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 23.11.10
Til stede: Einar Halstensen, Susann Halstensen, Arild Magnussen, Jan Joachimiak, Cathrine Andreassen, Thor Olav Fjellheim, Eirin Røhne, Dan Christiansen, Morten Børresen, Runar Arnesen, Lars Hauge, Espen Hovelsen, Mona Brandstorp, Madeleine Strandin, Eva Haugen, Hege Nilsen, Tom Hansen, Eivind Arntzen og Kristian Harstad

Meldt forfall: Thor Sandtorp, Tonje Appelgren og Hilde Ruud

Sak 46/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 47/10-11: Lagene informerer om sesongen så langt

HBS      Trener/oppmann ikke møtt.

J2002   Trenere/oppmenn ikke møtt. Tonje meldt forfall.

J2001   Fungerer fint. 15 jenter. Mange flinke jenter. «Godt materiale». Gøy å være med. Rullerer spillere, og dette fungerer godt.

J2000    2 lag. 16 jenter. Flinke jenter. Har spilt mange gode kamper. Alle får mye spilletid. Det er 4 oppmenn rundt laget, men oppmennene må ha møte for å bli enige om hvem som møter på kamper/treninger. Skal jobbe med dette videre. Viktig å huske at oppmennene har et verv for hele laget!

J99       2 lag. 16-17 jenter. Spiller 3 omganger i år. Noen hospiterer til J98. Håper å beholde to lag neste år. Bra oppmøte.

G99      Variabel spillestall. Pr. i dag 14 spillere. Stiller to lag. Håper å beholde to lag. Guttene får mye spilletid. Samarbeider med G98. Trenere og oppmenn ønsker felles møter. Jobber med å få til dette. Viktig å være enige og stå for felles avgjørelser.

J98       16 jenter. Har fått én spiller fra Tindlund og ei ny jente som ikke har spilt håndball før. 2 lag. Flinke oppmenn. 1. laget er ubeseiret i serien, og klare for A-sluttspill etter jul. Jentene er også klare for 8-dels finale i Hyundai Cup. I tillegg spiller jentene i Temaserien i år. Veldig fornøyde med at vi kan ha to lag. Da kan alle spiller kamper tilpasset sitt nivå, og jentene får masse spilletid.

G98      6 gutter. Vunnet 3 kamper, tapt to. Artig gjeng. Jan var rundt på skoler og fikk to nye spillere etter dette. Forskjellig kultur rundt på skolene. På enkelte skoler er det «ikke kult nok» å spille håndball. Dette er synd, for håndball er en tøff sport for tøffe gutter. Utfordringen i forhold til kampene er dommerne (sier Jan som er dommer selv). Mange gutter i denne alderen spiller stygt, og dommerne tør ikke blåse. Vi som trenere må ta tak.

J97       2 lag. Ujamne prestasjoner for 2. laget. Bedre og bedre prestasjoner med 1. laget. Godt miljø i laget. Moren til en av spillerne har jobbet med motivasjon.

J96       14 jenter nå. Fått en ny spiller fra Torp. Vunnet alle kampene i serien. Leder Østlandsserien. Er klare for 8-dels finale i Hyundai. Vanskelig med bare ett lag og prestasjoner. Det skal være rom for alle, samtidig som laget er på et meget høyt nivå. Laget skal jobbe videre med målsetninger. Ny trener, Kristian, er vi veldig fornøyd med.

G96      Utfordringer i forhold til at vi mistet treneren for noen uker siden. 12 gutter i stallen. 4 er langtidsskadet. Styret har jobbet med nye trenerkrefter. Ikke lett midt i en sesong. Fullt fremmøte på trening, selv de som er skadet kommer på trening.

J94/95 Trenere/oppmenn ikke møtt. Foreldre som var til stede på møtet kunne fortelle at det nå er 17-18 jenter på 16-års laget. Ustabile resultater. Prøver å få til en treningsleir i Danmark.

J93       Trener meldt forfall. Oppmenn ikke møtt. Melding på SMS fra Hilde: Samarbeidet med Tune går veldig fint. Både jenter, trenere og oppmenn er veldig fornøyde.

Sak 48/10-11:   Info fra leder

-      Oppmenn går gjennom listene sine og noterer ned hvem som skal ha søskenmoderasjon. Pengene returneres til de som har søsken. Hvert lag sender beskjed til kasserer. Kontonummer med hvem som skal ha returnert penger legges ved.

-      Treningsdresser/hettegensere er kommet, men ikke ferdig trykt.

-      Kort/nøkler/vaktmestertjenester: Flere har opplevd at døren ikke alltid vil låse seg. Det er ønskelig at vi får nøkler til dommergarderobe. Einar undersøker saken.

-      Dugnader/arrangement går bra. Viktig at vi stiller på alle vakter.  Viktig at de som har første vakt, kommer kl. 09.30 når første kamp begynner kl. 10.00. Dette gjelder både kiosk og arrangement.

Sak 49/10-11: Info fra kasserer

-      Arild gikk gjennom økonomisk status. 2 lag har betalt inn for loddene. Fristen går ut i dag. Alle lag må sette inn pengene på følgende kontonummer: 1145.10.82010

-      Viktig å få vervet flere til Grasrotandelen. Dette gir gode inntekter til Rolvsøy IF.

-      Sparing til lagene på egen konto: Det kan opprettes en avdeling for hvert lag under driftskontoen. Oppmannsmøte vedr dette opplegget

Sak 50/10-11:   Info fra kioskansvarlig

-      Tom ikke til stede, men Einar kunne opplyse om at varer er bestilt.

-      Rullegardin er bestilt til kiosken.

Sak 51/10-11: Neste sesong: Målsetninger og trenere

-      Dan presenterte «målsetningsopplegg» for J96. Å sette mål må være en prosess.  Hvilke ambisjoner har klubben?
Fint innlegg/opplegg fra Dan. Dette kan tilpasses andre grupper i klubben.

-      RIF er inne i en fase der mye arbeid er knyttet til organisering og roller/funksjoner for å få på plass selve organisasjonen. Dette tar tid, og i denne prosessen har arbeidet med målformuleringer og ambisjonsavklaringer blitt skjøvet på. Men nå er vi klare til å ta fatt på denne prosessen. Styret ønsker å innkalle trenere til et møte hvor dette diskuteres, og styret tar med dette videre i utformingen av målsettinger, både når det gjelder langsiktige mål, men også mål for de enkelte lagene for neste sesong.

-      RIF har en handlingsplan, ”Den gul-røde tråd” som ble utarbeidet i 2004. Den er helt OK, men vi må ta den frem og la den få en funksjon. Dilemmaet er at få har eierforhold til planen. Den sier noe om hva spillerne skal mestre på de ulike alderstrinnene.
Styret kommer tilbake til dette.  

Sak 52/10-11: Romjulsturneringen

-      Som vanlig er responsen på denne tiden lav, har vært det de siste årene. Men vi regner med at det kommer en del påmeldinger nå i nær fremtid.

-      RIFs egne lag som var representert på møtet stiller som følger: J01 1 lag, J00 2 lag, J99 2 lag, J98 1 lag, G99 2 lag, G98.

-      Mer info og kampoppsett sendes lagene når det er klart! Drøyer så lenge som mulig for å få med flest mulig lag.

Sak 52/10-11:   Eventuelt

-      Ett av lagene ønsker å supplere med flere hettegensere. En viss frustrasjon knyttet til dette, da Gaarder ikke kan levere før til våren. Saken følges opp av leder.                                                                  

Rolvsøy 28.11.10
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 14. november 2010
REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 09.11.10
Til stede: Arne, Tom, Runar, Thor, Hilde, Arild, Einar Magne.
Forfall: Susann

Sak 37/10-11:   Godkjenne referat
Referatet godkjent.  

Sak 38/10-11:   Info fra leder

-    Fra trener- oppmannsmøte tirsdag 26.10. 18.00 – 20.00.

o   Samlingen ble benyttet til førstehjelpskurs. Jan Joachimiak var kursansvarlig, og gjennomførte et praktisk og teoretisk kurs med relevans til håndballskader. Vi takker Jan for sitt engasjement og for et godt gjennomført kurs!

o   Samme kveld tok vi opp bestillinger på treningsdresser, hettegensere og T-skjorter for oppmenn og trenere. Bestillingen er ekspedert, og levering skjer i nær fremtid.  

-    Fra hovedstyremøte 08.11.10:

o   RIF var representert med 8 personer på Inspirasjonsdagen som Østfold idrettskrets arrangerte 30.10. Det var en givende kursdag.

o   Grasrotandelen nærmer seg kr 209000,-  ca. 445 faste spillere

o   Årsmøte i fotballgruppa 18.11. kl.19.00

o   Nye rutiner for utleie av klubbhuset: ved leie i helger, sjekkes hjemmesiden om det er ledig, så kontaktes Nina Lågeide, som igjen gir webansvarlig beskjed og oppdaterer kalender. Leie på ukedager tas direkte med Thor Olav via hjemmesiden/telefon.

o   Det ble avholdt møte, klubbutviklingskveld ” RIF mot 2020” tirsdag 26.10. til tross for at håndballen hadde meldt forfall. Nytt møte avholdes 24.11. kl. 19.00.

o   Hovedkasserer melder han er rimelig fornøyd med innbetaling av medlemsavgift og aktivitet avgift fra gruppene, purringer går ut i disse dager. Gruppene følger opp sine medlemmer. 

Sak 39/10-11: Info fra kasserer

-    Alt under kontroll, men det er mye som er skal ut, store utlegg ifm. draktkjøp og baller. Kioskdriften ligger noe under budsjett så langt. Tenke økonomi fremover, vi må være bevisste i forhold til forbruk.  

Sak 40/10-11:   Info fra kioskansvarlig

-    Tilbud på gitter, rullegitter er innhentet. Tom søker kommunen om tilskudd/redusert halleie, samt søknad til hovedstyre om støtte.  

Sak 41/10-11:   Målvaktstrening

-    Vi satser på få til en samling 01.12 kl 20.00 -22.00 for målvaktene for 98 – 93. J94/95 er utøverapparat. Jan formidler forespørsel til sin kontakt om aktuell dato. Nærmere avklaring og detaljer for samlingen kommer.  

Sak 42/10-11:   Behandle søknader fra 96, 97 og 98

-    Søknadene innvilges.  

Sak 43/10-11: Trener til G96

-    Avklarende møte onsdag 10.11. Leder deltar og følger opp saken.  

Sak 44/10-11: Neste sesong: trenere, målsettinger, m.m.

-    Neste trener-oppmannsmøte – oppgave til nytt møte, hva tenker laget om neste sesong?

-    Vi trenger å drøfte målsettinger for neste sesong i et møte mellom trenerne og styret.   

Sak 45/10-11:   Eventuelt

-    Sonemøte onsdag 10.11. kl. 17.30. Tom og Arne deltar.

-    Thor etterlyser møtet som er annonsert lenge (uten at det er avholdt)  mellom Gaarder og RIF vedr. utstyrskontrakten og vilkår.

-    Thor opplever at det ikke er samsvar mellom fakturaer og avtaler med Gaarder knyttet til de siste utstyrsleveringene. Dette følges opp av leder og Thor.  

Rolvsøy 09.11.10

Einar Magne Halstensen

Referent

Mandag 18. oktober 2010
REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 12.10.10
Til stede: Einar, Arild, Runar, Tom, Arne, Hilde, Thor og Susann (gikk før møtet var slutt)

Sak 29/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent  

Sak 30/10-11:   Info fra leder
Tilbakemelding fra Hovedstyremøte

-         Nytt møte med Gaarder skal avholdes. Thor får beskjed

-         Hovedleder tar kontakt med de som har vært positive til «Hallvertoppdraget»

-         Gode tilbakemeldinger fra hovedleder vedr arrangementet i forbindelse med Østlandsserie-kvalifisering for J96.

-         Hovedstyret dekker deler av utgiftene til dresser til trenerne og hettegensere/dress til oppmenn. Prøver tas med til neste trener- oppmannsmøte den 26.10. Kioskansvarlige får også hettegenser/dress.

-         Nettpartner innbudt J98 til Cup til våren.

-         Rolvsøy mot 2015. Idédugnad der vi kan være med den 28.10. kl 19.00 på klubbhuset. Einar stiller fra håndballgruppa. Er det flere som vil være med? Ta kontakt med Einar.

-         Klubben har fått økonomisk støtte til nybegynnertilbud for Guttehåndball. André er med.

-         Invitasjon til alle ”gamlegutta” til «Eldres» på klubbhuset.

-         Visningstur til Danmark den 25.-28.11. Gratis tur for interesserte. Er det noen som er interessert? Ta kontakt med Einar.

-         30.10. Inspirasjonsdag for Østfoldidretten. Kr. 200,- pr. pers på Rica kl. 10.00-15.00. Interesserte kan ta kontakt med Einar.

-         Kalenderne deles ut i slutten av oktober.  

Sak 31/10-11: Info fra kasserer

-         Arild la frem resultat pr. 12.10.

-         Skrapelodd fra NHF – Arild delte ut lodd. 15 lodd til hver spiller. Kalenderne deles ut i slutten av oktober.

-         Bankordning. Det gis tilbud til de ulike lagene om å opprette ”lagskonto” administrert av håndballgruppas kasserer. Interesserte henvender seg til Arild.

-         Søskenmoderasjon. Når det gjelder søskenmoderasjon, vil denne tilbakebetales når vi har status pr. 31.10. Oppmennene må gi Arild kontonummer til dem som har penger til gode. Ønsker noen å få penger før dette, må de vise kvittering for innbetaling til oppmann, som tar dette videre til kasserer.  

Sak 32/10-11:   Info fra kioskansvarlig

-         Det er ønskelig å få rullegitter til å stenge kiosken. Lite tilfredsstillende slik det er nå. Tom sjekker priser.

-         Salget går bra, men det er interesse for status så langt i år, sammenlignet med samme tidspunkt 2009. Arild finner tall til neste møte.  

Sak 33/10-11:   Målvaktstrening 
Det er ikke kommet noen tilbakemelding på henvendelsen til Kenneth. Det jobbes videre med saken. Jan Joachimiak har forespørsel ute. Avventer svar derfra.  

Sak 34/10-11:   Romjulsturnering
Invitasjon må gjøres klar. André forespørres om han kan utforme og sende ut invitasjoner. Saken følges opp av leder.  

Sak 35/10-11: Håndballtinget 2011
Har vi saker som bør sendes inn her? Saken luftes på neste trener- oppmannsmøte.  

Sak 36/10-11:   Eventuelt

-         Tom orienterte om status for ”Byprosjektet”. Nytt møte onsdag 13.10.

-         Monica trukket seg som trener for G99

-         Onsdagstreningene for J93 følgende datoer: 20.10., 17.11., 1.12 og 8.12 utgår. J94 kan bruke denne tiden.

-         Diskusjon rundt 17- eller18-årslag neste år. Diskusjonen tas opp senere. Viktig at spillerne som dette er aktuelt for, blir involvert i denne prossessen.

Rolvsøy 18.10.10
Susann Halstensen
Sekretær

Fredag 1. oktober 2010
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 28.09.10
Til stede: Arild, Einar, Thor, Runar, Anne, Rune, Jan, Morten, Espen, Mona, Hege, Hanne, Lars, Eirin, Jeanette, Mona, Eivind, Thor Olav, Ørjan, Kristian

Meldt forfall: Tonje (J2002), Rita (J2000),Stine (J94/95, Tor (HBS), Pia (J2002) og Hilde J

Sak 20/10-11:   Godkjenne referat
Jan Joachimiak var til stede på forrige trener- oppmannsmøte, men var ikke skrevet opp i referatet.

Sak 21/10-11: Tilbakemeldinger fra lagene
HBS     Ikke representert på møtet

J02       Ikke representert på møtet

J01       Oppstarten har gått fint. Laget består av 15 jenter som rullerer på å spille. Laget ønsker førstehjelpsutstyr. Snakker med Thor om dette. Oppmennene og foreldrene ønsker mer opplæring med klokka i hallen. Vi oppfordrer lagene til å øve seg på treninga, men Einar kan kommer fredag etter høstferien og gjennomgå klokke og kamprapport.

J00       Har to lag. 17 jenter. Går bra med kampene. Et par helger hvor begge lagene skal spille samtidig. Trener på Hauge en gang i uka og i hallen

J99       2 lag, 17 jenter. Mye spilletid for jentene. Sportslig går det bra. Begge lag i nivå 1. Jentene skal til Lillehammer og se EM-kamp i desember.

G99      Har ikke kommet i gang med serien ennå. 2 lag er påmeldt, men laget skulle gjerne  hatt flere spillere. Guttene kommer i alle fall til å få veldig mye spilletid. Jan skal på radioen i morgen og reklamere for guttene. Invitasjon er sendt til skolene. Trener         oppfordrer fortsatt til et bedre samarbeid med fotballgruppa. Arild foreslår et brev til foreldrene til guttene.

J98       14 jenter og 2 lag i regionsserien. Mye spilletid på hver jente. Har gjort det bra i serien med både 1. og 2. laget. Vant 1. kamp i Hyundai cup mot Gressvik. Skal også være med i temaserien.

G98      6 gutter. Når det gjelder utstyr, så er baller bestilt. Ballene kommer mellom 1. og 10. oktober. Treningsdresser og tilbud på dette er gitt til Cathrine. Bestill gjennom klubben så får man gjenbetalings-ordninger.

J97       2 lag, 20 jenter. Ett lag i hvert nivå. Jentene har blitt tenåringer og det merker vi. Én trener er ute, men oppmennene er flinke til å stille opp. 1. runde i temaserien ble spilt i helgen. De som er mest på trening får spille. Trenere og oppmenn har laget kontrakt med jentene. Har hatt en målvaktsutfordring, men to jenter har nå satt seg villig til å stå i mål. Tor Heie har hatt en trening sammen med målvakter

J96       Kristian Harstad er ny trener. Han har vært i SIL de siste 4 årene. På 14-årslaget er det   14 jenter på trening. Har vunnet alle tre kampene i regionsserien så langt. Kvalifisering   til Østlandsserien spilles i Rolvsøyhallen til helga. Oppfordrer alle i klubben til å      komme og se. Susann sender ut beskjed til alle trenere og oppmenn.

G96      11 gutter. De trener godt. Har spilt 4 kamper, vunnet to kamper og tapt 2 kamper. 2 gutter har vært på SPU. Laget er påmeldt i Oslo-Cup. Guttene skal til Sverige og se herre-EM på nyåret. Drakter er kommet. De er kanskje klare til helgen. Oppmann         opplevde å få «kjeft» av vaktmester da guttene varmet opp i gangen. Vi må alle huske at det ikke er lov med baller i ganger og garderober.

J95/94  Stiller med 2 lag i regionsserien. Mistet dessverre flere jenter før sesongen. Et par av jentene har derimot endret mening og prøver igjen. Har også fått noen nye spillere, så det har gått opp og ned. Jentene er ikke helt samspilte ennå, så det har gått opp og     ned med resultatene. Laget skal spille ny kvalifisering for Bring til helgen.

J93       Samarbeidet med Tune går veldig fint. Både Rolvsøyjentene og Tunejentene er fornøyde.  

Sak 22/10-11:   Info fra leder

-     Bruk hjemmesiden – send til hjemmeside@rolvsoyif.no

-     De som er sist, må låse dørene. Dette gjøres på samme måte, og med samme kode, som du

-     åpner. Dette må også de som står i kiosken være oppmerksomme på.

-     Utleie av miljørommet – bok skal ligge i kiosken.

-     Hallverter – «Old old boys» har blitt forespurt om de vil være hallverter. De satte pris på å bli spurt, og vi håper de sier ja til å hjelpe til rundt arrangementene i hallen.

-     Målvaktstrening- tilbud kommet fra regionen. Jan kjenner en tidligere landslagsmålvakt. Jan kan ta kontakt med han.

-     Medlemslister – nye spillere må meldes inn og dette må meldes fra til hovedkasserer Dag Arne eller Susann.

-     Felles utstyrslager er fortsatt i tankene...                       

Sak 23/10-11: Info fra kasserer

-     Hovedkasserer har begynt å sende ut kontingenter og treningsavgifter. Når det gjelder søskenmoderasjon, så skal håndballgruppa ta denne.

-     Skrapelodd er på vei. De kommer automatisk fra regionen. Vi får tildelt lodd fra 12 år og oppover. Loddene fordeles på de lagene.

-     Kasserer skriver ut lister over hvem som har betalt lisens. Kun spillere som har betalt lisens får spille. Dette gjelder for spillere fra det året de fyller 13.  

Sak 24/10-11:   Info fra kioskansvarlig

-     Kiosken fungerer godt. Husk å ikke legge i for mye pølser. Viktig at de som har vakt, sjekker ut hva som er av arrangement den aktuelle dagen.

-     De som har kioskvakt, må komme tidsnok, ikke 10 minutter for sent. Husk at sistemann på hver vakt må telle opp kassa. Trenere og oppmenn får inngangkort av Susann.  

Sak 25/10-11:   Trener- og oppmannsinstruks
Eget vedlegg med instrukser ble gjennomgått.
Oppmannsinstuks – Noen endringer ble gjort på instruksen vedr. dommere som ikke møter opp. Til informasjon så ligger nå en oversikt over dommere i inngangskassa, slik at man kan ringe til en av disse dersom de oppsatte dommerne ikke møter.
Trenerinstruks – gjennomgang av denne.
De oppdaterte instruksene legges ut på hjemmesiden.

Sak 26/10-11:   Medlemslister – søskenmoderasjon
Se saken under kasserer.

Sak 27/10-11:   Romjulsturnering for yngste (8-12 år)
Det ble diskutert hvilke dager vi skulle arrangere turneringen, og ettersom de fleste mente at selve juledagene er familiedager, så falt valget på 28., 29. og 30 desember.
Invitasjoner kommer like over høstferien. Lurt at invitasjoner deles ut til lag vi møter i serien.
Oppmenn for 2002, 2001, 2000, 1999 og 1998 innkalles til eget møte vedr. romjuls-turneringen. Viktig at oppmennene sender ut informasjon om at alle må stille opp på dugnad disse dagene. Dersom vaktene fordeles blir, det ikke mer enn 2-4 timer på den enkelte.  

Sak 28/10-11:   Eventuelt

-     Det blir førstehjelpkurs på neste trener- oppmannsmøte 26. oktober kl. 18.00-21.00

Interesserte foreldre kan også være med.

-     J99, J2000 og J2001 trener ikke i høstferien. Andre lag som ønsker denne treningstiden, kan ta kontakt med Susann

-     Nye trenere får treningsdresser. Det ble diskutert om oppmennene kan få T-skjorter. Styret diskuterer dette nærmere på neste styremøte. Det er i år over 30 oppmenn, så vi må først se på kostnadene.                    

Rolvsøy 29.09.10
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 12. september 2010
REFERAT STYREMØTE TIRSDAG 07.09.10
Til stede: Einar, Tom, Arild, Runar, Arne, Thor og Susann
Meldt forfall: Hilde

Sak 09/10-11:   Godkjenne referat
Godkjent

Sak 10/10-11:   Info fra leder 
Einar informerte fra regionsmøtet som fant sted i Råde den 18. august:

-          Avgiftene er øket fra 100,- til 300,- kr. pr. omberamming. Kun den første omberammingen pr. lag er gratis. Lagene som omberammer kamper må derfor gi beskjed til styret. Dette tas opp på neste trener- oppmannsmøte.

-          LTP = lokal treningsplan. Her kan man gå inn og sjekke lister over hva som skjer i regionen. Ligger på www.handball.no

-          Klubben må registrere alle 98-spillerne, pga lisensbetaling i januar.

-          Lagledere som skal være med i Bring må betale lisens.

-          Loddkvote teller nå fra 11 år. Arild ordner med bestilling av lodd.

-          SFO-tilbud i Råde: Her bruker de J15 til å ha håndballskole i SFO-tiden.

Tilbakemelding fra hovedstyremøte:

-          Nytt møte med Gaarder vedr drakter, skal avholdes.

-          Kort evaluering fra Åpen dag: ca. 600 barn og unge var innom. Svært vellykket arrangement.

Einar redegjorde kort fra foreldremøte fra 2001-gruppa.

Nytt trenerteam rundt 2002. Ann Hege og Frida trener laget på tirsdager og Siw og Agnete trener laget på fredager. Einar har snakket med disse.

Ny trener for J1996: Kristian Harstad.

Sak 11/10-11: Info fra kasserer
Arild gjennomgikk regnskap pr. dato.
Arild har snakket med banken vedr. lagkontoer, men hovedkasserer og Arild skal ha et møte.

Sak 12/10-11:   Info fra kioskansvarlig
Varer er handlet inn. Frukt kjøpes inn til arrangement i helgene. Ved spesielle arrangement som f.eks Bring, Østlandsserie, temaserie o.l. kan enkelte lag ta kontakt med Tom dersom de vil smøre baguetter, og eventuelt få noe av overskuddet til eget lag.

Sak 13/10-11:   Aktivitetsavgift og søskenmoderasjon
Søsken moderasjon opprettholdes. Einar har vært i kontakt med hovedkasserer vedr saken, og det var ikke så enkelt å få til som vi hadde ønsket. Vi løser derfor utfordringen ved at kasserer for håndballgruppa refunderer til de som har søsken.

Økning av treningsavgift økes jamfør vedtaket i styret den 10.06.10.

Sak 14/10-11:   Målvaktstrening med Håvard Berge
Det er ønskelig fra J94 med jevnlige målvaktstreninger. Håvard Berge har tatt kontakt med klubben med ønske om å samle noen av våre målvakter til egne treningsøkter. Saken ble diskutert. Klubben har tidligere hatt Kenneth Johansen som trener for yngre lag. Han er tidligere målvakt på seniornivå. Styret tar kontakt med Kenneth vedr målvaktstrening.

Sak 15/10-11:   Trener- og oppmannsinstruks
Susann sender ut kopi av instruksene til styret. Styret gir tilbakemeldinger, og vi redigerer utkastet.

Sak 16/10-11:   Lage møteplan for styret og trener- og oppmannsmøter
Styremøter avholdes 2. tirsdagen i måneden og trener- oppmannsmøter avholdes 4. tirsdagen i måneden.

Sak 17/10-11: Hallvert i helgene?
Tom tar kontakt med Rolvsøys Old-boys for å spørre om de kan være interessert i denne oppgaven.

Sak 18/10-11:   Romjulsturnering
Vi prøver å få på plass et interimsstyre på neste trener- oppmannsmøte som kan jobbe videre med saken.

Sak 19/10-11:   Eventuelt
Vi kom til låst hall på søndag. Rolvsøy IF har ikke nøkler til den ekstra låsen øverst på døra. Slik kan vi ikke ha det. Einar har skrevet mail til kommunen hvor vi forlanger å få en egen nøkkel til hallen og til garderobene. Vi er nå «vaktmestere» i hallen, og må derfor ha tilgang til hallen. Einar jobber vider med saken.

Vi oppdaget at Miljørommet har blitt brukt uten at Rolvsøy IF har vært involvert. Rolvsøy IF har kontrakt med kommunen om at all utleie skal gå gjennom RIF. Einar sjekker opp dette.

Vi snakker med Jan om det kan være aktuelt for han om å ta ansvaret for en «førstehjelpskveld»         

Arne ordner nøkler til materialrommet til J2001, J2002 og J98. J96 har fått nøkkelen til J98.

Materialforvalter Thor har fått henvendelser fra ulike lag, og styret tok følgende avgjørelse:
Vi kjøper inn noen baller til J98 (begynner med ny størrelse), G98/99 og J94. Lagene under 12 år får baller fra barneidrettsgruppa. Einar har vært i kontakt med Erik Gunther vedr dette.
2 ballnett kjøpes til J97. De eldste lagene, fom 15 år må heretter kjøpe baller selv. Begrunnelsen for dette er at spillerne fra 15 år kan bruke klister, og man må regne med at ballene da oftere må skiftes ut.

Rolvsøy 11.09.10
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 30. august 2010
REFERAT TRENER- OPPMANNSMØTE TIRSDAG 17.08.10
Til stede: Einar, Arild, Runar, Stine, Glenn, Eirin, Espen, Morten, Jon André, Trond, Ørjan, Thor Olav, Cathrine, Hanne, Arild, Ann Hege, Lars, Per Ivar, Mona, Monica, André, Mona, Tonje, Tom, Siw, Pål, Tor, Hilde og Susann

Einar ønsket velkommen.
Rolvsøy IF takker André for den jobben han har lagt ned som dommer for Rolvsøy IF.

Sak 01/10-11: Treningstidene for sesongen 2010-2011      
Forslaget ble gjennomgått. Det ble kun gjort små endringer. Oppsettet for de endelige treningstidene sendes ut til trenere og oppmenn av Susann.

Sak 02/10-10: Orientering om nye presiseringer/regler v/ André
Det har nå kommet tilleggspresiseringer i forhold til håndballreglene. Mye ”stygt” og ”farlig spill” har ført til at reglene nå er mer konkrete. Håndballen har de siste årene hatt for mye fysisk og hard spill. Dette skal nå straffes hardere.
Presiseringene er spesielt i forhold til motspiller og bestrafning.
Noe av det viktigste:
Linjespiller: Spillet har utviklet seg til at mange kommer sent inn i sperrer. Dommerne skal nå være flinkere til å følge med på at linjespillere ikke er for aktive. I sperrene får man ikke utvide kroppen bredere enn skuldrene.
7-meter kast: Tidligere fikk man alltid straffe dersom laget i forsvar sto i målfeltet. Nå må man ha fordeler av å stå innenfor feltet for å få straffe.
Kollisjon forårsaket av målvakt:  På aldersbestemte lag bør spillerne få beskjed om å ikke gå utenfor 6-meter. Man skal være helt sikker på å ta ball for å løpe ut. Ved kollisjon får målvakt rødt kort.
Kantspill: Skyving i hofter på kantspiller medfører direkte utvisning.
Skudd: Skyter man direkte i ansiktet på noen medfører dette direkte utvisning.
Rødt kort i kampens siste spilleminutt medfører at spilleren må stå over neste kamp. Det samme gjelder om du får 3 x 2 minutter.
Alle lag skal ha lagkaptein.
Lagledersone. Holde seg unna sekretariat meter på hver side. Lagleder får kun gå inn i sekretariatsonen når man skal legge ned Time-out-kortet.
Utelukkelse er fjernet. Erstattet av at man skriver rapport og rødt kort.

OBS! Vi som trenere kan ikke legge alt på dommerne ved feil avgjørelser, vi må selv som trenere hjelpe spillerne til å gjøre de riktige tingene.

Spørsmål fra Jan om vi skal ha en hallansvarlig. Styret tar opp saken på neste styremøte.
Minner om at lag opp t.o.m. 14 år IKKE får bruke noen form for klister!

Sak 03/10-11:Info fra leder
Nøkkelkort: Hvert lag (alderstrinn) får ett nøkkelkort. Kode ble oppgitt på møtet. Første lag slår kode for å åpne hall. Siste lag må sørge for at dører lukkes, lystet slukkes og vannkraner er av. Hallen låses automatisk om kvelden. Spørsmål kan rettes til Einar. (mob. 47 24 78 73)
Utstyr: Kastvegger er nå på plass i hallen. Laget som bruker dem sist om kvelden passer på at de settes pent inn til veggen. De lagene som ikke har baller, og som trenger dette, kan kontakte Einar. De eldste spillerne bør ha egne baller, men noen få kan skaffes ved behov. Tape og isposer får dere ved å ta kontakt med materialforvalter Thor Sandtorp (92 09 15 00)
Føring av medlemslister: Sist sesong hadde håndballgruppa et tap på mange tusen kroner fordi mange medlemmer ikke betalte kontingent og treningsavgift. En av hovedårsakene var at ikke alle oppmenn leverte inn oppdaterte medlemslister. Oppmennene har nå frist frem til 1. september med å oppdatere listene. Listene fra i fjor er sendt ut av Susann, og disse kan brukes som utgangspunkt. Spesielt viktig er det å oppdatere de yngste barna. Det er jo på disse lagene det stadig melder seg inn nye. Husk å notere i skjemaet om medlemmene har søsken i klubben.
Instruks for oppmenn og trenere: På hjemmesiden ligger instrukser for trenere og oppmenn i klubben. Styret arbeider med å revidere dette noe for håndballgruppa. Trenere og oppmenn vil få tilsendt dette når det er klart.

Sak 05/10-11: Bursdagsfeiring førstkommende lørdag
Invitasjoner må sendes ut til alle medlemmene. Vi må oppfordre dem til å komme på lørdag.

Sak 06/10-11: Info fra kioskansvarlig
Nye kiosklister ble delt ut. Susann sender også ut på mail. De lagene som har få spillere har nå fått dele uker med andre lag. De lagene som har mange spilere får ansvaret for én uke av gangen. Dersom dere ikke har hatt kioskvakter før (gjelder de yngste), så kan dere invitere Tom Raae til foreldremøtet. Dere kan også ta kontakt med ham på tlf. 918 51 645.
Oppmennene må henge opp liste i gangen over hvem som har kioskvakter den aktuelle uka. Lista må inneholde telefonnummer til den som har vakt, slik at vi ev kan få tak i de som ikke møter opp. Det er viktig at vi stiller på vakt selv om det er lite å gjøre på hverdagene. Vi har avtale med kommunen om å holde kiosken åpen.

Sak 07/10-11: Info vedr arrangementer
Runar sender ut oppsett for hvem som er ansvarlige på de ulike arrangementene i Rolvsøyhallen. Som regel får de ulike lagene vakter i sekretariat og inngang når deres eget lag har kamp. De som skal sitte i sekretariat og inngang møter en halv time før arrangementet starter. Dvs at de som har første vakt søndag morgen må møte kl. 09.30. Kampene skal blåses i gang kl. 10.00. For de fleste er dette kjent fra før, men det er viktig at de yngste som nå skal være med i serien for første gang tar opp dette på foreldremøtet. Dere bør også øve på å sette i gang klokka, slik at dette er kjent for alle. Har dere spørsmål, så får dere ta kontakt.

Sak 08/10-11: Eventuelt
Det ble tatt opp at det er ønskelig med et kurs for alle trenere, oppmenn og andre interesserte vedr. Skader – førstehjelp
Styret tar opp saken på neste styremøte.

Rolvsøy 17.08.10
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 30. august 2010
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 10.06.10
Til stede: Einar, Arild, Hilde, Arne, Runar, Thor
Fravær: Susann, Tom

Sak 77/10:      Godkjenne referat 
Godkjent

Sak 78/10:      Info fra leder 
Susann og Einar Magne var representert på Regionstinget. Regionen drives godt, økonomien er god. Tingdokumentene ligger på nett, her kan nevnes at dommerkvoten endres ved 15 lag, det må stilles en mer enn tidligere. Det er utarbeidet et flott kartleggingsdokument når det gjelder haller og anlegg. Dette er et viktig dokument som kan brukes i arbeidet for å bedre hallsituasjonen opp mot kommunens satsing og planlegging for fremtiden.
Hovedstyremøtet sist behandlet håndballgruppas ønske om endring av aktivitetsavgift. Hovedstyret ønsker en mest mulig lik sats for fotball og håndball. Det er heller ikke ønske å innføre søsken/familiemoderasjon
Som de fleste har erfart, er ikke hallen lenger betjent av vaktmester. Det betyr at tilgang til hallen er brukerstyrt. Tilgang til hallen er nå kun mulig med nøkkelkort. Dvs. at hallen åpnes av første bruker, mulig fra 15.30, og stenges automatisk kl.22.00. Hvert lag vil få ett nøkkelkort. 
Halltid er nå fordelt av kommunen. Forslag til treningstider sendes de ulike lagene. Dette tas opp på første trener- og oppmannsmøte til høsten. Vi har dessverre fått færre timer i hall i år enn i fjor.

Sak 79/10:      Info fra kasserer
Solid drift. Driftssiden på minus for tiden, men retter seg etter hvert.

Sak 80/10:      Fastsette ny aktivitetsavgift
Vi opprettholder vårt opprinnelige forslag til årsmøtet! Når det gjelder søskenmoderasjonen, tar håndballgruppa reduksjonen! Medlemslistene som sendes kasserer, vil ha nødvendig info. om dette. Det dreier seg om kun noen få medlemmer.

Sak 81/10:      Info fra kioskansvarlig
Tom fraværende.

Sak 82/10:      Evaluering av avsluttet sesong
Positivt:
Romjulscupen
Målvaktsseminaret
Bring-arrangementet i Rolvsøyhallen det beste!
Plan for trener- og oppmannsmøter og styremøter.
Dugnadsinnsats generelt, kiosken spesielt
Dommersituasjonen, flott med så mange dommere og barnekampledere. André har gjort en strålende jobb på det området!

Minus:
Hjemmekamper – i Hvalerhallen og Gaustadhallen!!
Mye støy rundt to av lagene, har beslaglagt mye tid.
Arbeid med klubbens målsetninger ble derfor ikke som ønsket

Sak 83/10:      Planer for ny sesong
Splitte trener/oppmenn minst en gang per semester, viktig tidlig
Tydelighet i bruk av spillere
Rød tråd – mer bevissthet hos både trenere, oppmenn og styremedlemmer rundt klubbens målsetninger

Sak 84/10:      Søknad om dekning av påmeldingsavgift
J96 og J93 søker om å få dekket påmeldingsavgiften til ”Dyreparken Cup” i august. Innvilget.

Sak 85/10:      Arrangement i forbindelse med kvalifisering av J96 til Østlandsserien
Runar tar kontakt med kommunen vedr søknad om halleie.

Sak 86/10:      Nedsette komité som kan hjelpe til med ”bursdagsfeiringen” den 21.08.
Runar + Hogne (ble forespurt i etterkant av møtet) + leder

Sak 87/10:      Eventuelt
Annki – trener en gang i uka med FBK
J94 – Bring under kontroll
J94 arrangerer Triathlon onsdag 16.06.
J94 arrangerer ekstremtur 06. - 07. august  

Leder takket alle for en vel gjennomført sesong, og ønsker alle i styret en velfortjent sommerferie!!    

Rolvsøy 08.06.10
Einar Halstensen
Referent

Onsdag 2. juni 2010
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE TORSDAG 20.05.10
Til stede: Bente Kjelsbu, Espen Hovelsen, Tor Heie, Trond Karlstad, Hege Nilsen, Hanne Hjørnevik, Cathrine Andreassen, Eirin Røhne, Hilde Tangen Jordheim., Tor Arne Andersen, Einar Halstensen, Jon André Edvardsen, Arne Haugen, Runar Arnesen, Monica Norli Hansen, Hilde Ruud, Susann Halstensen

Sak 70/10:        Godkjenne referat
Godkjent.

Sak 71/10:        Kort presentasjon av trenere og oppmenn
Følgende lag var representert:

-    Håndballskole: Tor Heie

-    J01: Tor Heie                   

-    J00: Einar Halstensen, Hege Nilsen og Hanne Hjørnevik

-    J99: Espen Hovelsen og Bente Kjelsbu

-    G00/99: Monica Norli Hansen og Trond Karlstad

-    G98: Arne Haugen, Cathrine Andreassen og Trond Karlstad

-    J98: Susann Halstensen

-    J96: Hilde Ruud, Eirin Røhne og Susann Halstensen

-    G96: Jon André Edvardsen

-    J95: Tor Arne Andersen

-    J94: Arne Haugen og Runar Arnesen

-    J93: Hilde Ruud og Hilde Tangen Jordheim

J02 og J97 ikke representert

Sak 72/10:        Info fra leder
Ny sesong har startet selv om det går mot sommerferie.

-   Vi har ikke nådd alle de målsettinger vi selv ønsket, men tiden strekker ikke alltid til.

-   Trenere og oppmenn må ha høy prioritet på å føre lister over spillere. Dette gjelder alle aldersklasser. Vi har fortsatt spillere som ikke har betalt for sesongen som er avsluttet. Vi beklager at fakturaer kom sent i år, men det er fordi listene ikke ble ajourført. Til høsten må listene være klare innen seriestart. Håper alle ser verdien av dette.

-   Saken vedr. en økning av aktivitetsavgiften er utsatt til etter hovedstyremøtet.

-   Det er viktig at vi som klubb, og håndballgruppe, følger vår organisasjonskultur. Som trenere og oppmenn er det viktig at vi ser nytten av et styre som fungerer, og at vi bruker styret, og ikke ”går egne veier”. Det er viktig at alle lagene forholder seg til styret i håndballgruppa, og det vi eventuelt har bestemt der. Dersom lag ønsker å delta på aktiviteter og arrangementer, så skal en søknad sendes til styret. Gruppene som tilhører barneidrettsgruppa (frem til 12 år) kan søke om å få dekket utgifter til ulike aktiviteter der, men da skal en kopi sendes til håndballgruppa.

-   Hovedstyret dekker utgifter der andre klubber er innbudt, men søknad skal sendes til håndballstyret, som så sender videre til hovedstyret.

-   Til høsten vil det bli det delt ut «instrukser» for hva som ligger i det å være trener og oppmann  

Sak 73/10:        Info fra kasserer

-    Kjempeviktig at lister føres. Vi er nødt til å få inn penger for å ha penger til å drive klubben. Bare i seriepåmeldinger i år så må vi betale over 100 000,- kr.
Treningsavgifter bør være ute i midten av september. Hvis noen reagerer på at treningsavgifter og kontingenter kommer tidlig på høsten, så er det fordi at treningsavgiftene for forrige sesong kom sent.

-    Når det gjelder Sparebank 1 så har vi fortsatt ønske om at hvert lag har hver sin konto. Arild arbeider videre med saken.  

Sak 74/10:        Info fra kioskansvarlig

-    Kioskansvarlig var ikke til stede, men leder kunne si noe om følgende:
Viktig at alle stiller på dugnad her. Dette gir meget gode inntekter til klubben.
Vi har i løpet av sesongen 09/10 opplevd å få ”hjemmearrangement” i Hvalerhallen og Kongstenhallen. Når kampene ikke legges til Rolvsøyhallen, så gir det oss ingen inntakter i kiosken. Det er derfor viktig å sjekke opp dette til høsten når nye terminlister legges ut.

-    Oppmennene må huske på å henge opp lister med kioskvakter og telefonnummer på de som skal stå vakt. Listene henges på veggen ved      inngangen til hallen/tribunen. På denne måten kan vi få tak i folk dersom kioskvaktene ikke dukker opp. I helgene når det er arrangement i hallen, så må oppmennene sette opp første vakt fra kl. 9.30.

-    På hverdager kan 16-åringene stå i kiosken, men på helga må det stå voksne.

-    Det ble diskusjon om vi bør prøve å jobbe med å få opp en liste over jenter/gutter som man kan ringe til dersom man ikke kan stå vakt. Flere klubber har slike «tilkallingslister» Fint å ringe noen i «nødstilfelle». Det var delte meninger i blant trenere/oppmenn. Noen mente at dette burde lagene klare å ordne selv. Når barna deres er med i klubben, så bør de fleste klare å stille opp i kiosken 2-4 ganger på ett år!  

Sak 75/10:        Eventuelt

-   Susann oppfordret lagene til å bruk hjemmesiden. Hvert lag har muligheter til å sende inn bilder, litt info om laget og lignende. Thor Olav Fjellheim (web-ansvarlig) er kjempeflink til å oppdatere siden når vi sender inn. Flere lag har egne hjemmesider, og da kan jo eventuelt denne linken legges på hjemmesiden. Når noen skal ha opplysninger og informasjon om klubben vår og aktiviteten her, så er det jo naturlig å søke på klubbens hjemmeside.
J01 har god erfaring med å bruke både hjemmeside og Facebook.

-   Flere av de eldre jentene har nå begynt å snuse. Skal vi ha en felles holdning til snus og røyk? RIF sin holdning er at så lenge jentene/guttene er på trening og på kamp, så skal ikke jentene/guttene snuse eller røyke. Vi oppfordrer lagene til å ta opp dette på de enkelte lag. Vi kan også selv være bevisste på at vi selv som trenere og oppmenn ikke bør stå og røyke ved inngangen til hallen. For å få til dette så bør ”askebegeret” flyttes rundt hjørnet på hallen. Dette undersøkes med vaktmester. Vi sjekker om håndballforbundet har noen ”folder” e.l. skriv om snus/røyk.

-   Drakter skal bestilles og vil være klare til seriestart. Noen lurte på hvorfor vi ikke hadde hatt noen rokering på draktene?  Styret kunne forklare at vi ikke hadde sett oss råd til å kjøpe nye drakter forrige sesong, og at alle derfor måtte beholde sine egne drakter. Mange drakter er også på avveie. Det er viktig at vi får inn drakter når spillere slutter i klubben. Flere av lagene har en kvitteringsliste. Dette bør alle lagene ha.

-   Vi er nødt til å låse inn til materialrommet. Døra står ofte åpen, og utstyr forsvinner da lett.

-   Husk å få inn nøkler fra trenere og oppmenn som slutter.

-   Nye nøkler til utgangsdøra har kommet. Døra låses automatisk om kvelden. Nøkkelkort skal deles ut mot kvittering.

-   Det jobbes videre med saken vedr. SFO

-   Det sendes ut mail slik at dere kan ønske treningstider når vi får beskjed fra kommunen.  

Sak 76/10:        Kontraktunderskriving for gamle og nye trenere 

Rolvsøy 26.05.10
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 18. mai 2010
REFERAT FRA EKSTRA STYREMØTE TORSDAG 6. MAI
Til Stede: Einar, Hilde, Arild, Tom, Thor, Arne og Runar

Sak 69/10:      Fastsetting av aktivitetsavgift
Saken var påtenkt behandlet på årsmøtet, men ble avvist da dette ikke var en årsmøtesak. Saken tas opp på nytt, etter at den er behandlet i hovedstyret.

Rolvsøy 16.05.10
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 18. mai 2010
REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 04.05.10
Til stede: Einar, Hilde, Arild, Heidi, André, Tom, Thor og Susann

Sak 60/10:      Godkjenne referat
Godkjent

Sak 61/10:      Info fra leder/sportslig leder
Tilbakemeldinger fra Hovedstyremøte:
Grasrotandel og prinsipper; henvist til vedtak om at disse pengene skal på fond. Diskusjon om det er riktig at dette kun skal gå til sparing til vedlikehold av kunstgressbane. Vi etterspør hvor/når dette vedtaket er fattet.

12. juni er det Fargerik fotball på Nylendebanen. Lokalsamfunnene arrangerer ”Bygdedag” samtidig, så det blir mye aktivitet på Nylendebanen denne dagen.

Markering av 90 år for våre barn og unge. Dette blir mest sannsynligvis den 21. august. Aktiviteter på dagtid på Rolvsøybanen, og discotek på kvelden.

23. 8. avholdes det møte mellom fotball- og håndballgruppa, slik at vi kan samarbeide om treningstider, slik at ikke barna må velge. Det skal være mulig å være med på både fotball og håndball i Rolvsøy IF!

Øvrig info fra leder:              
Utbetaling av midler fra Gaarder. Håndballgruppa kan ta ut varer for pengene. Vi leverte søknad til hovedstyret om drakter.

Håndballstyret lurer i denne forbindelse på om det nå er mulig å få kjøpe drakter for de midlene vi har fått refundert fra Gaarder?

Sakene fra håndballgruppa er ikke referert i siste referat fra Hovedstyremøte.

Alt i orden med avtaler i forhold til Tune. Vi har fått positivt svar fra regionen.

Det er også sendt søknad til regionen om det er mulig å legge kamper for G98 og G99 slik at disse ikke kolliderer neste år. G98 og G99 skal spille sammen, og har samme trener. Vi har fått tilbakemelding fra regionen om at de ikke kunne ta hensyn til dette.

I håndballgruppa har vi nå en del utestående penger ettersom mange spillere ikke har betalt aktivitetsavgift og kontingent. Dette er et stort tap for klubben. Flere oppmenn har heller ikke betalt eller levert faktura til styret.

Dette blir en viktig sak å jobbe videre med neste år.

Sak 62/10:      Info fra kasserer
Arild gikk gjennom regnskap. Oversikt ble delt ut.

Viktig at navnlister gis ut allerede i august, slik at vi får inn treningsavgifter. De som ikke har betalt innen den dato vi setter til høsten får heller ingen rett til å spille.

Sak 63/10:      Årsmøtesaker fra hovedstyret
Gjennomgang av forslag til årsmøtesaker fra hovedstyret.

Sak 64/10:      Årsmøtesak fra håndballstyret
Håndballgruppa legger frem forslag om å øke aktivitetsavgiften med 200,- kroner. I tillegg foreslår vi at det innføres søskenmoderasjon.

Sak 65/10:      Status dommerkvote v/ André
Leder innledet med at vi har sett på mailer fra dommerkontakt som orienteringer, og ikke som endelige bestemmelser. Vi beklager at vi har misforstått dette. André har tatt kontakt med regionen, og det blir arrangert dommerkurs i Rolvsøyhallen kommende uke. Kurs gjennomføres slik at vi får fylt opp dommerkvoten.

Dommerordningen i år har fungert kjempeflott. André har gjort en meget god jobb, og vi har nok vært litt ”bortskjemte”.

Sak 66/10:      Status G96 neste sesong – samarbeid Tindlund v/ André
André trekker seg som trener for G96 neste år, og styret har jobbet hardt med å finne en erstatter. Mange telefoner er tatt, men det har vært nærmest umulig å skaffe en trener. André har derfor snakket med Tindlund vedr. samarbeid med Rolvsøy.

Håndballstyret ønsker å beholde guttene i klubben, og arbeider videre med trenerkabalen.

Sak 67/10:      Valgkomiteens status før årsmøtet
Valgkomiteen er i rute.

Sak 68/10:      Eventuelt
Drakter bestilles slik at dette er klart før neste sesong.

Rolvsøy 07.05.10
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 27. april 2010
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE TORSDAG 22.04.10
Til stede: Eirin Røhne, Stine Jensen, Tor Arne Andersen, Mona B. Johansen, Einar Halstensen, Hilde Tangen Jordheim, Hilde Ruud, Trond Karlstad, Morten Børresen, Pål Alexsandersen, Lars Hauge, Espen Hovelsen, Jan Joachimjak, Mona Brandstorp, Tom Raae, Thor Sandtorp, Jon André Edvardsen, Cathrine Andreassen, Arne Haugen

Sak 51/10:        Godkjenne referat
Godkjent

Sak 52/10:        Info fra leder/sportslig leder

-         Vi gratulerer oss selv med 40-årsdagen. Mer presist er håndballgruppa 40 år den 24. april. Flott markering i Stabburhallen med klubbens 90-års markering den 17. april. Håndballforbundet var til stede og vi fikk overrakt en flott vase. På vegne av håndballgruppa overrakte Einar et gavekort til fotballgruppa på 5000,- kr., samt en gave til barneidrettsgruppa og håndballgruppa; nemlig en lenge etterlengtet ”Kastvegg”. Denne skal stå i Rolvsøyhallen, slik at alle Rolvsøylagene som trener her kan bruke den.

-         Einar stilte spørsmål om vi selv skal markere dagen med en fest for bare håndballgruppa? Ingen hadde innspill, så vi kan jo tenke på saken.

-         For neste sesong er det inngått avtale med Tune om samarbeid mellom J93 Rolvsøy og Tune. Det er sendt søknad til regionen. Partneravtale er også inngått med samme klubb. Tune er prestasjonsklubb. Avtalene gjelder bare for ett år av gangen. Det kom innspill om at Rolvsøy på sikt kanskje kan få en av plassene til Tune på seniornivå. Et fint innspill som kan diskuteres senere.

-         Årsmøte avholdes den 6. mai. Husk å levere årsberetninger til Susann.

-         Klubbhuset kan brukes til sosialt samvær, overnatting, ol. Hovedstyret betaler vask, så det er gratis for oss å bruke det.

-         Tom og vaktmester skal gå gjennom materialrom på lørdag. Fra høsten av satser vi på at dette er i orden.

Sak 53/10:        Info fra kasserer

-         Reiseregninger må skrives og sendes til Arild.       

-         Det er foreløpig ikke gjort noe i forhold til banken.

Sak 54/10:        Info fra kioskansvarlig

-         Stort arrangement til helgen. Tom har skrevet kontrakt med kommunen og Kari og Jørns danseloft.

-         Tor Heie må gi beskjed om hvilken dag de skal arrangere Jubileumsturnering, slik at vi vet hvilke dager kiosken skal være åpen.

Sak 55/10:        Dugnad under Fredrikstad Cup

-         Kioskvaktene er stort sett bemannet, men vi ønsker fortsatt noen flere frivillige, slik at vaktene på mandag også kan dekkes opp.

Sak 56/10:        Dugnadsinntekter kontra høyere aktivitetsavgift

-         Kun 20% av sponsorinntekter skal nå gå til håndballgruppa. Tidligere har 20% av all inntektsbringende dugnad gått til fellesskapet. Dette vil gi oss en lavere inntekt til håndballgruppa, og andre løsninger må da diskuteres. På møtet var det ganske stor enighet om at treningsavgiften økes med et par hundrelapper. Styret kommer med forslag til årsmøtet vedr dette.

-         Flere lag skulle hatt drakter inneværende sesong, men fordi treningsavgifter ble sendt ut såpass sent, så har vi ikke hatt økonomi til dette. Vi foreslår derfor å søke hovedstyret om å dekke draktutgifter fra Grasrotandelen.

-         Det kom spørsmål på møtet om det finnes noen prinsipper/retningslinjer i RIF om hvordan Grasrotandelen fordeles. Einar tar dette på hovedstyremøte.

-         Det kom også spørsmål vedr. søskenmoderasjon. Styret gjorde medlemmene oppmerksomme på at dette kan fremmes som forslag til årsmøtet. Einar «lufter» også dette på hovedstyremøtet. Eks. avslag pr. søsken.

Sak 57/10:        Påmelding til serie neste sesong

-         Lister ferdig ført. Susann sender påmelding til regionen.

Sak 58/50:        Eventuelt

-         Søknad fra J99 om å dekke påmelding til Tune cup den første helgen i mai.
Vedtak: Godkjent  

-         Spørsmål fra en av oppmennen om håndballgruppa kan ha en tilsvarende ordning a`la «Etter skoletid» som fotballen har. Denne saken høres veldig interessant ut, så dette er absolutt en sak vi ønsker å diskutere nærmere. Styret hører med andre klubber om hvordan de gjør det.

-         De som ikke skal bruke tiden i hallen må gi beskjed videre, slik at ikke tid står ledig i hallen når andre har behov. Ikke trening for J94 uke 17. 

-         Nytt låssystem i hallen; det blir kort i stedet for nøkkel. Dørene låses automatisk kl. 21.00, så ingen kommer inn etter denne tiden. De som skal ut må selv vri om låsen innenfra. Lyset slukkes automatisk kl. 22.10.

-         Einar undersøker med Barneidrettsgruppa om hvorfor bare et fåtall på håndballskolen skal selge håndklær.

Sak 59/10:        Kontraktsamtaler mellom trenere og sportsutvalg

-         Kontrakter for neste sesong ble skrevet med de trenerne som var til stede.

Rolvsøy 25.04.10

Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 12 april 2010
REFERAT STYREMØTE TORSDAG 08.04.10
Til stede: Hilde Ruud, Tom Raae, Arild Magnussen, André Hansen, Einar Halstensen, Thor Sandtorp og Susann Halstensen
Meldt forfall: Heidi Thorsteinsen og Fred Leidland

Sak 41/10:        Godkjenne referat
Godkjent

Sak 42/10:        Info fra leder/sportslig leder
Ros til J96 og J93 for flott innsats i Rødspætte.

Rolvsøy IF har fått forespørsel fra Fredrikstad Cup om vi skal stille med flere  lag. Foreløpig er det G96, J94 og J97 som har meldt seg på.

Einar har fått henvendelse fra Tindlund om at de kommer til å kontakte 3 spillere i Rolvsøy fra J93 og J94.

Tilbakemeldinger fra hovedstyret:
Einar har vært på hovedstyremøte. Det ble snakket om at det er ønskelig athåndballgruppa og fotballgruppa kommer sammen til et møte for å avgjøre hvordan vi skal gå videre. Det ble også noe diskusjon rundt dugnad.

Det blir et oppklaringsmøte med Gaarder og klubben vedr. draktbestillinger.

Ordninger med banken ble også tatt opp som sak på hovedstyremøtet. Fotballgruppa har en annen ordning enn det håndballgruppa ønsker å ha.

Det er foreløpig 126 påmeldte til jubileumsfesten den 17. april.

Sak 43/10:        Info fra kasserer
Påmeldinger til Fredrikstad Cup for J94 er betalt. Påmeldinger til turneringer for J98 og J2000 er betalt. Penger for dugnad er overført til J98 og J2000. Penger som kasserer la ut for J96 er betalt tilbake av Eirin, oppmann.

Sak 44/10:        Info fra kioskansvarlig
Ettersom det nå nærmer seg våren og sesongslutt så reduserer vi nå innkjøpene.
Leif Johannesen er vaktmesteransvarlig for Rolvsøyhallen. Dersom det skal leies ut i hallen eller miljørommet så må vaktmester få beskjed.                        

Sak 45/10:        Dugnad under Fredrikstad Cup
Vi sier nei til sekretariat og inngang, men vi må stille med folk i kiosken.  Alle lag må stille med 2 personer i to timer.

Sak 46/10:        Ny ordning vedr. dugnadsinntekter
Saken fremmes på neste trener- oppmannsmøte. Høring.  
Saken vedtas på årsmøtet.

Sak 47/10:        Dommerkontrakter for sesongen 2010/2011
André lager ferdig kontrakter med de som skal dømme neste sesong.
De som har vært dommere i år får en forestilling med 3 Kæll (Båthusteateret) som belønning for en flott innsats i året som har gått.

Sak 48/10:        Jubileumsgave fra håndballgruppa?
Håndballgruppa har blitt enige om en gave som kan gagne medlemmene i klubben.                 

Sak 49/50:        Neste sesong

-     Trenere. Det meste er på plass, men noe vil avgjøres neste uke.

-     Samarbeid mellom Tune og Rolvsøy. Hvis vi går inn for en partneravtale så blir det Tune som blir prestasjonsklubb.

-     Tilbud til våre jenter/gutter neste år ble diskutert.

-     Honorarer/kontrakter ble diskutert.

-     Sportsutvalget innleder samtaler den nærmeste framtid med den enkelte trener for å signere kontrakter for neste år.  

Sak 50/10:        Eventuelt

-     J97 søker om å få dekket påmeldingsavgiften til Fredrikstad Cup. Vedtak: håndballstyret betaler påmeldingsavgiften.

-     G98 søker om å få dekket påmeldingsvgiften til Håndballcupen Ski. Vedtak: håndballstyret betaler påmeldingsavgiften.

-     J01 søker om å få dekket påmeldingsavgiften, overnatting og frokost til Minnehallcup i Stavern. Vedtak: håndballstyret dekker påmeldingsavgiften.

-     Håndballstyret sender søknad til hovedstyret om å få bruke grasrotmidler til å få kjøpe nye draktsett.

Minner om trener- oppmannsmøte torsdag den 22. april kl. 19.00 Susann sender ut innkalling og saksliste.

Rolvsøy 11.04.10
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 31. januar 2010
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE TORSDAG 28.01.10
Til stede: Hilde, Arild, Susann, Eirin, Thor Arne, Stine, Lars, Mona B J, Arne, Glenn, Trond, Martin og Bernt
Meldt forfall: André, Heidi, Thor, Einar, Fred, Tom, Grethe, Mona B
Flere trenere og oppmenn møtte ikke opp, og hadde ikke gitt beskjed om forfall

Sak 10/10:        Kort informasjon om hvordan det går med de ulike lagene
Håndballskolen: Trener eller oppmenn ikke til stede, men Tor-Arne kunne fortelle at håndballskolen fungerer fint. Det er mange barn i hallen hver fredag, og det er fokus på lek og moro. Har vært med på et par turneringer.
J2001: Trener eller oppmenn ikke til stede.
J2000: Trener meldt forfall og oppmenn ikke til stede, men Susann kunne fortelle at det er ca 20 jenter på laget, og at de stiller med to lag i serien. Lagene rullerer hver helg, slik at alle får spilt med alle. Begge lagene stiller i øvet gruppe, selv om det er første år de spiller i serien. Lagene har omtrent halvparten seire og halvparten tap. 
G2000: Trener eller oppmenn ikke til stede.
J1999: Stiller med 2 lag i serien. Har mistet noen jenter, og er usikre på om de kan stille 2 lag til året. Sportslig har de omtrent halvparten seire og halvparten tap. Prøver å få flere jenter med. Juleavslutningen var populær. Jentene spilte mot mammaene og spiste pizza etterpå.
J1998: 17 jenter. Mange av dem har spilt sammen i 6 år. Har mistet 3 jenter denne sesongen, men også fått et par nye. Stiller med 2 lag i serien, der begge lagene spiller i øvet serie. Lagene rullerer hver helg, slik at alle får spilt med alle. Sportslig meget gode resultater i regionsserien. Er usikre på om det blir ett eller to lag neste sesong, men har allerede avklart med J99 at det er greit med hospitering fra dette laget. Jentene var med i Ski-Cupen i august og Romjulsturneringen i romjulen. Begge lagene gikk ubeseiret gjennom begge turneringene! Laget har fått egen sponsor; BB Flytting og renhold.
Hadde juleavslutning på Elias pizza sammen med guttene. Det var vellykket. Utfordringer for laget er at noen få foreldre ikke stiller på dugnad.
G1998: 17-18 gutter på trening. Har fått mange nye denne sesongen, så utfordringen er at mange må stå over hver kamp. Det er ønskelig med 2 lag neste sesong. Laget er veldig fornøyd med Jan som trener. Juleavslutningen med jentene var vellykket.
J1997: Trenere eller oppmenn ikke til stede. Én oppmann meldt forfall.
J1996: Laget består av 11 jenter. De fleste har spilt sammen siden de var 7-8 år. Etter at de begynte på ungdomsskolen i høst, så har de blitt enda mer sammensveiset. Nye trenere i høst. Sportslig har de gjort det meget bra denne sesongen. Vant alle kampene i regionsserien i høst, og er nå i A-sluttspill. Er også ubeseiret her så langt. Skal spille ¼ finale i Umbro-Cup 16. februar. Laget skal spille hjemme i Rolvsøyhallen mot Skogsstrand.
Jentene vant også Ski-Cupen i august.
I påsken skal laget til Rødspætte Cup i Danmark sammen med J93.
G1996: Trener og oppmann meldt forfall.
J1995: Er bare 8 spillere pr. dato. Har måttet avlyse tre kamper i høstsesongen pga sykdom. Jentene fungerer fint sammen og er en veldig sammensveiset gjeng. Stor forandring for jentene i høst da de fikk ny trener, men Stine har gjort en fin jobb, og det har vært god utvikling hos flere av jentene. Så langt er laget fornøyd med sesongen. Samarbeidet med J96 er viktig, og dette har fungert kjempefint.
Hadde julebord på klubbhuset der jentene fikk se seg selv på storskjerm.
Er litt usikre på neste sesong, ettersom det er så få jenter. Trener og oppmann vil at styret skal drøfte dette.
J1994: Laget vil først og fremst takke Einar som leder, og styret, for en god jobb, og for at de har støttet laget hele tiden. Vil også takke Kurte for den jobben han har gjort. Det er nå 23 jenter i gruppen, og de stiller med 2 lag i serien. Chris André Hansen er nå hovedtrener, men laget har i tillegg 3 hjelpetrenere, 3 oppmenn og 1 kasserer.
Jentene skal snart til Trondheim og spille neste runde i Bring. Det har blitt jobbet mye med at alle spillerne + foreldre skal være med. Laget har fått leie FFK-bussen til turen. Både foreldre og jenter var kjempepositive til dette, men da påmeldingen gikk ut, var det ingen foreldre som meldte seg på. De som har jobbet med dette, synes dette er leit.
J1993: Laget har 11 spillere i år. Det er en fin gjeng, og jentene koser seg sammen. Ligger på 4. plass i pulja pr. dato. Har som mål å gå til sluttspill.
Skal til Rødspætte i Danmark i påsken. Laget var i Barcelona i sommer. Det var en kjempetur. Jentene var storfornøyde.
De merker at de er eldst i år. Det er trist at Rolvsøy ikke har noen eldre lag. Jentene har ikke noen å «se opp til». Rolvsøy bør jobbe med å ha et damelag, slik at jentene ikke forsvinner ut av klubben når de blir eldre.

Sak 11/10:        Tempoplan for møtene, møteplikt
Alle har nå fått tilsendt en plan over møtene denne våren (sto i referatet fra forrige styremøte). Det er viktig at ALLE lag stiller med minst en representant på trener- oppmannsmøtene. Egentlig skal både trener og oppmenn stille, men dersom det er vanskelig, så får laget bli enige om hvem som kommer.
Neste trener- oppmannsmøte avholdes torsdag den 25. mars kl. 19.00.
Innen dette møtet må de ulike aldersgruppene ha tatt en avgjørelse på hvor mange lag de skal ha i serien, hvilke serier de skal delta i og hvilket nivå de skal meldes på. Dette må nemlig være sendt til regionen innen 1. april!

Sak 12/10:        Økonomi v/Arild
Arild presenterte hvordan håndballgruppas økonomi ligger an.
Økonomien er god. Arild hadde laget oversikt over resultat og dette ble gjennomgått. Takket være foreldre som stiller opp på dugnad så er økonomien god.  Vi gjennomgikk oversikten over hvem som har betalt skrapeloddene. Noen få lag har fortsatt ikke betalt. Dette må gjøres snarest.
Kiosken gir oss gode inntekter. Viktig at kassa blir talt opp hver dag, og at omsetningen blir skrevet opp hver dag. Papirposer bør legges i kassa.
Det er fortsatt mye mer å hente på Grasrotandelen. Fint om flere kan prøve å verve noen her.
Det koster mye å kjøpe inn nye draktsett. Mange drakter forsvinner ut av systemet når medlemmer slutter. Det er viktig å få samlet inn disse draktene, slik at lagene har komplette sett.

Sak 13/10:        Skifte av bank
Arild informerte om skifte av bank til Sparebank 1, og hva dette vil innebære for lagene. RIF har avtale med Sparebank 1, og både fotballgruppa og barneidrettsgruppa har byttet over. Håndballgruppa står nå for tur. Dette vil innebære at ingen lag får ha ”private” kontoer. Alle lagene får konto i Rolvsøy IF`s navn. Kasserer vil da få oversikt over alle kontoer. Arild ordner med banken, og trenere/oppmenn vil få beskjed.

Sak 14/10:        Er noen lag interesserte i å selge førstehjelpsputer?
Susann informerte om tilbud vi har fått om å selge førstehjelpsutstyr eller brannskadepakke. Avtalen innebærer at man må bestille minst 500 enheter. Klubben synes dette kunne bli vanskelig og ingen lag viste interesse for dette.

Sak 15/10:        Svømmetider for barneidretten
Susann informerte om at det nå nærmer seg svømming for barneidretten. Det er fortsatt noen få ledige tider, så dersom noen ønsker et par timer svømming, så kan de ta kontakt med Susann. Alle som skal ha barn/unge i bassenget må ha godkjent livredningsprøve. Både Einar, Monica og Susann har tatt prøven.

Sak 16/10:        Eventuelt

-      Årsmøte avholdes torsdag den 6. mai kl. 19.00

-      Innen utgangen av april må oppmenn for sesongen 2010/11 og årsberetning for 2009/10 være innsendt til Susann. De som ønsker det, kan få tilsendt kopi av årsberetningen fra i fjor, slik at de har dette som utgangspunkt.

-      Frikort MÅ vises når dere henter kaffe i kiosken. Flere av foreldrene har reagert på at enkelte bare kommer og henter kaffe. Mange av foreldrene som står i kiosken, vet ikke hvem vi er, så frikortet må legges frem.

-      Kioskvaktene på lørdag/søndag må møte kl. 09.30. Kiosken åpner kl. 10.00, men både inngangskasse, kamprapporter og nøkler til materialrom ligger i kiosken. Trenere og oppmenn synes det er en fin ordning at dette ligger i kiosken, og dette har fungert godt i flere år. Det er derfor viktig at vi fortsetter denne ordningen. Vi ber om at oppmenn som har skrevet at kioskvaktene skal møte kl 10.00 i helga sender ut beskjed om at de må være på plass kl. 09.30, slik at arrangørene kan få tak i det de trenger. Når nye kioskvaktlister settes opp må klokkeslettet fremskyves til kl. 09.30.

-      Dersom det mangler utstyr i kiosken, så kan dere skrive dette på en lapp som legges i kassa. Da kan ”The dreamteam” ta med dette på neste handlerunde.

-      Eget kurs vedr skader, førstehjelp og hjertestarter ønskes i Rolvsøyhallen.

-      Dersom noen er interessert i å selge lottoandeler til inntekt for laget, så kan Arild kontaktes vedr. dette. Arild kan sende ut informasjon.

-     Susann snakker med Thor vedr drakter.

Saker som tas opp på neste møte:

-      Sin egen rolle og neste år – fortsatt ønske om å trene

-      Påmeldinger til sesongen 10/11

Rolvsøy 30.01.10
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 24. januar 2010
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 14.01.10 KL. 19.00
Til stede: Einar, Arild, Hilde, Thor, André, Tom og Susann
Ikke til stede: Heidi og Fred

Sak 1/10:          Godkjenning av referat fra 21.12.09
Godkjent

Sak 2/10:          Leder informerer om situasjonen rundt J94
J 94 står pr. dato uten trener, ettersom Sven har trukket seg av personlige årsaker. Leder har vært i møte med J 94 og informert om at det jobbes med ny trener. J 94 skal til Trondheim og spille Bring-kamper i februar. Hele laget blir med, slik at de også kan gjøre noe sosialt sammen. De er 22 jenter i stallen, og dette er et flott grunnlag.

Sak 3/10:          Tilsetting av nye trenere
Pål Alexandersen er ansatt som trener for J 97 sammen med Morten Børresen. Tora Danielsen er med som ressursperson/hjelpetrener rundt laget.

Sak 4/10:          «Kasserer har ordet»
Arild gikk gjennom regnskap pr. 31.12.09. Romjulsturneringen ga oss kjærkomne inntekter. Grasrotandelen har gitt Rolvsøy IF ca. 180 000 kr. i 2009.

Sak 5/10:          Innmelding av oppmenn
Susann sender liste over oppmenn til Lars Herman (hovedkasserer), slik at kontingenter for 2010 kan sendes ut. Når oppmennene får disse innbetalingene, så kan de leveres til Arild slik at han kan betale for de som ønsker det. Alle som er oppmenn, skal være medlemmer av RIF!

Sak 6/10:          Sette opp plan for møter frem til juni 2010
Det vil avholdes styremøte 2. torsdag hver måned og trener- oppmannsmøte den 4. torsdagen i måneden. Møtene avholdes i Rolvsøyhallen kl. 19.00. Oppmenn og trenere kan gjerne komme med forslag til hva de ønsker å ta opp!

Sak 7/10:          Evaluering av romjulsturnering
Vellykket arrangement og en strålende innsats av alle spillere og foreldre som stilte på dugnad. Neste år bør derimot ansvarsområdene fordeles mer.

Sak 8/10:          Eventuelt

-         «Lykkehjul» i hallen v/96. Susann sender ut mail til oppmenn om noen vil bruke lykkehjul som inntektskilde i hallen. Interesserte kan melde fra. 20% av inntektene går tilbake til håndballgruppa.

-         Lister for vakter i kiosken må være tilgjengelig på oppslagstavle. Oppmennene som har fordelt vaktene, henger opp oversikt for uka. Oversikten må inneholde navn og telefonnummer til dem som skal ha vakt, slik at de eventuelt kan kontaktes dersom de ikke kommer.

-         Styret bør gi et signal til regionen om at foreldre som har betalt seg inn i en hall, kanskje kan slippe å betale seg inn i andre haller den samme dagen. Familier som har flere barn å følge opp, får store utgifter dersom de skal betale full pris i 2-3 haller hver helg!

-         Henvendelse til kommunen vedr. lys i materialrom og ny klokke. Tom har vært i kontakt med vaktmester og følger opp dette.

-         Skifte av bank. Arild sjekker opp dette med Sparebank 1.

-         Einar og Tom har vært på «Grønt kort-kurs», og kioskansvarlig oppfordres til å gjøre noe med utvalget. Nudler skal kuttes ut, og flere nye Tine-produkter skal inn.

-         Sportsutvalget må ta kontakt med trenerne vi har inneværende sesong og legge opp en strategi for «veien videre»

Rolvsøy 17.01.10
Susann Halstensen
Sekretær

Fredag 25 desember 2009
REFERAT FRA EKSTRA STYREMØTE MANDAG 21.12.09
Til stede: Kurte, Tom, Hilde, Heidi, Einar Magne og Susann
Ikke til stede: Arild, André, Thor

Sak 101/09:      Godkjenne referat fra 09.12.09
Godkjent.

Sak 102/09:      Info fra sportslig leder
Einar orienterte om forholdene rundt J94 og J97, ettersom han har vært i dialog både med trener for J97 og trener for J94.

Sak 103/09:      J97
Styret har mottatt brev fra oppmennene på J97. Styret v/ leder sender svar tilbake.

Sak 104/09:      J94
Sven ønsker å fortsette som trener for 94, og styret forholder seg til dette. Styret ved sportsutvalget og Kurte stiller på møte med foreldrene den 4.1.10
Einar har hatt samtale med både Arne (oppmann) og Sven.
Det er viktig med dialog med jentene.

Sak 105/09:      Romjulsturneringen 2009

-          Einar har laget kampoppsett.                     

-          André har kontroll på dommere.

-          Diplomer og medaljer er i orden.

-          Espen H har laget ”lykkehjul”.

-          Jørn Willy og far er klare for sekretariatet.

-          Kiosken er fylt opp. Frukt bestilles. Rundstykker, smør, ost, skinke, agurk og paprika kjøpes inn. Rundstykker smøres på søndag.                

-          Einar sjekker opp med Tor vedr. gevinster

Sak 106/09:      Eventuelt

-          Tom og Einar skal være med på kurs vedr. «Grønt kort», torsdag 7.1.10

-          Dersom trener eller oppmann ikke kan trene laget, kan ikke foreldre eller andre gå inn i rollen som trener uten at dette er avklart på forhånd med styret.

-          Viktig at styret blir informert om samarbeid/aktiviteter som går utover egen klubb.

-          Trener- og oppmanns-møte med møteplikt vil avholdes på nyåret. Sentralt tema her vil bli organisasjonskultur og roller. Spørsmål vedr. hospitering vil også være et sentralt tema

Rolvsøy 22.12.09

Susann Halstensen

referent

Lørdag 12 desember 2009
REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 09.12.09
Til stede: Tom, Hilde, Thor, André, Arild og Einar Magne
Meldt forfall: Fred, Heidi og Susann

Sak 95/09:        Godkjenne referat fra 12.11.09
Ingen merknader. Godkjent.

Sak 96/09:        Info fra sportslig leder
Søndag morgen, 06.12., oppstod det kortslutning i armaturen i lagerrommet med den følge at klokka/tavla ble satt ut av drift. Melding er gitt til kommunen, og nytt anlegg er bestilt, og vil bli montert innen kort tid.

J94 har vært i Trondheim i helgen og spilt kamper i Bringserien. To kamper; mot Byåsen og Sola. Det ble to tap, men jentene gjorde to gode kamper. Vi ønsker jentene lykke til videre.

Målvaktseminaret 28.11. var en ubetinget suksess!! Rundt 300 mennesker hadde en utbytterik dag med masse input. Selve arrangementet gikk helt på skinner, takket være en god planlegging med André i spissen. Ros til alle, både dem som tok seg av praktiske oppgaver, og til utøverapparatet. En spesiell takk til J94 og alle rundt laget, som gjorde en glimrende innsats i kantina og med tilretteleggingen underveis. Ikke minst bespisningen gikk over all forventning. Alle hadde fått mat i løpet av 10 min. !! Erfaringene som ble gjort, gir trygghet med tanke på å arrangere noe tilsvarende i fremtiden. Samtidig fikk vi større utfordringer enn vi hadde forutsatt. Dette gjelder i forhold til bestillingene fra håndballforbundet. Det var behov for flere i utøverapparatet enn forutsatt, men sporty spillere i klubben stilte opp!  Håndballforbundet må ved en annen anledning være mer presise i sin bestilling når det gjelder alle praktiske forhold.

Treningsavgifter/medlemskontingenter, skrapelodd og adventskalendere kommer for tett i tid. For mange familier, medfører dette store utlegg nå rett før jul. Dette er ikke holdbart. Det må gjøres noen grep ved neste korsvei. Dessuten mener mange at kalenderprisen er for høy.

Det gjøres en henvendelse til hovedstyret om dette. Tidspunkt for betaling av medlemsavgift/treningsavgift, må komme mye tidligere på høsten! Leder følger opp dette.

Sak 97/09:        Konstituering av ny leder?
Nåværende sportslig leder, Einar Magne Halstensen trer inn i rollen som konstituert leder frem til neste valg/årsmøtet.

Sak 98/09:        Romjulsturnering
Det er påmeldt 26 lag til årets turnering. Kampoppsett er klart. André gjør klart dommeroppsett. Barnekampledere/dommere får kr 50,- pr kamp.

Thor har kontroll på premieringen. Espen må levere ”Lykkehjulet” til Susann eller Einar innen juleferien setter inn.

Far og sønn Andersen tar seg av sekretariatjobben.

Eksterne «stjerner» deler ut premier? Tom sjekker dette? Kurte et alternativ?

 Lys og nasjonalsang ifm. premieringen. Innløping før hver bolk. Lagene får beskjed om dette før turneringen.

Sak 99/09:        Trenerkabal og honorarer 2010/2011
Trenerkabalen for neste sesong blir lagt den nærmeste tiden. Over nyttår vil trenerutvalget kalle sammen trenerne til samtaler. Trenerutvalget samles i forkant til disse samtalene for å sy sammen et forslag for neste sesong. Møte og kartlegging med oppmenn/trenere etter behov i forkant.

Sak 100/09:      Eventuelt
Trener/oppmannsmøter neste semester. Vi forsøker å finne tilbake til tidligere ordning med faste månedlige møter.

Økonomien- er under kontroll, vi ligger godt an.

Når det gjelder kioskvaktene, så må vi nok en gang presisere at ingen under 16 år kan stå der alene uten voksenhjelp. Dessuten må det tas høyde for mange tilskuere under arrangement i helgene. Da trengs det mannskaper som takler de utfordringene det innebærer. De yngste (16-åringene) trenger veiledning i forhold til praktiske gjøremål vedr. kioskdriften!

Rolvsøy 09.12.09
Einar Magne Halstensen
referent

Tirsdag 27. okt 2009
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 12.11.09

Til stede: Hilde, Einar, Arild, Thor og Susann
Ikke til stede: Heidi, Tom, Fred og Thor

Sak 86/09:        Godkjenne referat fra 22.10.09
Godkjent uten anmerkninger

Sak 87/09:        Info fra sportslig leder

-     Leder for håndballgruppa ønsker å fratre sitt verv pga familiære årsaker. Styret behandlet saken, og sportslig leder sender svar til leder om at han er fritatt for sitt verv.

-     Klubben må bli flinkere til å gi beskjed til eldre lag vedr bruk av klister. De som er ansvarlige for arrangementet, bør møte bortelagene når de kommer og gi beskjed om hvilke regler som gjelder i hallen. Da vi arrangerte Bring, var gulvet helt forferdelig etterpå.

-     Klokka i hallen byr nok en gang på vanskeligheter. Kan vi gjøre et nytt forsøk og søke om ny klokke i hallen?  

-     Vi har fått klage på målnett og stenger for redusert målhøyde. Dette er nå ordnet.

-     Lyskastere bør kjøpes inn til hallen. Einar skriver søknad til RLSU.

-     Vi har fått bot for å spille med en spiller for mye på ett av våre lag. Vi tar dette til etterretning og regner med at dette ikke gjentas. Laglederen som hadde laget, kan ikke klandres for noe i saken. Vedkommende spurte både dommere og sekretariat i forkant av kampen, og alle svarte bekreftende på at alle spillerne kunne spille. ”Feilen” ble oppdaget ved en ”stikkontroll”.

-     Rolvsøy IF har fått innvilget anke om at 98-spiller får spille for 99-laget.

-     Ros fra styret til J94 som gjennomførte et fint Bring-arrangement. Det var ikke uventet at det ble nederlag for Asker (ett av Norges beste 16-års lag), men jentene tok hjem en flott seier over Tønsberg Turn. God innsats!

Sak 88/09:        Økonomi v/Arild

-     Arild gikk gjennom økonomisk resultat, balanse og ubetalte bilag.

-     Treningsavgifter er fortsatt ikke sendt ut. For at regnskapet skal gå i balanse er det viktig at hovedstyret får fortgang i dette.

-     Kiosken gir oss inntekter slik at vi kan betale det vi har utestående.

-     Håndballgruppa søker om at Barneidretten betaler for minihåndballturnering i Kvernhushallen.

-     Vi venter nå på loddpenger.

Sak 89/09:        Trenerkabal og honorarer 2010/2011
Sportsutvalget v/Tom, Hilde og Einar jobber videre med denne saken. 

Sak 90/09:        Håndballskole i vinterferien?
Dersom Rolvsøy IF ønsker å arrangere, så må vi søke om dette. Klubben er positiv til tiltaket, og oppfordrer trenere/lag til å melde interessen til styret.

Sak 91/09:        Sammenslåing av lag for kioskvakter?
J95, J92 og G00 er veldig få. Kan noen av disse slås sammen? Tom har sett på saken, og fire lag deler vaktene sammen. Info og nytt oppsett kommer.

Sak 92/09:        J96 søker om økonomisk støtte til påmelding i PW-cup og Rødspættecup.
Det dreier seg om kr 2540,-.  Styret er positive til dette, og dekker disse utgiftene. Er det andre lag i klubben som planlegger å delta i Rødspættecup, er det fint om styret får beskjed om dette snarest for å samordne påmeldingen.

Sak 93/09:        Målvaktsseminar                    
Gjennomgang av dreiebok utarbeidet av André. Det er påmeldt 225 deltakere til seminaret. André justerer dreiebok etter at det er gjort endringer i det praktiske opplegget.

Sak 94/09:        Eventuelt

-     Spillerkartlegging må gjøres innen 1. desember. Arild tar seg av dette.

-     Dommermøte er gjennomført. Det gjøres en god jobb i arbeidet med dette. Dommerne med André i spissen, skal ha ros for flott innsats!

Rolvsøy 14.11.09
Susann Halstensen
Sekretær

Tirsdag 27. okt 2009
REFERAT FRA OPPMANNSMØTE TORSDAG 22.10.09

Til stede: Einar, Thor, Arild, «Kurte», Tom, Hilde, Susann, Arne (G98 og J94), Marianne (G96), Eirin (J96), Grethe (J97), Karin (J93) og Jørn (J98)

Sak 81/09:      Godkjenne referat fra 08.10.09
Ingen merknader.

Sak 82/09:      Gjennomgang av ulike rutiner med oppmennene
Hovedleder ”Kurte” informerte om følgende saker:
-          Rettet en stor takk til de tilstedeværende for innsatsen de gjør for klubben.
-          Grasrotfondet 115000,- pr dato, veldig flott!
           Viktig å minne om dette, det har tilbakevirkende kraft. Den som registrerer seg nå, vil få registrert for hele
           året, her er det mye å tjene!! Lagene kan sende med løpesedler hjem, besteforeldre, naboer…. m. fl.

Fra hovedstyret:
-          Viktig å informere foresatte om det å bidra, også økonomisk til klubben. RIF har lave
           kontingenter/medlemsavgifter i forhold til andre klubber, men har nok løpende utgifter som må dekks inn.
           Kurte kommer gjerne på foreldremøter og informerer(det gjør også Arild)

Kurs:
-          ”Full rulle” lørdag 14.11.09 kl. 12.00 – 15.00 på Haugeåsen ungdomsskole. Instruktør Inger Lise Olsen.
            Praktisk økt med øvelser og leker tilpasset barneidrettsgruppa. Påmelding til Erik Gunther innen mandag
            09.11. erik.gunther@fredfiber.net eller tlf. 90563303
-          ”En åpen og inkluderende idrett” onsdag 04.11. FRID inviterer til gratis kurs i møterom A i Østfoldhallen kl.
            18.30 – 20.30. Kurset tar opp praktiske forhold rundt integrering av barn og unge med særlige behov for
            støtte, og de med flerkulturell bakgrunn. Påmelding/info FRID 69381970 eller kontoret@frid.no  innen
            28.10.
-          24.11.09 Klubbutvikling – tema på samling på klubbhuset. Mer info kommer.
-          Til slutt minnet Kurte om at vi er én klubb, felles for alle. Viktig å bruke VI, ikke dere i
           fotballen/håndballen… Dette gjelder ikke minst bidrag økonomisk til fellesskapet, er alles sak. Penger til
           fellesskapet før en kan ta ut fra fellesskapet. Hovedstyret vil ha informasjon om aktiviteter/planer som har
           høye økonomiske rammer, for eksempel det å delta i Bring. Det skal foreligge søknad om dette, året (før
           påmelding!) i forveien med oversikt over hvem som tar ansvar og hvordan man tenker å løse økonomiske og
           praktiske utfordringer. Vi snakker her om ca 50000,- kr. 

Gjennomgang av ulike rutiner med oppmennene v/Arild
-          Viktig å melde fra til Arild når det begynner nye medlemmer, og når noen slutter. Lister bør være klare mye før, for da kan man sende ut innbetaling av treningsavgifter og medlemsavgift ved sesongstart.
-          Skrapelodd til de ulike lagene. Hver spiller får 12 lodd. Dette er et relativt lavt antall i forhold til andre
           klubber. Grunnen til at vi kan gjøre dette er at vi gir lodd til alle lag som er påmeldt i regionsserien. Det gis
           derfor heller ikke søskenmoderasjon. Ansvarlig på hvert lag betaler samlet sum til konto 1145 10 82010.
           Organiseringen rundt dette, sørger lagene selv for.

Sak 83/09:      Eventuelt
Trenere, oppmenn og de som sitter i sekretariat kan få kaffe i kiosken, men det kan ikke deles ut kaffe på tribunen.

Sak 84/09:      Romjulscup
- gjelder kun oppmenn/ressurspersoner fra J01, J00, G00, J99, J98, G98, J97
- oppmennene sender ut invitasjon til de lagene som de møter i serien
- André sender til klubbadresser
- Thor Olav legger ut på hjemmesiden
- André sender til avisene
- kioskvakter må settes opp ut fra når lagene skal spille
- inngangsvakter settes opp på samme måte
- sekretariat, Susann sender mail til Jørn Willy vedr ”speakerjobb”
- loddsalg, Espen og Arild sjekker «sponsorartikler»
- Kioskansvarlig må bestille frukt og baguetter i tillegg til det vi har fra før.
- gevinster mottas med takk!
- lykkehjul? Espen?
- medaljer og diplom, Thor bestiller etter først å ha sett hvor mye vi har igjen fra i fjor

Sak 85/09:      J94 – tilbakemelding og klargjøring i forhold til målvaktseminar og Bring
J94 har ansvar for å smøre baquetter og klargjøre frukt og drikke til deltagerne, samt betjene kiosken under arrangementet den 28.11.

Tom står ansvarlig for innkjøp. André er kontaktperson og står som arrangementsansvarlig sammen med styret, gjelder den praktiske delen.

Detaljer rundt arrangementet kommer vi tilbake til når endelig antall deltagere foreligger

Bring.
Det er gjort en del forberedelser rundt neste bortekamp. Reiseutgiftene og praktiske løsninger er under kontroll. Styret får en komplett oversikt i god tid før avreise.

Når det gjelder 07.11. ønsker man god profilering av kampene. Det sendes info til avisene og de respektive lagene om arrangementet. André/Arne følger opp dette. Viktig at vi støtter opp om jentene og laget!

Rolvsøy 24.10.09
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 18. oktober 2009
REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 08.10.09

Til stede: Arild, Fred, Hilde, Einar, Heidi, Thor, André og Susann
Forfall: Tor, Tom

Sak 72/09:      Godkjenne referat fra 02.09.09
Godkjent

Sak 73/09:      Økonomi
Arild gjennomgikk regnskap. Eget vedlegg ble gitt ut.
Økonomien er grei, men vi må få fortløp i betaling av kontingenter og treningsavgifter. Håndballskolen og J01 må levere navnelister i løpet av denne uka. Det er nå bare disse to lagene som ikke har levert.

Sak 74/09:      J94
I forhold til innrapportert lagleder, så er saken behandlet og avsluttet i Norges håndballforbund, region øst. Rolvsøy IF har også behandlet saken, og for fremtiden så forventer vi at personer som representerer klubben, forholder seg til «håndball med stil» på og utenfor banen, slik at Rolvsøy ikke mister sitt gode rykte. Rolvsøy IF er ikke tjent med å ha slik oppførsel blant sine tillitsmenn/kvinner i klubben. 

J94 har kvalifisert seg til Bring-serien for 16-års lag. Styret er positive til initiativet som er tatt for å gi spillerne ekstra utfordringer ved deltakelse i Bring. Laget har tidligere vist sitt potensiale, og styret ønsker på alle måter at de lykkes. Men deltakelse i Bring er en økonomisk sett en stor utfordring, og styret har ikke i forkant fått noe kjennskap til hvordan laget har tenkt å løse den økonomiske siden som dette medfører.
J94 har søkt om økonomisk støtte til Bring-serien.
4 lisenser til lagledere er allerede betalt av klubben v/Arild.
Styret hadde flere spørsmål til oppmennene, og valgte å hente disse personene inn til møtet. Det ble klargjort en del forhold, som er viktige for videre samarbeid framover.
Styret ble forelagt den økonomiske situasjonen i forhold til Bring.
Det meste er ordnet i forhold til hjemmekamper den 7. november.  Inntektene fra kiosken denne dagen skal gå til 94-laget. Dette er avklart med Tom. Laget trenger derimot hjelp til å komme gjennom dette økonomisk inntil de får penger refundert.
Styret mener at billigste reisealternativ må velges, så lenge utgiftene er såpass høye. Styret mener det må være mulig å ta buss, når dette er billigste alternativ.
Budsjett må lages til hver tur, og dette skal forelegges styret. De spillerne som  er med i Bring, betaler egenandel på dette.
Når laget ordner seg egne sponsorer eller på annen måte får ordnet inntekter til laget, så skal 20 % av disse inntektene overføres til klubben (håndballgruppa)
Styret ønsker å bli fortløpende orientert rundt økonomien i laget.
Det har dessverre vært en del utenomsnakk rundt dette laget, ettersom mange har følt at de har vært «en klubb i klubben». Styret ser derimot nå fram mot en mer åpen dialog og en holdning der samarbeid står i fokus.

Vedtak: Håndballgruppa forskutterer et lån til J94. Disse pengene betales tilbake når refusjonsmidlene blir utbetalt.

Vi vil også minne alle andre lag i klubben om at alt som er av landsdekkende påmeldinger til cuper/turneringer, må styrbehandles før det meldes på!
Det er også viktig å huske at klubben, håndballgruppa, har store fellesutgifter, og at alle lag må bidra til fellesskapet.

Sak 75/09:      J99
Styret sender anke til Regionen og legger ved tilleggs-punkter fra Lars.

Sak 76/09:      J92
Susann og Einar orienterte fra møtet med jentene og foreldrene på J92

Sak 77/09:      Målvaktsseminar den 29.11.
Styret foreslår at J94 er med på å gjennomføre dette seminaret. Styret innkaller dette laget til et møte vedr. dette. Arild og Tom tar ansvaret for dette.

Sak 78/09:      Romjulscup for 8-11 år
Innkalling til de aktuelle lagene for å planlegge cupen 27. - 29.12.
Lagene fra 8-11 må stille med representanter til dette møtet.
Heidi undersøker leie av hall. Hel søndag og ettermiddag mandag og tirsdag.
André lager ferdig invitasjon og sender søknad til regionen.
Barnekamplederne vi har i klubben dømmer.

Sak 79/09:      Betaling av lisens for dommere
Styret betaler lisens for to jenter.

Sak 80/09:      Eventuelt
a) G96 får noe av overskuddet fra håndballskolen i sommerferien.
b) Det bør bli satt opp vakter i kiosken og på arrangementet ut fra hvor mange spillere det er på laget. Dette tas opp med Tom. Dette gjelder spesielt J92 og J95. Kan disse to lagene slås sammen når de skal ha kioskvakter?
c) Sponsor på 98-laget. 20% av inntektene tilfaller styret. Kan vi da legge ut logo på hjemmesiden? Susann snakker med Kurte.
d) Styret foreslår følgende: Fra 01.01.10 skal alle lagene i Rolvsøy ha lagkonto i Rolvsøy IF, og ikke egne kontoer som foreldre, oppmenn eller trenere disponerer. Vi jobber videre med saken.
e) Viktig å få avklart roller i styret slik at ikke noen tar avgjørelser alene uten å ha tatt det opp i styret. Alt som har med økonomi å gjøre, skal gjennom styret og vedtakføres.
Heidi skal ha kamprapporter og inngangskassa etter endt arrangement. Ingen andre får ta med seg denne hjem. 
f) Rolvsøy IF betaler medlemskap på Elixia for kasserer

Neste møte avholdes torsdag den 22.10 kl. 17.30
Dette blir et delt møte og egen innkalling kommer
Oppmenn møter kl. 17.30
Romjulskomité kl 19.00
J 94 kl. 20.00

Rolvsøy 14.10.09
Susann Halstensen
Sekretær

Mandag 14 september 2009
REFERAT FRA OPPMANNSMØTE ONSDAG 02.09.09
STED: ROLVSØYHALLEN
TID: KL. 19.00

Til stede fra styret: Arild Magnussen, Fred Leidland, Hilde Ruud, Tom Raae, Thor Sandtorp, Heidi Thorsteinsen og Susann Halstensen
Følgende lag var representert: J2000, J99, J98, G98, J96, G96, J95, J94 og J93

Sak 64/09:      Styremøte kl. 18.30-19.00
-Handle på Europris, avtales med Tor Heie
-Trener II. Einar (trener for J2000), Tor (trener for håndballskole og J01) og Morten (trener J97) tar trenerutdannelse i år.
-J92 laget har første seriekamp søndag 6.9. Spillere fra J93 kan hospitere. Chris avtaler med Hilde.

Sak 65/09:      Kort presentasjonsrunde

Sak 66/09:      Rutiner for kioskvakter
Kioskvakter er satt opp. Hvert lag får tildelt 2-3 uker i løpet av året. Oppmennene på hvert lag setter opp dugnadslister for sitt lag. Fint om oppmennene kan legge en kopi av lista i kiosken (gjerne med telefonnummer) slik at vi har en oversikt over hvem som har ansvaret de ulike ukene og dagene.

Tom gjennomgikk rutiner for kiosken. Viktig at dette også blir tatt opp på foreldremøter. Spesielt er dette viktig for de yngste lagene, der foreldrene ikke har hatt dette ansvaret tidligere. Dersom dere ønsker at Tom skal være tilstede på foreldremøter og informere, så er det bare til å kontakte han på telefon eller mail. Det ligger også egen perm i kiosken der rutinene er beskrevet.

Kassa og nøkler til kiosken hentes hos Turid Steen før vakten i kiosken starter på mandag ettermiddag, og at kassa leveres samme sted søndag ettermiddag/kveld. Kassa telles opp hver kveld, og oppgjøret for dagen legges i egen konvolutt i bunnen av kassa.

Nøkler til utstyrsrommet og nøkler til miljørommet henger i kiosken.

Sak 67/09:      Rutiner for de som er ansvarlig for arrangement
Dersom laget er ansvarlig for arrangement så må de ha 2 personer til sekretariat og en person til å sitte ved inngangskassa. Heidi har sendt ut en oversikt over hvilke lag som er ansvarlige og oppmennene lager lister for sine lag.

-Navn på garderober. 
Egne laminerte ”skilt” er laget og kan henges opp på ”garderobeoversikten”. Det er fint om de som har første vakt kan henge opp disse. Det er ikke så hyggelig for lagene å ”lete” etter ledig garderobe. Skiltene bør henges opp.

-Inngangskasse
Heidi, som er arrangementsansvarlig, legger ”inngangskassa” i kiosken hver torsdag. Her legges også kamprapportene. Kassa inneholder kr. 1000,- i veksel. Dommerne får betalt fra denne kassa når de er ferdige for dagen.  Kassa skal leveres til Heidi hver søndag. Da skal også alle kamprapportene ligge i kassa. Heidi sender inn alle resultatene. Heidi bor i Orreveien 32.

-Kamprapport ble gjennomgått, slik at alle vet hvordan disse skal fylles ut. Dersom noen er usikre, så ligger det et eksempel med forklaringer i sekretariatskofferten.

-Lagene SKAL bytte side til pause. Selv om noen lag sier at dette ikke er nødvendig, så skal dette gjøres i Rolvsøyhallen. Å ikke bytte side gir faktisk lagene rett til å sende inn en protest!

Sak 68/09:      Føring av navnlister v/Arild
Alle lagene skal sende inn oppdaterte navnelister til Arild. Dette er kjempeviktig for å få inn kontingenter og treningsavgifter. Spesielt på de yngre lagene mangler vi mange navn. Susann sender ut liste for de som er tilknyttet barneidretten.

Lisens skal betales fra og med 12-års laget. Det er viktig at lisens betales, ellers er jentene ikke spilleberettiget!!

Sak 69/09:      Informasjon vedr. Sport Plus v/Rune Sørgaard
I vår solgte flere av lagene i Rolvsøy branntepper for Sport Plus. Vi opplevde at produktet vi solgte var lett å selge og dessuten nyttig. Lagene som var med på avtalen tjente mellom 11 000 og 15 000 kroner. Rune Sørgaard fikk derfor informere litt om Sport Plus og hvilke avtaler Rolvsøy kan inngå. Hilde vil sende ut mer informasjon til lagene når neste produkt tilbys. Det er opp til hvert enkelt lag om de vil prøve seg som ”selgere”.

Sak 70/09:      Gjennomgang av ”klokka” i hallen
Dette bør gjennomgås med foreldrene på foreldermøte der foreldrene er litt ukjente med arrangement og sekretariat. De som trenger øving kan bare finne fram klokka og bruke den under trening.

Sak 71/09:      Eventuelt
Rolvsøy IF har fått egen avtale med kommunen om å disponere miljørommet. Styret ser helst at miljørommet brukes til møtevirksomhet. Rommet må reserveres før bruk. ”Reserveringsbok” ligger i kiosken. Skriv dere på her dersom dere skal ha foreldremøte eller andre møter. Det er også mulig for utenforstående å leie rommet. Avtaler skrives i boka i kiosken, eller ved at leietakeren tar kontakt med Tom.

Rolvsøy 07.09.09

Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 21. juni 2009
REFERAT FRA TRENER- OPPMANNSMØTE ONSDAG 10.05.09

Til stede: Thor Heie, Einar Halstensen, Tom Raae, Hilde Ruud, André Hansen, Lars Hauge, Espen Hovelsen, Jørn Sola, Eirin Røhne, Stine Jensen, Fred Leidland, Sven Handle, Thor Sandthorp, Jan Joachimjacjk, Gjermund Skaar, Vidar Sneve, Arild Magnussen, Trond Andreassen, Runar Arntzen, Arne Haugen, Marianne Stabbetorp, Tor Arne Andersen, Tommy Abrahamsen, Mona Brandstorp, Trond Karlstad og Susann Halstensen

Meldt forfall: Chris Hansen, Nils Malcolm, Hilde Jordhaug

Sak 55/09:      Godkjenning av referat 27.05.09
Godkjent

Sak 56/09:      Presentasjon av gamle/nye trenere og oppmenn
Alle som var til stede fikk presentert seg.

Sak 57/09:      Status fra kasserer v/Arild
Økonomien i klubben er god

Sak 58/09:      Info vedr navnelister v/Susann
Viktig at alle leverer oppdaterte navnlister til hovedkasserer så snart sesongen er i gang igjen til høsten. Spesielt er det mange navn i barneidrettsgruppene som ikke er registrert. Dette gjør at vi ikke får inn alle treningsavgifter og kontingenter, og klubben får derfor ikke inn de inntektene vi har regnet med. Navnelister skal føres i eget n3sport-skjema. Dette gjennomgås sammen med oppmennene på trener- oppmannsmøte til høsten.

Sak 59/09:      Info om partneravtalen med Ballklubben v/Tom
Tom informerte om avtalen med ballklubben. Overgangene som har blitt undertegnet denne våren har blitt kansellert, slik at jentene nå skal bruke partneravtalen i stedet for å melde overgang.

Sak 60/09:      Treningstider neste sesong v/Hilde
Hilde delte ut timeplaner, slik at de ulike lagene kan sette opp ønskelister.
Ønskelister sendes til Susann eller Einar. Det lages et forslag i løpet av sommeren. Trenere og oppmenn kalles inn til møte, og forslaget diskuteres.

Sak 61/09:      ”Balljakt” i utstyrsrommet
- J99 har ingen baller. Fint om alle lag kan ta en «vår-rydding» og se om de har baller til overs. Baller som er til overs kan gis til Lars, Espen, Einar eller Susann.
- Også oppfordring til alle om at døra inn til materialrommet låses.
- Hvert lag sender inn behov for nøkler. Mail sendes til Fred.
- Forslag fra Arne om at det snekres flere skap i materialrommet. Felles utstyr bør kjøpes inn på sikt. Da slipper hvert lag å kjøpe utstyr selv.

Sak 62/09:      Tanker om ”Årshjul/dreieplan” for Rolvsøy håndballgruppe, samt  ”Velkomstfolder” for nye medlemmer v/André
André informerte om muligheten til å utvikle klubben videre ved å lage planer.
Det bør lages planer for hva som er oppmennenes og trenernes oppgaver.  Mange av oppgavene gjøres allerede. Det er derfor viktig å sette ord på dette, slik at de som tar et verv, eller en trenerrolle i klubben, vet hva det innebærer. Det er mange oppgaver i e n klubb som skal løses.
Planen/årshjulet bør også inneholde; når skal man melde overgang? Når melder man på. Hvem melder på? Dette vil bli klubbens Håndbok. Kanskje kan vi bruke ideene vi hadde på klubbutviklings-kvelden i fjor.
Det er vi alle som driver Rolvsøy IF, og ikke hver enkelt som driver sitt lag. Hvem vil være med i en slik gruppe? Det trengs engasjement fra lagene. Vi kan begynne å jobbe med dette til høsten på trener- oppmannsmøtene. Et utvalg bør settes ned, og det er viktig at det blir noen andre enn de som allerede sitter i styret. Det er viktig at oppgaver spres på flere personer. Da blir ikke jobben på hver enkelt så omfattende. Kurte undersøker om noen klubber har dette. André har også innhentet et par forslag. 

Sak 63/09:      Eventuelt
- 11-års prosjekt, onsdag i uke 35
- Alle skal melde seg inn på forbundets side. Vi tar dette på oppmannsmøte tidlig på høsten. Styret må meldes inn.
- Spørsmål og forklaring rundt drakter. Det blir møte til uka med Gaarder sport.
- Fint om noen kan få inn noen sponsorer til håndballgruppa, ikke bare til eget lag. Det er viktig at vi bidrar til fellesskapet!
- Kurte undersøker med Tom Hermansen om det er mulig for Rolvsøy IF å bruke «Trimrommet».
- Det bør også undersøkes om vi kan disponere Miljørommet.
- Ønskelig med premieskap i hallen. Kan det plasseres i Miljørommet? Kurte undersøker saken.
- Kan vi låne matter av turn? Susann snakker med Liv.

Rolvsøy 18.06.09
Susann Halstensen
Sekretær

Søndag 14. juni 2009
REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 27.05.09
Til stede: Tom Raae, Hilde Ruud, Arild Magnussen, Thor Sandthorp, Andre Hansen, Heidi Thorsteinsen, Einar Halstensen og Susann Halstensen
Ikke til stede: Fred Leidland og Tor Heie

Sak 51/09:      Godkjenning av referat 13.05.09
Godkjent

Sak 52/09:      Tilbakemelding fra hovedstyret v/Susann
Det vil nå ligge 4 konvolutter i postboksen; hovedstyret, barneidrett, håndball og fotball. Det er viktig at de som henter post ikke tar med seg post hjem som tilhører en annen gruppe.
Hovedstyret må ha navn på trenerkoordinator. Einar Halstensen, som sportslig leder, settes opp som treningskoordinator
J96 får eget bilde i ramme etter seier i Umbro Cup 2009
Tor og Tor tar opp saken vedr drakter med Gaarder

Sak 53/09:      Informasjon fra kasserer Arild
Arild la frem regnskap og oversikt over konto.
Tidligere kasserer skal gi fakturaer og papirer til Susann Halstensen

Sak 54/09:      Utdanningsdriver Rolvsøy IF
Fred Leidland settes opp som utdanningsdriver

Sak 55/09:      Eventuelt
Alt er under kontroll før Fredrikstad cup. Alle varer er på plass i kiosken. André henter billetter og resultatskjemaer ved dugnadskontoret i Kongstenhallen på lørdag.
«Velkomstinfo» bør deles ut til nye medlemmer i Rolvsøy. En gruppe bør utarbeide dette. Her bør det også være et innmeldingsskjema som inneholder de mest nødvendige opplysningene som navn, adresse, fødselsdato, mailadresse m.m. På denne måten blir det lettere å få medlemmene tidligere registrert.
Navnelister må være klare i løpet av august, slik at hovedkasserer får sendt ut kontingentfakturaer. Denne saken tas også opp på trener-oppmannsmøte.
En gruppe bør sette opp en «dreieplan/årshjul» for håndballgruppa.
Heidi tar kontakt med Charles Flandorfer vedr trimrom i Rolvsøuhallen

Rolvsøy 26.05.09
Susann Halstensen

Mandag 27 april 2009
REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 20.04.09
STED: KIRKEVEIEN 5B
TID: KL. 20.00 – 22.15

Til stede: Tor Heie, Thor Sandtorp, Heidi Thorsteinsen, André Hansen, Ann Hege Marken, Hilde Ruud, Susann Halstensen, Einar Halstensen, Tom Raae og Jørn Willy Andersen

Sak 34/09:        Godkjenning av referat 01.04.09
OK                  

Sak 35/09:        Påmelding til serien 09/10
Alle lag er meldt inn bortsett fra J94. Vi vet heller ikke om J96 ønsker å være med i temaserien neste år. Fred undersøker saken. 

Sak 36/09:        Dommersituasjonen 09/10
Vi har bra med dommere. Vi har pr. dato 10 stk. Hogne er observatør. Nylende har spurt om vi har ekstra dommere. Dersom de ønsker å låne på vår kvote så er det i orden. André har sendt inn hvem som skal dømme sammen, og hvilke nivå de ønsker å dømme på. Vi har også nok voksne dommere. Fred sender ut oppdatert liste, slik at vi ser hvor mange vi trenger. Ser ut til at vi har to dommere for mye som Nylende kan låne. André har laget forslag til dommerkontrakter. André gjør ferdig kontraktene og sender ut dette til styret. André arrangerer Trinn 1 kurs – barnekampleder.

Sak 37/09:        Dugnad i Rolvsøyhallen under Fredrikstad Cup
6 lag er påmeldt. Tom lager oversikt over kioskvakter. Vi har også fått tilbud om å ha 170 dugnadstimer i sekretariat og inngang.Tom sender ut mail vedr dugnadstimene. Heidi og Tom lager en oversikt over hvem som tar hvilke vakter.

Sak 38/09:        Treningstider på Hauge og Haugeåsen for barneidrettsgruppene
Ann Hege melder til Erik Günther at 6 lag ønsker å trene på Hauge skole, Haugeåsen U-skole, svømming på Haugeåsen og Stjernehallen.

Sak 39/09:        Bestilling av utstyr til neste sesong
Mye skal betales akkurat nå. Drakter er bestilt. Vi utsetter bestilling av øvrig utstyr til senere. Ønskeliste sendes til Susann. Tor undersøker muligheten for å skaffe en sykkel.  

Sak 40/09:        Trenerstatus for sesongen 09/10
Vi gjennomgikk status pr. dato. De fleste lagene har trener på plass.

Sak 41/09:        Eventuelt
Nytt lag?
Espen Husebye har tatt kontakt med André og Tor er interessert i å dra i gang et G 15 lag. Dersom han klarer å få inn 7-8 gutter innen 1. mai, så kan vi melde på et lag i serien.

Åpningscup
Åpningscup i Rolvsøyhallen avblåses. Styret er enige om at det holder med å arrangere romjulscupen.

Påmeldingsavgifter
Dekning av påmeldingsavgifter til Cup
Fred gjennomgikk hvem som har søkt om dekning av utgifter til cuper. Jørn redegjorde for hva som er betalt.
Jørn fikk fakturaene for Fredrikstad cup.

Treningstider frem til sommeren?
Rolvsøyhallen stenger nå kl. 21.00. Noen av de eldre lagene trener fra 21.00 – 22.00. Diskusjon om treningstider. Når slutter de yngre lagene å trene? Er det noen som kan gi ra seg treningstider?

Håndballskole
André la fram opplegg for håndballskole i sommerferien. Han har fått tak i mange dyktige trenere. Rekustad Lokalsamfunnsutvalg har bevilget 10 000.- kroner.